Collectie-evaluatie - Voorgestelde procedure

Nederlandse/Vlaamse vertaling

Door deze faciliteit te gebruiken, stemt u in met de bepalingen van de Spectrum-licentie.

Een collectie-evaluatie plannen

Bepaal uw doelstellingen.

Een belangrijke eerste stap is het opstellen van duidelijke redenen voor de evaluatie als onderdeel van de bredere strategische doelen van uw organisatie. Zie Toelichting 1 voor enkele doelstellingen die mogelijk relevant zijn voor uw organisatie.

Beslis welke collecties zullen worden geëvalueerd.

Er zijn voorbeelden van musea die hun complete collecties hebben geëvalueerd en gestroomlijnd, maar het is gebruikelijker dat er gefocust wordt op bepaalde delen van een collectie zoals:

  • Op onderwerp of op locatie.
  • Een type collectie dat weinig gebruikt wordt.
  • Het thema van een op handen zijnde geplande tentoonstelling.

Misschien wilt u sommige delen van de collectie op (deel)collectieniveau evalueren en andere delen juist per object bekijken. Bij de meeste projecten worden beide vormen gecombineerd, afhankelijk van de beschikbare middelen en de vragen waarop men antwoord wil hebben.

Wijs de personen aan die bij het proces betrokken moeten worden.

Collectie-evaluaties kunnen het beste worden uitgevoerd door een team van vakspecialisten met een breed palet aan vaardigheden en expertise, waarbij ook het perspectief van het publiek wordt gehoord.

Kies of ontwikkel uw methodologie

Door een bepaalde methodologie voor collectie-evaluatie te volgen, kunnen er logische beslissingen worden genomen aan de hand van duidelijke criteria.

Er zijn diverse gepubliceerde methodologieën voor collectie-evaluaties beschikbaar, zoals Op de museale weegschaal. Deze kunnen een goed startpunt vormen en een richtlijn voor uw eigen evaluatieplan als de focus op een van de volgende zaken rust:

  • Betekenis van collecties.
  • Beheer van en zorg voor collecties.
  • Gebruik van en interactie met collecties.

Elke methodologie volgt een vergelijkbaar proces waarbij collecties beoordeeld worden aan de hand van een reeks criteria en de resultaten vastgelegd worden in de vorm van een raster.

Stel een plan voor uw collectie-evaluatie op.

Het plan dient te verwijzen naar uw doelstellingen en het volgende te omvatten:

  • Beschrijving van de collecties die worden geëvalueerd.
  • De vragen waarop u antwoord wilt krijgen tijdens de evaluatie.
  • De te gebruiken methode.
  • De vereiste middelen om de evaluatie uit te voeren.
  • Het tijdschema voor de evaluatie.
  • De manier waarop de resultaten en uitkomsten worden beoordeeld.

Een evaluatie vastleggen

Leg informatie over de evaluatie vast.

Leg de volgende informatie vast over het collectie-evaluatieproces:

Objectidentificatie

  • De nummers van de objecten die geëvalueerd worden (inclusief tijdelijke nummers) – Objectnummer.

Collectie-evaluatie

  • Een referentienummer voor de evaluatie – Collectie-evaluatie – Referentienummer en eventueel een naam voor de evaluatie – Collectie-evaluatie – Titel .
  • De reden voor de evaluatie – Collectie-evaluatie – Reden (gebruik een standaardterm).
  • Soort evaluatie die wordt uitgevoerd – Collectie-evaluatie – Type (gebruik een standaardterm).
  • De methode die wordt gebruikt voor de evaluatie – Collectie-evaluatie – Methode (gebruik een standaardterm).
  • De verantwoordelijke voor het beheren van de evaluatie – Collectie-evaluatie – Manager (gebruik een standaardvorm voor namen).
  • De persoon die de evaluatie autoriseert – Collectie-evaluatie – Autorisator (gebruik een standaardvorm voor namen).
    • De datum van de machtiging – Collectie-evaluatie – Machtigingsdatum (gebruik een standaard datumnotatie).
  • Collectie-evaluatie – Begindatum (gebruik een standaard datumnotatie).
  • Collectie-evaluatie – Einddatum (gebruik een standaard datumnotatie).
  • De status van de evaluatie – Collectie-evaluatie – Status (gebruik een standaardterm).
    • Collectie-evaluatie – Datum status (gebruik een standaard datumnotatie).
  • Andere relevante informatie over de collectie-evaluatie – Collectie-evaluatie – Bijzonderheden (bijv. budget voor evaluatieproject, achtergrondinformatie).

