Revisión de la colección - Procedimiento sugerido

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Planificación de la revisión de colecciones

Establecer los objetivos del museo.

Un primer paso importante es establecer claramente las razones que justifican una revisión, y que estén alineadas con los objetivos estratégicos más amplios del museo. Ver en la Nota 1 algunos objetivos potenciales que podrían ser pertinentes para el museo.

Decidir qué colecciones revisar.

Hay ejemplos en los que se revisan y racionalizan colecciones completas de museos, pero es más común enfocarse en algunas áreas particulares de una colección, por ejemplo:

  • Por tema o ubicación.

  • Un tipo de colección que no se usa mucho.

  • El tema de una próxima exhibición.

Es posible que el museo opte por revisar algunas áreas a nivel de grupo y otras que requieran una revisión objeto por objeto. Muchos proyectos de revisión de colecciones combinan ambos enfoques dependiendo de las preguntas que se planteen y de los recursos disponibles.

Identificar a las personas involucradas en el proceso.

La revisión de colecciones se realiza mejor por equipos. Es mejor cuando están compuestos por personal de diversas especialidades y experiencia en diferentes colecciones, temas de especialización y perspectivas de los visitantes.

Elegir o desarrollar la metodología

Seguir una metodología definida para la revisión de colecciones le da al museo un proceso lógico para tomar decisiones sobre la base de criterios claramente establecidos.

Hay muchas metodologías publicadas y disponibles para realizar la revisión de colecciones (por ejemplo, en la página web de Collections Trust). Estas podrían darle al museo un punto de partida y servir de guía para su propio plan de revisión si se enfoca en alguno de estos asuntos:

  • Importancia de las colecciones.

  • Gestión y cuidado de las colecciones.

  • Uso e interacción de las colecciones.

Cada metodología sigue un proceso de evaluación de colecciones similar según una serie de criterios y registra los resultados en una matriz.

Crear el plan de revisión de colecciones.

El plan debe hacer referencia a los objetivos del museo e incluye:

  • Una descripción de las colecciones por revisar.

  • Las preguntas que se busca responder con la revisión.

  • La metodología que se usará.

  • Los recursos que se requieren para realizar la revisión.

  • El cronograma para la revisión.

  • Cómo se revisarán los resultados y conclusiones.

Registrar la revisión

Registre la información sobre la revisión.

Registre la siguiente información sobre el proceso de revisión de colecciones:

Información de identificación del objeto

  • Los números de los objetos por revisar (incluyendo números temporales) – Número de objeto.

Información sobre la revisión de colecciones

  • Un número de referencia para la revisión – Número de referencia de la revisión de colecciones y, opcionalmente, un título – Título de la revisión de colecciones.

  • La razón por la cual se realiza la revisión – Razón de la revisión de colecciones (usar lista predeterminada).

  • El tipo de revisión de colecciones que se lleva a cabo – Tipo de revisión de colecciones (usar lista predeterminada).

  • El método que se usa para la revisión – Método de revisión de colecciones (usar lista predeterminada).

  • La persona responsable de gestionar la revisión – Gestor de la revisión de colecciones (usar formato preestablecido para registrar el nombre).

  • El nombre de la persona que autoriza la revisión – Persona que autoriza la revisión de colecciones (usar formato preestablecido para registrar el nombre).

    • La fecha de autorización – Fecha de autorización de la revisión de colecciones (usar un formato preestablecido).

  • La fecha en la que comenzó la revisión – Fecha de inicio de la revisión de colecciones (usar un formato preestablecido).

  • La fecha en la que terminó la revisión – Fecha final de la revisión de colecciones (usar un formato preestablecido).

  • El estado de la revisión – Estado de la revisión de colecciones (usar lista predeterminada).

    • Fecha del estado de la revisión de colecciones (usar un formato preestablecido).

  • Información adicional relevante sobre la revisión de colecciones – Nota sobre la revisión de colecciones (por ejemplo, presupuestos para proyectos de revisión, información contextual).

Dependiendo de la duración del proceso, el museo tendría que actualizar el estado del proyecto cuando se alcancen logros importantes durante la revisión:

  • Estado nuevo – Estado de la revisión de colecciones (usar lista predeterminada).

