Dar de baja y descarte - El estándar Spectrum

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Debe existir una política para descartar objetos accesionados y no accesionados. Esta puede estar en un documento independiente, ser parte de una política integrada para el desarrollo de colecciones o ser parte de una política de gestión de colecciones más amplia. En cualquier caso, cuando opte por una política, es muy probable que deba considerar estas preguntas:

  • ¿Qué códigos de ética seguirá el museo cuando considere descartes potenciales?

  • Además de las consideraciones generales, ¿hay alguna restricción legal específica que impida que el museo descarte objetos (por ejemplo, normativas, documentos constitutivos o acuerdos específicos con los donantes)?

  • ¿Por qué y cómo descartaría el museo los objetos?

  • ¿Qué criterios tendrá en cuenta el museo cuando considere propuestas de descarte?

  • ¿Quién es el responsable de proponer y autorizar el descarte de objetos accesionados?

  • ¿Quién es el responsable de proponer y autorizar el descarte de otro tipo de objetos no accesionados?

También se debe tener un procedimiento escrito que explique los pasos a seguir para descartar objetos. El proceso sugerido por Spectrum es un punto de partida útil; sin embargo, independientemente de cómo lo implementen, los procesos propios del museo deberán cumplir con los siguientes requisitos mínimos:

Requisito mínimo ¿Por qué es importante?
El museo sustenta por escrito toda propuesta para descartar objetos. Las autoridades del museo encargadas de tomar decisiones tienen todos los hechos relevantes y pueden contrastar las propuestas con la política acordada.
En el documento escrito, el museo cita la documentación que prueba que los objetos relevantes le pertenecen (o brinda pruebas para asumir que le pertenecen al museo). Las autoridades del museo responsables de tomar decisiones pueden evaluar el nivel de riesgo que implica la disposición de un objeto cuando no exista una prueba clara sobre su propiedad.
En el documento escrito, el museo investiga y anota cualquier riesgo o costo específico, u otras restricciones relevantes. El museo no descarta objetos peligrosos de forma incorrecta o, incluso, ilegal (por ejemplo, asbesto).
El museo obtiene la aprobación específica de su órgano rector antes de descartar cualquier objeto, y de más de una persona autorizada para descartar cualquier objeto no accesionado. El órgano rector del museo se puede hacer responsable de los descartes adecuadamente.Los objetos no se descartan a voluntad de una persona.
Los objetos se descartan de acuerdo con los códigos de ética aplicables para el museo. El museo no se arriesga a dañar su reputación o a perder su estatus como Acreditado.
El museo ingresa formalmente la baja de las accesiones aprobadas en el registro de accesiones y actualiza otros registros relevantes. El registro de accesiones del museo es la lista maestra a prueba de alteraciones del museo con todos los objetos que posee.
El museo guarda toda la documentación relacionada a los descartes. Hay una pista de auditoría en caso de que surjan problemas en el futuro.