Collectie-evaluatie - De Spectrumstandaard

Nederlandse/Vlaamse vertaling

Door deze faciliteit te gebruiken, stemt u in met de bepalingen van de Spectrum-licentie.

Uw organisatie dient een beleid te hebben waarin is vastgelegd waarom en hoe collectie-evaluaties moeten worden uitgevoerd. Dit kan een onderdeel vormen van een breder beleid ten aanzien van collectieontwikkeling met een geïntegreerde aanpak van verwerving en afstoting, vooral als het doel van uw evaluaties is een beter begrip te krijgen van de sterke en zwakke punten van uw collectie. Uw beleid moet rekening houden met de volgende vragen:

  • Waarom zou u collectie-evaluaties uitvoeren?
  • Met welke juridische en ethische overwegingen dient er rekening gehouden te worden (bijv. Ethische Code voor Musea)?
  • Welke delen van uw collectie krijgen prioriteit bij het evalueren?
  • Wie is bevoegd om collectie-evaluaties uit te voeren?
  • Beschikt uw organisatie over de benodigde vaardigheden of hebt u externe specialisten nodig?
  • Zijn er mogelijkheden om deel te nemen aan grote projecten zoals regionale of thematische evaluaties?
  • Hoe worden de resultaten van collectie-evaluaties gerapporteerd en geanalyseerd?
  • Hoe worden de resultaten van collectie-evaluaties toegankelijk gemaakt voor anderen?

Uw organisatie dient tevens een schriftelijke procedure te hebben met daarin de te volgen stappen voor het uitvoeren van een collectie-evaluatie. Deze Spectrumprocedure is een bruikbaar vertrekpunt om uw eigen procedure te ontwikkelen. De door uw organisatie gebruikte procedure dient in elk geval aan de volgende eisen te voldoen:

Minimumstandaard Waarom is dit belangrijk?
U stelt een schriftelijk plan op en bewaart dit voor elke evaluatie, met daarin de te volgen methodologie, de te hanteren criteria en het scoresysteem. Het heeft geen zin om vast te leggen dat het belang van een object ‘3’ is, als niemand weet wat dat inhoudt.
U legt de datum vast van elke objectevaluatie en de persoon die verantwoordelijk is voor de beslissing over de score. U weet wanneer een object door een gespecialiseerde curator is geëvalueerd.
U legt de betreffende nummers vast van elk beoordeeld object (of groep objecten). Het is duidelijk welke scores verband houden met welke objecten.
U voegt collectie-evaluaties toe aan uw collectie-informatiesysteem. Bij het bekijken van een objectrecord kunt u zien dat het geëvalueerd is en kunt u de relevante informatie snel terugvinden.
U analyseert de resultaten van collectie-evaluaties en aan de hand daarvan bepaalt u de juiste vervolgacties. Evaluaties kunnen belangrijke informatie bieden voor uw strategische planning.

Datum aangemaakt: 2020

Uitgever: Collections Trust, Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed en FARO