Samlingsvurdering - Forslag til arbeidsrutine

Norsk oversettelse

Ved å klikke på denne lenken aksepterer du vilkårene i Spectrumlisensen.

Planlegge en samlingsvurdering

Definer målsetting.

Det er viktig å ta utgangspunkt i en tydelig målsetting for vurderingen, som er i samsvar med museets overordnede strategier. Se Merknad 1 for ulike mål som kan være relevante for museet.

Bestem hvilke samlinger som skal vurderes.

Det er eksempler på at alle samlingene i et museum vurderes og rasjonaliseres, men det er vanligere å fokusere på bestemte deler av en samling, for eksempel:

  • Etter emne eller plassering.
  • En samlingstype som er lite brukt.
  • Tema for en kommende utstilling.

Det kan være ønskelig å vurdere visse deler av samlingene på gruppenivå, mens andre kan kreve individuell vurdering. I mange samlingsvurderinger kombineres begge nivåene, avhengig av ressurser og hvilke spørsmål som stilles.

Bestem hvem som skal være med

Samlingsvurderinger gjennomføres ofte best av en gruppe personer med bred kompetanse og kunnskap, og på tvers av ulike samlingsområder, emner og brukerperspektiver.

Velg eller utvikle en metode

Ved å følge en bestemt metode for samlingsvurdering får man en logisk beslutningsprosess basert på tydelige kriterier.

Det finnes flere publiserte metoder for samlingsvurdering. Disse kan brukes som utgangspunkt og veiledning for museets egen vurderingsplan, hvis fokuset ligger på noen av disse spørsmålene:

  • Samlingens betydning.
  • Samlingsutvikling og bevaring.
  • Bruk av samlinger og brukeres engasjement.

Hver metode følger omtrent samme prosess med vurdering av samlinger mot en rekke kriterier og registrering av resultatene i tabellform.

Lag en plan for samlingsvurdering.

Planen skal referere til målsettingen, og inneholde:

  • En beskrivelse av hvilke samlinger som vurderes.
  • Spørsmål som vurderingen har til hensikt å besvare.
  • Hvilken metode som skal brukes.
  • Hvilke ressurser som kreves for å gjennomføre vurderingen.
  • Tidsrammen for vurderingen.
  • Hvordan resultateene skal vurderes.

Dokumentere en vurdering

Registrer informasjon om vurderingen.

Registrer følgende informasjon om prosessen for samlingsvurdering:

Informasjon for objektidentifisering

  • Nummer på objektene som blir vurdert, inkludert midlertidige nummer – Objektnummer.

Informasjon om samlingsvurdering

  • Et referansenummer for vurderingen – Samlingsvurdering – referansenummer, og eventuelt en tittel – Samlingsvurdering – tittel.
  • Begrunnelsen for vurderingen – Samlingsvurdering – begrunnelse (bruk standard terminologi).
  • Hvilken type vurdering som gjennomføres – Samlingsvurdering – type (bruk standard terminologi).
  • Metoden som brukes i vurderingen – Samlingsvurdering – metode (bruk standard terminologi).
  • Den som er ansvarlig for vurderingen – Samlingsvurdering – ansvarlig (bruk standardform for navnet).
  • Den som godkjenner vurderingen – Samlingsvurdering – godkjenner (bruk standardform for navnet).
    • Datoen for godkjenningen – Samlingsvurdering – dato for godkjenning (bruk standardformat).
  • Samlingsvurdering – startdato (bruk standardformat).
  • Datoen vurderingen ble avsluttet – Samlingsvurdering – sluttdato (bruk standardformat).
  • Status for vurderingen – Samlingsvurdering – status (bruk standard terminologi).
    • Samlingsvurdering – dato for status (bruk standardformat).
  • Annen relevant informasjon om samlingsvurderingen – Samlingsvurdering – merknad, for eksempel budsjett for vurderingsprosjektet eller bakgrunnsinformasjon.

Avhengig av hvor lenge prosessen skal vare, kan det være nødvendig å oppdatere statusen underveis:

  • Ny status – Samlingsvurdering – status (bruk standard terminologi).
    • Datoen for ny status – Samlingsvurdering – dato for status (bruk standardformat).

