Examen des collections - Marche à suivre proposée

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Planification de l’examen des collections

Définissez vos objectifs.

Une première étape importante consiste à établir des motifs clairs pour l’examen, conformément aux objectifs stratégiques plus larges de votre musée. Voir la note 1 pour connaître certains objectifs potentiels qui pourraient s’appliquer à votre musée.

Décidez quelles collections examiner.

Il existe des exemples de collections muséales entières qui font l’objet d’un examen et qui sont rationalisées, mais il est plus courant de se concentrer sur des aspects particuliers d’une collection, par exemple :

  • selon le sujet ou l’emplacement;
  • un type de collection sous-utilisé;
  • le thème d’une exposition à venir.

Vous pourriez vouloir examiner certaines parties des collections en lots, alors que d’autres parties exigeront un examen objet par objet. De nombreux projets d’examen des collections combinent les deux niveaux, selon les questions posées et les ressources disponibles.

Déterminez qui participera.

Il est souvent préférable de confier l’examen des collections à une équipe possédant un éventail de compétences et d’expertises et représentant toutes les collections, tous les domaines de spécialisation et toutes les perspectives du public.

Choisissez ou élaborez votre méthode.

En suivant une méthode définie pour l’examen des collections, vous aurez un processus décisionnel logique se fondant sur des critères clairement définis.

Plusieurs méthodes publiées pour l’examen des collections sont disponibles (p. ex. sur le site Web de Collections Trust). Ces documents pourraient vous servir de point de départ et guider votre plan d’examen si vous vous concentrez sur l’un ou l’autre de ces enjeux :

  • importance des collections;
  • gestion et soin des collections;
  • utilisation des collections et mobilisation.

Chaque méthode suit un processus similaire pour évaluer les collections en fonction d’une série de critères, et pour enregistrer les résultats sous forme de grille.

Créez votre plan d’examen des collections.

Le plan doit faire référence à vos objectifs et inclure ce qui suit :

  • description des collections qui font l’objet d’un examen;
  • questions auxquelles vous avez l’intention de répondre lors de l’examen;
  • méthode que vous utiliserez;
  • ressources requises pour effectuer l’examen;
  • calendrier de l’examen;
  • manière dont vous examinerez les résultats.

Consignation de l’information suite à un examen

Consignez l’information sur l’examen.

Consignez l’information suivante sur le processus d’examen des collections :

Information sur l’identification des objets

  • Les numéros des objets examinés (y compris les numéros temporaires) – Numéro d’objet.

Information sur l’examen des collections

  • Numéro de référence pour l’examen – Numéro de référence de l’examen des collections et, facultativement, titre de celui-ci – Titre de l’examen des collections.
  • Raison de l’examen – Raison de l’examen des collections (utilisez une liste d’autorité).
  • Type d’examen effectué – Type d’examen des collections (utilisez une liste d’autorité).
  • Méthode utilisée pour l’examen – Méthode d’examen des collections (utilisez une liste d’autorité).
  • Responsable de la gestion de l’examen – Gestionnaire de l’examen des collections (utilisez des règles d’inscription des noms propres).
  • Personne qui autorise l’examen – Autorisateur de l’examen des collections (utilisez des règles d’inscription des noms propres).
    • Date de l’autorisation – Date d’autorisation de l’examen des collections (utilisez un format normalisé).
  • Date du début de l’examen – Date du début de l’examen des collections (utilisez un format normalisé).
  • Date de fin de l’examen – Date de fin de l’examen des collections (utilisez un format normalisé).
  • Statut de l’examen – Statut de l’examen des collections (utilisez une liste d’autorité).
    • Date du statut de l’examen des collections (utilisez un format normalisé).
  • Toute autre information pertinente sur l’examen des collections – Note sur l’examen des collections (p. ex. budget du projet d’examen, renseignements généraux).

Selon la durée du processus, vous devrez peut-être mettre à jour l’information sur le statut du projet à des étapes clés de l’examen :

  • Nouveau statut – Statut de l’examen des collections (utilisez une liste d’autorité).
    • Date du nouveau statut – Date du statut de l’examen des collections (utilisez un format normalisé).

Consignez le résultat de l’examen de chaque objet.

