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Debe existir una política para descartar objetos accesionados y no accesionados. Esta puede estar en un documento independiente, ser parte de una política integrada para el desarrollo de colecciones o ser parte de una política de gestión de colecciones más amplia. En cualquier caso, cuando opte por una política, es muy probable que deba considerar estas preguntas:
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¿Qué códigos de ética seguirá el museo cuando considere descartes potenciales?
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Además de las consideraciones generales, ¿hay alguna restricción legal específica que impida que el museo descarte objetos (por ejemplo, normativas, documentos constitutivos o acuerdos específicos con los donantes)?
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¿Por qué y cómo descartaría el museo los objetos?
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¿Qué criterios tendrá en cuenta el museo cuando considere propuestas de descarte?
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¿Quién es el responsable de proponer y autorizar el descarte de objetos accesionados?
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¿Quién es el responsable de proponer y autorizar el descarte de otro tipo de objetos no accesionados?
También se debe tener un procedimiento escrito que explique los pasos a seguir para descartar objetos. El proceso sugerido por Spectrum es un punto de partida útil; sin embargo, independientemente de cómo lo implementen, los procesos propios del museo deberán cumplir con los siguientes requisitos mínimos:
| Requisito mínimo | ¿Por qué es importante? |
| El museo sustenta por escrito toda propuesta para descartar objetos. | Las autoridades del museo encargadas de tomar decisiones tienen todos los hechos relevantes y pueden contrastar las propuestas con la política acordada. |
| En el documento escrito, el museo cita la documentación que prueba que los objetos relevantes le pertenecen (o brinda pruebas para asumir que le pertenecen al museo). | Las autoridades del museo responsables de tomar decisiones pueden evaluar el nivel de riesgo que implica la disposición de un objeto cuando no exista una prueba clara sobre su propiedad. |
| En el documento escrito, el museo investiga y anota cualquier riesgo o costo específico, u otras restricciones relevantes. | El museo no descarta objetos peligrosos de forma incorrecta o, incluso, ilegal (por ejemplo, asbesto). |
| El museo obtiene la aprobación específica de su órgano rector antes de descartar cualquier objeto, y de más de una persona autorizada para descartar cualquier objeto no accesionado. | El órgano rector del museo se puede hacer responsable de los descartes adecuadamente. Los objetos no se descartan a voluntad de una persona. |
| Los objetos se descartan de acuerdo con los códigos de ética aplicables para el museo. | El museo no se arriesga a dañar su reputación o a perder su estatus como Acreditado. |
| El museo ingresa formalmente la baja de las accesiones aprobadas en el registro de accesiones y actualiza otros registros relevantes. | El registro de accesiones del museo es la lista maestra a prueba de alteraciones del museo con todos los objetos que posee. |
| El museo guarda toda la documentación relacionada a los descartes. | Hay una pista de auditoría en caso de que surjan problemas en el futuro. |