Registrer resultatet av vurderingen for hvert objekt.

Bruk kriteriene i den valgte metoden og registrer resultatene av vurderingen for hvert objekt eller hver objektgruppe:

Informasjon for objektidentifisering

  • Objektene som resultatet henviser til Objektnummer.

Informasjon om samlingsvurdering – objekt

  • Referansenummer for vurderingen – Samlingsvurdering – referansenummer.
  • Kriterier for samlingsvurderingen – Samlingsvurdering – objekt – kriterier (bruk standard terminologi).
  • Bedømmelsen av objekter etter disse kriteriene – Samlingsvurdering – resultat (bruk standard terminologi).
    • Datoen for resultatet – Samlingsvurdering – dato for resultat (bruk standardformat).

Registrer nye begrensninger for bruk av objektet følger av vurderingen, for eksempel at det ikke kan lånes ut, kun er tilgjengelig for ansatte, eller ikke er tilgjengelig for eksterne forskere:

Informasjon om bruk

  • Type begrensning – Bruksbegrensning (bruk standard terminologi).
    • Datoen begrensningen ble satt – Bruksbegrensning – dato (bruk standardformat).
    • Annen informasjon om begrensningen – Bruksbegrensning – merknad.

Analyse av vurdering og tiltak

Analyser resultatene av vurderingen.

Gå gjennom vurderingen av objektene og de spørsmålene som skulle besvares. Anbefal tiltak, enten for grupper av objekter eller enkeltstående objekter.

Registrer følgende informasjon for hvert objekt som er vurdert:

Informasjon for objektidentifisering

  • Objektene som resultatet henviser til Objektnummer.

Informasjon om samlingsvurdering – objekt

  • Anbefalt tiltak – Samlingsvurdering – tiltak (bruk standard terminologi).

Gjennomfør egnede prosedyrer basert på de anbefalte tiltakene.

Vurderingen kan ende med forslag til tiltak som for eksempel:

  • Hvis et innlån skal konverteres til en gave, gå til Ervervelse og aksesjon.
  • Hvis verdien av et objekt skal vurderes på nytt, gå til Verdivurdering.
  • Hvis et objekt skal brukes på en ny måte, eller hvis det har fremkommet ny kunnskap om objektet, for eksempel etter utstilling eller forskning, gå til Bruk av samlinger.
  • For å legge inn ny kunnskap om et objekt, gå til Katalogisering.
  • For å returnere et lån, gå til Innlån.
  • Hvis et objekt skal avhendes i henhold til museets policy, gå til Deaksesjon og avhending.

Veiledning

Merknad 1: Potensielle mål for en samlingsvurdering

Hensikten med en vurdering kan være å:

  • Øke kunnskapen om en del av samlingene.
  • Velge ut objekter til en ny utstilling eller visning.
  • Forstå hvilken betydning samlingene har for museet, regionalt, nasjonalt og internasjonalt.
  • Utvikle ferdigheter og kompetanse hos personalet, frivillige eller eksterne eksperter gjennom en bedre forståelse av samlingene.
  • Få kunnskap om behov for lagring og bevaring av samlingene.
  • Endre en foreldet og usystematisk tilnærming til innsamling, som har resultert i et behov for å avgjøre om visse objekter fortsatt skal være en del av samlingene.
  • Gi medarbeidere, frivillige eller eksterne eksperter mest mulig kunnskap om samlingene.

En vurdering kan gi følgende gevinster:

  • Å finne hull i samlingene.
  • Skape blest om samlingene internt og eksternt, noe som kan føre til mer forskning på og bruk av samlingene.
  • Betydningen av et objekt måles i potensialet for læring og publikumsinteresse, samt kuratorisk verdi.
  • Prioriteringer for bevaring av visse deler av samlingen.
  • Skille ut objekter som kan inngå i en rekvisitasamling.
  • Avhending av fra samlingene, for eksempel ved gjenbruk i rekvisitasamlinger, overføring til andre organisasjoner, destruksjon eller salg.