En utilisant les critères de la méthode choisie, consignez le résultat de l’examen de chaque objet (ou lot d’objets) :

Information sur l’identification des objets

  • Objets auxquels se réfère le résultat – Numéro d’objet.

Information sur l’examen des collections d’objets

  • Numéro de référence de l’examen des collections Numéro de référence de l’examen – Numéro de référence de l’examen des collections.
  • Critère de l’examen des collections Critère de l’examen des collections (utiliser une liste d’autorité).
  • Évaluation des objets par rapport à ce critère – Résultat de l’examen des collections (utilisez une liste d’autorité).
    • Date du résultat – Date du résultat de l’examen des collections (utilisez un format normalisé).

Consignez l’information sur les nouvelles restrictions d’utilisation résultant de cet examen (p. ex. prêt interdit, accès réservé au personnel, ou accès interdit aux chercheurs externes) :

Information sur l’utilisation

  • Nature de la restriction – Restriction d’utilisation (utilisez une liste d’autorité).
    • Date à partir de laquelle la restriction s’applique Date de la restriction d’utilisation (utilisez un format normalisé).
    • Toute autre information concernant la restriction – Note sur la restriction de l’utilisation.

Analyse d’un examen et mesures

Analysez les résultats de l’examen.

En vous référant aux objets examinés et aux questions auxquelles vous vouliez répondre, passez en revue les données et faites des recommandations quant aux mesures à prendre, que ce soit pour un lot d’objets ou pour des objets individuels.

Pour chaque objet examiné, consignez l’information suivante :

Information sur l’identification des objets

  • Objets auxquels le résultat fait référence – Numéro d’objet.

Information sur l’examen des collections d’objets

  • Mesure recommandée – Mesure d’examen des collections (utilisez une liste d’autorité).

Suivez la procédure appropriée en fonction des mesures recommandées.

Les résultats de l’examen peuvent donner lieu à la recommandation de mesures pour les objets, par exemple :

  • Conversion d’un prêt en don, puis allez à la procédure Acquisition et enregistrement.
  • Réévaluation de l’objet, puis allez à la procédure Évaluation.
  • Nouvelle utilisation pour l’objet, ou nouvelles connaissances sur l’objet (p. ex. exposition ou recherche), puis allez à la procédure Utilisation des collections.
  • Ajout de nouvelles connaissances sur un objet, puis allez à la procédure Catalogage.
  • Retour d’un prêt, puis allez à la procédure Emprunt d’objets.
  • Aliénation conformément à votre politique, puis allez à la procédure Retrait d’inventaire et aliénation.

Notes d’orientation

Note 1 : Objectifs possibles pour un examen des collections

Les motifs d’un examen sont notamment les suivants :

  • Améliorer vos connaissances sur une partie de la collection.
  • Choisir des objets pour une nouvelle exposition ou une nouvelle présentation.
  • Comprendre l’importance des collections au niveau organisationnel, régional, national ou international.
  • Développer les compétences et l’expertise du personnel, des bénévoles ou des experts externes grâce à une meilleure compréhension des collections.
  • Comprendre les besoins de vos collections en matière d’entreposage et de soin.
  • Résoudre un problème lié à une approche traditionnellement non systématique pour la collection d’objets, qui a fait apparaître la nécessité de décider si certains objets doivent demeurer dans votre collection.
  • Maximiser les connaissances et l’expertise d’un membre du personnel, d’un bénévole ou d’un expert relativement aux collections.

Les avantages qui peuvent découler d’un examen sont notamment les suivants :

  • Identification des lacunes dans vos collections.
  • Meilleure promotion de vos collections à l’interne et à l’externe, ce qui mène à davantage de recherches mettant à profit vos collections et à une plus grande utilisation de celles-ci.
  • L’importance d’un objet se mesure au potentiel d’apprentissage qu’il offre, à la mobilisation des utilisateurs et à sa valeur de conservation.
  • Priorisation des soins pour certaines parties des collections.
  • Identification des objets qui pourraient faire partie d’une collection pouvant être manipulée.
  • Aliénation d’objets faisant partie de vos collections (p. ex. réutilisation dans les collections d’objets pouvant être manipulés, transfert à d’autres organisations, destruction ou vente).

Date: 2019

Publié par: Collections Trust et le Réseau canadien d’information sur le patrimoine