Afhankelijk van de duur van het proces kunt u de status van het project bijwerken op cruciale punten tijdens de evaluatie:

  • Nieuwe status – Collectie-evaluatie – Status (gebruik een standaardterm).
    • Datum van de nieuwe status – Collectie-evaluatie – Datum status (gebruik een standaard datumnotatie).

Leg voor elk object het resultaat van de evaluatie vast.

Leg aan de hand van de criteria van de gekozen methodologie voor elk object (of groep objecten) de resultaten van de evaluatie vast:

Objectidentificatie

  • De objecten waarnaar het resultaat verwijst – Objectnummer.

Collectie-evaluatie

  • Het referentienummer van de evaluatie – Collectie-evaluatie – Referentienummer .
  • Het evaluatiecriterium dat wordt vastgelegd – Collectie-evaluatie – Criterium (gebruik een standaardterm).
  • De beoordeling van de objecten aan de hand van dit criterium – Collectie-evaluatie – Resultaat (gebruik een standaardterm).
    • De datum van het resultaat – Collectie-evaluatie – Datum resultaat (gebruik een standaard datumnotatie).

Leg nieuwe beperkingen voor het gebruik vast die voortvloeien uit deze evaluatie (bijv. mag niet worden uitgeleend, alleen toegankelijk voor medewerkers of niet toegankelijk voor externe onderzoekers):

Gebruik object

  • De aard van de beperking – Gebruik – Beperking (gebruik een standaardterm).
    • Wanneer de beperking is toegepast – Gebruik – Beperking – Datum (gebruik een standaard datumnotatie).
    • Andere informatie over de beperking – Gebruik – Beperking – Bijzonderheden.

Analyse van de evaluatie en vervolgacties

Analyseer de resultaten van de evaluatie.

Kijk naar de doelstellingen van de evaluatie en de vragen waarop u antwoorden wilde krijgen. Bekijk de gegevens en formuleer aanbevelingen voor vervolgacties op (deel)collectieniveau of voor afzonderlijke objecten.

Leg voor elk geëvalueerd object het volgende vast:

Objectidentificatie

  • De objecten waarnaar het resultaat verwijst – Objectnummer.

Collectie-evaluatie

  • De aanbevolen actie – Collectie-evaluatie – Actie (gebruik een standaardterm).

Voer de procedure uit die hoort bij de aanbevolen actie.

De resultaten van de evaluatie kunnen acties voor objecten aanbevelen, bijvoorbeeld:

  • Bruikleen omzetten in een schenking: ga naar Verwerving en inschrijving.
  • Nieuwe waardebepaling van het object: ga naar Waardebepaling.
  • Nieuwe gebruiksvorm voor het object of nieuwe kennis over het object (bijv. tentoonstelling of onderzoek): ga naar Gebruik collecties.
  • Kennis toevoegen aan een object: ga naar Registratie en documentatie.
  • Teruggave van een bruikleen: ga naar Inkomende bruikleen (lenen van objecten).
  • Afstoting in overeenstemming met uw beleid: ga naar Afstoting en uitschrijving.

Richtlijnen

Toelichting 1: Mogelijke doelstellingen voor een collectie-evaluatie

Redenen voor een evaluatie kunnen onder meer zijn:

  • Uw kennis over een deel van de collectie verbeteren.
  • Objecten kiezen voor een nieuwe tentoonstelling of presentatie.
  • De betekenis van collecties voor de organisatie, de regio, het land of op internationaal niveau beoordelen.
  • De vaardigheden en expertise van medewerkers, vrijwilligers of externe specialisten ontwikkelen door een beter begrip van de collectie.
  • De vereisten op het gebied van opslag en zorg voor uw collecties bepalen.
  • Problemen oplossen die zijn ontstaan omdat er in het verleden geen systematische aanpak was voor het verzamelen van objecten, waardoor er nu beslist moet worden of bepaalde objecten in uw collectie moeten blijven.
  • De kennis over de collecties optimaliseren onder uw medewerkers, vrijwilligers en externe specialisten.

De voordelen van een evaluatie kunnen onder meer zijn:

  • Identificeren van eventuele hiaten in uw collectie.
  • Betere interne en externe bekendheid met uw collecties, waardoor er meer onderzoek naar de collecties gedaan zal worden en ze meer gebruikt zullen worden.
  • De betekenis van een object wordt afgemeten aan de educatieve waarde, de gebruikersbetrokkenheid en de museale waarde.
  • Prioritering wat betreft de zorg voor bepaalde delen van de collectie.
  • Identificatie van objecten die deel zouden kunnen uitmaken van een gebruikscollectie.
  • Afstoting van objecten uit uw collecties (bijv. hergebruik in gebruikscollectie, overdracht naar andere organisaties, vernietiging of verkoop).

Datum aangemaakt: 2020

Uitgever: Collections Trust, Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed en FARO