Collections review – the Spectrum standard

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Vous devez disposer d’une politique qui explique pourquoi et comment vous procédez à l’examen des collections. Celle-ci peut faire partie d’une politique plus vaste sur le développement des collections qui adopte une approche intégrée de l’acquisition et de l’aliénation, particulièrement si les examens visent à mieux comprendre les forces et les faiblesses de vos collections. D’une manière ou d’une autre, en établissant votre politique, vous devrez considérer les questions suivantes :

Pourquoi voudriez-vous effectuer des examens de vos collections?
Quelles considérations juridiques et éthiques prendrez-vous en compte (p. ex. le code d’éthique d’une association de musées)?
Quelles parties de vos collections doivent être examinées en priorité?
Qui est autorisé à procéder aux examens des collections?
Possédez-vous toutes les compétences dont vous avez besoin, ou aurez-vous besoin d’une expertise à l’extérieur de votre musée?
Avez-vous la possibilité de participer à des projets plus vastes, comme des examens à l’échelle régionale ou des examens thématiques?
Comment les résultats des examens seront-ils communiqués et pris en compte?
Comment rendrez-vous les résultats des examens accessibles aux autres?

Vous devez également disposer d’une procédure écrite qui explique les étapes à suivre lors de l’examen d’une collection. La procédure Spectrum proposée représente un point de départ utile, mais, peu importe votre façon de procéder, votre propre procédure doit respecter les exigences minimales suivantes :

Exigence minimale	Pourquoi c’est important
Vous créez et classez un plan écrit pour chaque examen, qui comprend la méthode à suivre, les critères d’évaluation et le système de notation à utiliser.	Il est inutile de noter que l’importance d’un objet est évaluée à « 3 » si personne d’autre ne sait ce que cela signifie.
Vous enregistrez la date de l’évaluation de chaque objet et le nom de la personne chargée d’attribuer la note.	Vous savez quand un objet a été examiné par quelqu’un qui possède une expertise spécialisée tel qu’un conservateur.
Vous consignez les numéros pertinents de chaque objet (ou lot d’objets) évalué.	Il n’y a pas de confusion quant à savoir quelle décision de notation correspond à quel objet.
Vous ajoutez les évaluations découlant des examens à votre catalogue.	Lorsque vous consultez le dossier d’un objet, vous savez qu’il a été examiné et vous pouvez trouver l’information pertinente.
Vous analysez les résultats des examens des collections et recommandez des mesures de suivi appropriées.	Les examens peuvent guider votre planification stratégique.