Retrait d'inventaire et aliénation - La norme Spectrum

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Vous devez disposer d’une politique sur l’aliénation d’objets enregistré ou non. Il peut s’agir d’un document autonome ou encore d’une partie d’une politique de développement d’une collection ou d’une vaste politique de gestion des collections. D’une manière ou d’une autre, en établissant votre politique, vous devrez considérer les questions suivantes :

  • Quels codes d’éthique suivrez-vous si vous envisagez d’aliéner certains objets?

  • Outre les considérations générales, existe-t-il des contraintes légales particulières liées à votre capacité d’aliéner certains objets (p. ex., votre document constitutif ou des accords avec des donateurs)?

  • Pourquoi et comment pourriez-vous aliéner des objets?

  • Quels sont les critères dont vous allez tenir compte lorsque vous envisagez des propositions d’aliénations?

  • Qui peut proposer et autoriser l’aliénation d’objets enregistré?

  • Qui peut proposer et autoriser l’aliénation de d’autres types d’objets non enregistré?

Vous devez également disposer d’une procédure écrite qui explique les étapes à suivre lorsque votre musée aliène des objets. La procédure Spectrum proposée représente un point de départ utile, mais, peu importe votre façon de procéder, votre propre procédure doit respecter les exigences minimales suivantes :

Exigence minimale Pourquoi c’est important
Vous établissez le bien-fondé de toute aliénation proposée d’un objet par écrit. Les personnes qui prennent la décision ont tous les faits pertinents et peuvent vérifier la proposition par rapport à la politique convenue.
Dans le dossier écrit, vous citez les documents qui prouvent que vous êtes propriétaire des objets pertinents (ou vous donnent des raisons vous permettant de présumer que vous l’êtes). Les personnes responsables de la décision peuvent évaluer le niveau de risque associé à l’aliénation des objets lorsqu’il n’existe aucune preuve claire de propriété.
Dans le bien-fondé écrit, vous effectuez une recherche sur les risques particuliers, les coûts ou autres contraintes pertinentes, et notez le tout. Vous n’aliénez pas des objets dangereux de façon inadéquate, voire illégale (p. ex., amiante).
Vous obtenez une approbation précise auprès de votre conseil d’administration avant d’aliéner tout objet enregistré, et auprès de plus d’une personne autorisée avant d’aliéner des objets non enregistrés. Le conseil d’administration peut être proprement tenue responsable des aliénations.Les objets ne sont pas aliénés selon les caprices de particuliers.
Vous aliénez les objets selon les codes d’éthique applicables à votre musée. Vous ne risquez d’une atteinte à votre réputation ni de perdre votre statut accrédité.
Vous saisissez officiellement les retraits d’inventaire dans votre registre des acquisitions et mettez à jour les autres dossiers pertinents. Votre registre des acquisitions constitue votre liste maîtresse inviolable de tous les objets qui vous appartiennent.
Vous conservez tous les documents relatifs aux aliénations. Il existe une piste de vérification en cas de problèmes ultérieurs.

Date: 2019

Publié par: Collections Trust et le Réseau canadien d’information sur le patrimoine