Samlingsöversyn - Förslag på arbetsrutin

Svensk översättning

Genom att komma åt den här resursen godkänner du licensen för att använda Spectrum.

Planering av samlingsöversyn

Ange målsättning.

Att ha ett tydligt syfte med översynen som stämmer överens med museets vidare strategiska målsättning är ett viktigt första steg. Se Kommentar 1 för tänkbara målsättningar som kan vara relevanta för museet.

Bestäm vilka samlingar som ska ses över.

Det förekommer att alla samlingar på ett museum ses över och rationaliserats, men det är vanligare att fokusera på vissa delar av en samling, till exempel:

  • Efter ämne eller geografisk plats.
  • En samlingstyp som inte används så ofta.
  • Temat för en kommande utställning.

Det finns vissa delar av samlingarna som det kan vara önskvärt att gå igenom på gruppnivå och andra som kräver en översyn objekt för objekt. I många genomgångar av samlingar kombineras båda nivåerna, beroende på vilka frågor som ställs och tillgängliga resurser.

Identifiera vilka som ska involveras.

Översyn av samlingar genomförs oftast bäst av en grupp personer med bred kompetens och expertis samt från olika samlingsområden, ämnesområden och besökarperspektiv.

Välj eller utveckla en metod.

Att följa en bestämd metod för översyn av samlingar innebär att det finns en logisk process för beslutsfattande med tydliga kriterier.

Det finns flera publicerade metoder för översyn av samlingar. Dessa kan användas som utgångspunkt och vägledning för museets planerade översyn om fokus ligger på någon av dessa frågor:

  • Samlingarnas betydelse.
  • Samlingsförvaltning och vård.
  • Användning av samlingar och användarnas engagemang.

Varje metod följer ungefär samma modell för bedömning mot en uppsättning kriterier där resultaten registreras i tabellform.

Skapa en plan för samlingsöversynen.

Planen ska hänvisa till målsättningar och inkludera:

  • Beskrivning av vilka samlingar som ska ses över.
  • Frågeställningar som översynen syftar till att besvara.
  • Metoden som ska användas.
  • Resurser som krävs för att genomföra översynen.
  • Tidsramen för översynen.
  • Hur resultat och slutsatser ska gås igenom.

Dokumentera en översyn

Registrera information om översynen.

Registrera följande information om själva översynsprocessen:

Information om identifiering av objekt

  • Nummer på de objekt som ska ses över, inklusive tillfälliga nummer – Objektnummer.

Information om samlingsöversyn

  • Ett referensnummer för översynen – Samlingsöversyn – referensnummer och eventuell titel på den – Samlingsöversyn – titel.
  • Anledningen till översynen – Samlingsöversyn – syfte (använd en standardterminologikälla).
  • Typ av översyn som genomförs – Typ av samlingsöversyn (använd en standardterminologikälla).
  • Den metod som används för översynen – Samlingsöversyn – metod (använd en standardterminologikälla).
  • Den person som ansvarar för översynen – Samlingsöversyn – ansvarig (använd standardformat för namn).
  • Person som godkänt översynen – Samlingsöversyn godkänd av (använd standardformat för namn).
    • Datum för godkännandet – Samlingsöversyn – datum för godkännande (använd ett standardformat).
  • Datum när översynen började – Samlingsöversyn – startdatum (använd ett standardformat).
  • Datum när översynen avslutades – Samlingsöversyn – slutdatum (använd ett standardformat).
  • Status för översynen – Samlingsöversyn – status (använd en standardterminologikälla).
    • Samlingsöversyn – datum för status (använd ett standardformat).
  • Annan relevant information om översynen av samlingarna – Samlingsöversyn – kommentar till exempel budget för projekt kring översyn eller bakgrundsinformation.

Beroende på hur länge översynen ska pågå kan projektstatus behöva uppdateras på angivna ställen under projektets gång:

  • Ny status – Samlingsöversyn – status (använd en standardterminologikälla).
    • Datum för ny status – Samlingsöversyn – datum för status (använd ett standardformat).

Registrera resultatet för översyn av varje objekt.

