Dommages et pertes - La norme Spectrum

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Vous devez disposer d’une politique sur la façon dont vous composerez avec les objets endommagés et perdus. Il peut s’agir d’un document autonome ou d’une partie d’une politique de gestion des collections globale. D’une manière ou d’une autre, en établissant votre politique, vous devrez considérer les questions suivantes :

  • Qui, à l’intérieur du musée, doit être informé si des objets sont endommagés ou qu’on soupçonne qu’ils sont perdus?
  • Qui est responsable de prendre les mesures qui s’imposent?
  • Quels contrôles internes devraient être effectués pour localiser les objets qui ne se trouvent plus à l’emplacement enregistré?
  • Qui décide du moment où des organismes externes, tels que la police ou les assureurs, doivent être informés de la possibilité qu’un vol ait été commis?
  • Qui est responsable de communiquer avec les médias si un incident se produit?
  • De quelle manière procédera-t-on à l’enquête et à l’examen des incidents afin de bien retenir les leçons apprises?

Vous devez également disposer d’une procédure écrite qui explique les étapes à suivre lorsque des objets ont été perdus ou endommagés. La procédure Spectrum proposée représente un point de départ utile, mais, peu importe votre façon de procéder, votre propre procédure doit respecter les exigences minimales suivantes :

Exigence minimale Pourquoi c’est important
Vous informez les propriétaires que des objets qui ne vous appartiennent pas ont été perdus ou endommagés. Vous faites preuve d’une transparence complète à l’égard des prêteurs et maintenez le niveau de confiance même quand les choses ne vont pas bien.
Vous consignez les circonstances de tous les incidents ayant causé des dommages à des objets ou la perte d’objets en fournissant le plus de détails possible. Vous disposerez d’une documentation détaillée en cas d’examen interne, de demande d’indemnisation ou d’enquête policière.
Des constats d’état (avec photographies) sont rédigés pour les objets endommagés. C’est la première étape de planification d’une procédure de conservation appropriée.
Vous pouvez donner à la police suffisamment d’information sur les objets volés (y compris des photographies si cela est possible) de façon à ce que ceux-ci puissent être identifiés si on les retrouve un jour. Les criminels retireront probablement les numéros d’objets des articles volés.
Toutes les décisions et mesures prises lors de votre intervention à la suite de dommages ou de pertes sont consignées dans leur intégralité. Vous pouvez expliquer quelles mesures ont été prises à la suite des incidents ayant causé des dommages aux objets ou la perte de ceux-ci s’il y a un jour enquête ou litige.
Les leçons apprises à la suite des incidents sont utilisées pour améliorer les politiques et procédures pertinentes. Vous ne répétez pas les erreurs qui peuvent être évitées.

Date: 2019

Publié par: Collections Trust et le Réseau canadien d’information sur le patrimoine