Constat d’état et analyse technique - Marche à suivre proposée

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Demande de constat d’état ou d’analyse

Le constat d’état ou l’analyse technique d’un objet est généralement enclenchée par une autre procédure Spectrum. Lorsque de nombreux objets sont en jeu, vous pouvez vérifier un échantillon au lieu de l’ensemble des échantillons.

Les objets doivent-ils être déplacés pour être vérifiés?

Les constats d’état doivent être effectués sous un bon éclairage de façon à pouvoir consigner la couleur et l’état réels des objets. Vous pouvez également avoir besoin de matériels et équipement, et possiblement d’un espace adéquat pour la mise en quarantaine, si les objets sont infestés ou contiennent des matières dangereuses.

Si vous devez déplacer des objets pour leur examen, allez à Contrôle des emplacements et des déplacements.

Réalisation d’un constat d’état/analyse

Réalisez l’examen ou l’évaluation.

Votre politique doit préciser qui est autorisé à réaliser des constats d’état et des analyses techniques, et quand, notamment, vous devez recourir à des restaurateurs professionnels, au besoin. (Voir la note 1). Le cas échéant, vous devez consulter les constats d’état précédents et toute autre information pertinente, comme les notes sur les dangers et les recommandations de manipulation.

Dans la mesure du possible, prenez des photographies.

Les dossiers photographiques sont grandement souhaitables (et peuvent être exigés par les prêteurs, les assureurs ou les garants). Utilisez des croquis ou des schémas en plus des photographies pour désigner les endroits présentant une perte ou des dommages. Allez à Reproduction.

Consignez l’information de constat d’état ou d’analyse.

Consignez l’information suivante concernant le processus de constat d’état ou d’analyse :

Information sur l’identification des objets ou Information sur l’entrée des objets

  • Numéro d’objet ou Numéro d’entrée de tous les objets, ou groupes d’objets, qui ont été examinés ou analysés.

Information sur l’état des objets et l’analyse technique

  • Un numéro de référence de l’événement faisant l’objet du constat d’état et de l’analyse technique – Numéro de référence du constat d’état ou de l’analyse.
  • Date du constat d’état ou de l’analyse (utilisez un format normalisé).
  • Nom de l’examinateur de l’état ou de l’analyste –Examinateur de l’état ou Analyste (utilisez des règles d’inscription des noms propres).
  • Méthode de constat d’état ou d’analyse utilisée – Méthode de constat d’état ou d’analyse (utilisez une liste d’autorité).
  • Raison du constat d’état ou de l’analyse – Raison du constat d’état ou de l’analyse (utilisez une liste d’autorité).
  • Toute autre information qui n’a pas encore été consignée (p. ex., selon lequel un examen a été réalisé dans des conditions mal éclairées) – Note sur le constat d’état ou l’analyse.

Consignez l’information sur le résultat de l’examen ou de l’analyse.

L‘information sur l’état peut être consigné dans un dossier d’entrée, un enregistrement de catalogue ou un dossier distinct auquel vous avez accès par le biais des autres dossiers de documentation. Ils peuvent être dupliqués sous forme de « passeport d’un objet » pour demeurer avec l’objet présentant des conditions spéciales ou des dangers. Consignez le plus d’information possible sur l’état de l’objet exigé par la procédure. Par exemple :

  • Un bref commentaire (p. ex., acceptable, couvercle fissuré) lorsqu’un objet entre dans vos locaux.
  • Une analyse complète réalisée par un restaurateur pour déterminer la composition de l’objet et les mesures de conservation qui peuvent s’imposer. L’état de l’objet doit être consigné avant la mise en application de traitements.

Consignez l’information suivante, au besoin :

Information sur l’état des objets et les analyses techniques

  • Intégralité (utilisez une liste d’autorité).
    • Date de l’intégralité (utilisez un format normalisé).
    • Note sur l’intégralité.
  • État (utilisez une liste d’autorité).
    • Date de l’état (utilisez un format normalisé).
    • Note sur l’état.
  • Analyse technique (le cas échéant). Consignez ici, par exemple, les mesures qui doivent être prises pour améliorer l’environnement dans lequel se trouve l’objet.
    • Date de l’analyse technique (utilisez un format normalisé).
  • Priorité du traitement de restauration (utilisez une liste d’autorité).
  • Note sur les conditions ambiantes (le cas échéant).
    • Date de la note sur les conditions ambiantes (utilisez un format normalisé).
  • Danger (le cas échéant) [utilisez une liste d’autorité].
    • Date du danger (utilisez un format normalisé).
    • Note sur les dangers.
  • Prochaine date du constat d’état ou d’analyse (utilisez un format normalisé).

Information sur les exigences des objets

  • Recommandations d’exposition.
  • Recommandations des conditions ambiantes.
  • Recommandations de manipulation.
  • Recommandations d’emballage.
  • Exigences particulières.
  • Recommandations d’entreposage.

Information sur la conservation et le traitement des objets

  • S’il y a lieu, la date du prochain examen après le traitement de conservation Date du rappel (utilisez un format normalisé).

Réponse à un constat d’état ou analyse

Mettez à jour les enregistrements des objets en y consignant toute recommandation sur l’entreposage, la manipulation, etc.

Si les résultats du constat d’état ou de l’analyse n’ont pas été consignés directement dans les enregistrements des objets pertinents, mettez ceux-ci à jour afin que toute note importante sur les dangers ou toute recommandation de soin soit accessible à tous. Enregistrez l’Emplacement des documents de tout rapport présenté, de sorte que quiconque puisse éventuellement le retrouver.

Est-ce que les résultats de l’examen vous préoccupent?

Si l’état de l’objet représente une source de préoccupation, ou s’il diffère de l’état consigné lors des constats d’état précédents, sollicitez l’opinion d’un restaurateur ou d’un autre spécialiste approprié. Allez à Soin et conservation des collections.

S’il n’y a aucune source de préoccupation, retournez à la procédure qui a enclenché le constat d’état.

Notes d’orientation

Note 1 : Normes sur les constats d’état et leur consignation

Vous trouverez peut-être utile de préciser trois niveaux de constats d’état, selon la complexité du rapport et le niveau d’expertise requis :

  • Constat d’état réalisé par tout membre du personnel ou bénévole potentiel (p. ex., lorsque les objets arrivent comme des demandes, des prêts ou des acquisitions potentielles).
  • Rapport d’état préparé par le personnel possédant des compétences en restauration ou, idéalement, un restaurateur professionnel (p. ex., pour les objets qui seront prêtés et avant des traitements de restauration pour lesquels seront utilisés des outils ou des produits chimiques).
  • Rapport de restauration préparé par un restaurateur professionnel, préalable à un traitement de restauration majeur (p. ex., la restauration d’un objet complexe comprenant de nombreuses composantes).

Date: 2019

Publié par: Collections Trust et le Réseau canadien d’information sur le patrimoine