    • La fecha del estado nuevo – Fecha del estado de la revisión de colecciones (usar un formato preestablecido).

Registrar los resultados de la revisión de cada objeto.

Usando los criterios de la metodología elegida por el museo, registre los resultados de la revisión de cada objeto (o conjunto de objetos):

Información de identificación del objeto

  • Los objetos a los que se hace referencia en los resultados – Número de objeto.

Información sobre la revisión de colecciones de objetos.

  • El número de referencia de la revisión – Número de referencia de la revisión de colecciones.

  • Los criterios para la realización de la revisión que se registra – Criterios para la revisión de colecciones (usar lista predeterminada).

  • La evaluación de los objetos que se consiguió a la luz de este criterio – Resultado de la revisión de colecciones (usar lista predeterminada).

    • La fecha del resultado – Fecha del resultado de la revisión de colecciones (usar un formato preestablecido).

Registre nuevas restricciones de uso que resulten de esta revisión (por ejemplo, no podrá prestarse, solo el personal tendrá acceso, acceso denegado para investigadores externos):

Información sobre el uso de objetos

  • La naturaleza de la restricción – Restricción de uso (usar lista predeterminada).

    • La fecha en la que se aplicó la restricción – Fecha de restricción de uso (usar un formato preestablecido).

    • Información adicional sobre la restricción – Nota de restricción de uso.

Analizar la revisión y las medidas

Analice los resultados de la revisión.

Consulte los objetos materia de la revisión y las preguntas que se buscaba responder, revise los datos y recomiende medidas, ya sea para un objeto individual o para un conjunto de objetos.

Para cada objeto revisado, registrar:

Información de identificación del objeto

  • Los objetos a los que se hace referencia en los resultados – Número de objeto.

Información sobre la revisión de colecciones de objetos.

  • La medida recomendada – Medidas tomadas a partir de la revisión de colecciones (usar lista predeterminada).

Realice los procedimientos adecuados sobre la base de las medidas recomendadas.

Como resultado de la revisión se podrían recomendar medidas para los objetos, por ejemplo:

  • Convertir un préstamo en una donación, luego ir a Adquisición y accesión.

  • Revalorizar el objeto, luego ir a Valorización.

  • Un nuevo uso del objeto, o conocimientos nuevos sobre el objeto (por ejemplo, exhibición o investigación), luego ir a Uso de colecciones.

  • Agregar conocimientos nuevos sobre un objeto, luego ir a Catalogación.

  • Devolver un préstamo, luego ir a Recepción de objetos en préstamo.

  • Descartar un objeto conforme a la política del museo, luego ir a Dar de baja a la colección y descartar.

Guía de orientación

Nota 1: Objetivos potenciales para la revisión de las colecciones

Las razones para la revisión incluyen:

  • Mejorar los conocimientos del museo sobre un área de la colección.

  • Elegir objetos para una exposición o exhibición nueva.

  • Comprender la relevancia de las colecciones a nivel organizacional, regional, nacional o internacional.

  • Desarrollar las habilidades y la experiencia del personal, voluntarios o expertos externos mediante una mejor comprensión de la colección.

  • Comprender las necesidades de almacenamiento y cuidado de la colección del museo.

  • Resolver un enfoque histórico y poco sistemático en la formación de la colección, que resulta en la necesidad de decidir si algunos objetos deberían permanecer en la colección del museo.

  • Maximizar el conocimiento y la experiencia sobre colecciones que tiene un miembro del personal, voluntario o experto.

Los beneficios resultantes de la revisión podrían incluir:

  • La identificación de vacíos en la colección del museo.

  • Mejorar la promoción de las colecciones interna y externamente, conllevando a una mayor investigación y mejoras en el uso de las colecciones.

  • La relevancia de un objeto se mide por su potencial de generar aprendizajes y por la interacción de los usuarios, así como por su valor curatorial.

  • Priorización del cuidado de algunas áreas de la colección.

  • Identificación de objetos que podrían formar parte de una colección de libre manipulación.

  • Descartar objetos de las colecciones (por ejemplo, al reusarlos como colecciones de libre manipulación, transferirlos a otras organizaciones, destruirlos o venderlos).