Använd kriterierna i den valda metoden och registrera resultaten av översynen för varje objekt eller grupp av objekt:

Information om identifiering av objekt

  • De objekt resultatet hänvisar till – Objektnummer.

Information om samlingsöversyn av objekt

  • Referensnummer för samlingsöversyn – Samlingsöversyn – referensnummer.
  • Kriterier för samlingsöversyn – Samlingsöversyn – kriterier (använd standardterminologi).
  • Bedömningen av objekt efter dessa kriterier – Samlingsöversyn – resultat (använd en standardterminologikälla).
    • Datum för resultat – Samlingsöversyn – datum för resultat (använd ett standardformat).

Registrera nya restriktioner för användning av objekt som tillkommit som ett resultat av översynen, som till exempel “får inte lånas ut”, “bara tillgänglig för personal” eller “inte tillgänglig för utomstående forskare”:

Information om användning

  • Vilken typ av restriktioner det gäller – Användning – restriktion (använd en standardterminologikälla).
    • Datum när restriktioner gäller – Användning – datum för restriktion (använd ett standardformat).
    • Övrig information om restriktionerna – Användning – kommentar om restriktion.

Analysera översyn och åtgärder

Analysera resultaten av översynen.

Med hjälp av de objekt som gåtts igenom och de frågeställningar som skulle besvaras, gå igenom den insamlade informationen och rekommendera åtgärder, antingen för grupper av objekt eller för individuella objekt.

Registrera följande för varje objekt som gåtts igenom:

Information om identifiering av objekt

  • De objekt resultatet hänvisar till – Objektnummer.

Information om samlingsöversyn av objekt

  • Rekommenderad åtgärd – Samlingsöversyn – åtgärd (använd en standardterminologikälla).

Använd lämpliga Spectrumprocesser baserat på rekommenderade åtgärder.

Resultatet från översynen kan resultera i rekommendationer för objekt, som till exempel:

  • Om ett lån ska konverteras till en gåva, gå till Förvärv och accession.
  • Om ett objekt ska värderas på nytt, gå till Ekonomisk värdering.
  • Om ett objekt ska användas på ett nytt sätt eller om ny kunskap om objektet tillkommit, till exempel efter utställning eller forskning, gå till Användning av samlingar.
  • För att lägga till ny kunskap om ett objekt, gå till Katalogisering.
  • Om ett inlån ska återlämnas, gå till Inlån.
  • Om det gäller avyttring enligt museets policy, gå till Deaccession och avyttring.

Rådgivning

Kommentar 1: Potentiell målsättning med samlingsöversyn

Syftet med en översyn kan inkludera att:

  • Förbättra kunskapen om en del av samlingarna.
  • Välja ut objekt för en ny utställning eller visning.
  • Förstå vilken betydelse samlingarna har för museet, regionalt, lokalt och internationellt.
  • Utveckla kompetens och expertis hos personal, volontärer och externa experter genom en bättre förståelse av samlingarna.
  • Få kunskap om behoven av förvaring och vård för samlingarna.
  • Förändra ett föråldrat och osystematiskt sätt att se på insamling och som har resulterat i ett behov av att besluta om vissa objekt verkligen ska behållas i samlingarna.
  • Maximera kunskapen om samlingarna och expertisen hos personal, volontärer eller experter.

Fördelarna som kan komma ut av en översyn är:

  • Att hitta luckor i samlingarna.
  • Förbättrad marknadsföring av samlingarna internt och externt, vilket kan leda till ökad forskning om och användning av samlingarna.
  • Ett objekts betydelse mäts i dess potential att bidra till lärande, besökarintresse och antikvariska värde.
  • Prioriteringar av vård för vissa delar av samlingen.
  • Identifiering av objekt som kan bilda delar av en rekvisitasamling.
  • Avyttring av objekt från samlingarna, till exempel genom återanvändning i rekvisitasamlingar, överlåtelse till andra organisationer, destruktion eller försäljning.

Skapelsedatum: 2019

Utgivare: Collections Trust och Riksantikvarieämbetet