Actieve en preventieve conservering - Voorgestelde procedure

Nederlandse/Vlaamse vertaling

Door deze faciliteit te gebruiken, stemt u in met de bepalingen van de Spectrum-licentie.

Goedkeuring van conserveringswerk

Stel vast hoeveel werk er moet worden uitgevoerd.

Conserveringsspecialisten zijn vaak betrokken bij meerdere Spectrumprocedures. Als een conserveringsspecialist al eerder onderzoeken heeft verricht en behandelingsvoorstellen (op schrift) heeft gemaakt, dan kan die informatie de basis vormen voor afspraken over de vereiste werkzaamheden. Als dat niet het geval is, zal de conserveringsspecialist een conditiecontrole uitvoeren en een schriftelijk behandelingsvoorstel opmaken bij ontvangst van het object.

Bereik overeenstemming over het werk dat moet worden uitgevoerd.

De voorgestelde werkzaamheden van de conserveringsspecialist moeten schriftelijk worden overeengekomen. Dit kan redelijk eenduidig zijn als de objecten uw eigendom zijn en de conserveringsspecialist een medewerker van uw organisatie is. Als de objecten geen eigendom zijn van uw organisatie (bijv. als u conserveringswerk voorstelt aan een bruikleen voor een tentoonstelling), dient u hiervoor schriftelijke toestemming te krijgen van de betreffende eigenaren.

Als u een externe conserveringsspecialist inhuurt, moet er een overeenkomst worden opgesteld waarin het volgende is vastgelegd:

  • De beoordeling en aanbevelingen voortvloeiend uit de conditiecontrole.
  • Een gedetailleerd behandelplan.
  • De naam en bedrijfsgegevens van de (contractuele) conserveringsspecialist
  • De goedkeuring om het werk uit te voeren en de hiervoor verantwoordelijke persoon.
  • De algemene voorwaarden (bijv. de afspraken m.b.t. betaling).
  • Afspraken inzake transport, hantering, veiligheid, toegankelijkheid en verzekering, zowel in doorvoer als wanneer het object aan de (contractuele) conserveringsspecialist is toevertrouwd.

Leg deze informatie vast en noteer de Document – Locatie in de betreffende objectrecords, zodat dit later gemakkelijk kan worden teruggevonden.

Voorzie de conserveringsspecialist van informatie over elk object.

Verstrek de volgende informatie voor elk object waaraan de conserveringsspecialist werkt (voor zover de informatie beschikbaar en niet vertrouwelijk is) en voeg waar mogelijk afbeeldingen bij:

  • Objectnummer (of een volgnummer of bruikleennummer voor items die niet uw eigendom zijn).
  • Korte beschrijving.
  • Materiaal.
  • Standplaats (als de conserveringsspecialist het object op de betreffende locatie moet halen).
  • Materiaaltechnische beschrijving en conditierapportage.
  • Eerdere behandelgeschiedenis.
  • Aanbevolen behandeling of conserveringsvereisten op basis van de resultaten van conditierapportages of voorgenomen gebruik van het object.
  • Reden voor conservering.
  • De persoon die de aanvraag indient.
  • Aanvraagdatum.
  • Einddatum waarop de conservering voltooid moet zijn.
  • Veiligheids- en gezondheidsrisico’s verbonden met het object en een analyse daarvan.

Sla deze informatie op en noteer de Document – Locatie in de relevante objectrecords.

Leg informatie over het conserveringswerk vast voordat het wordt uitgevoerd.

De volgende informatie moet worden opgetekend:

Objectidentificatie of Inkomend object

  • Objectnummer of Inkomend object – Nummer van de objecten, of groepen objecten, waaraan wordt gewerkt.

Conservering en behandeling

  • Een referentienummer voor het werk – Conservering – Referentienummer (gebruik een standaardvorm).
  • De naam van de conserveringsspecialist (en contactgegevens als dit een extern persoon is):
    • Conserveringsspecialist (gebruik een standaardvorm voor namen).
    • Adres .
  • Uw autorisator – Conservering – Autorisator (gebruik een standaardvorm voor namen).
    • Conservering – Machtigingsdatum (gebruik een standaard datumnotatie).
  • Conservering – Methode (gebruik een standaardterm) die voor het werk wordt gebruikt.

Conserveringswerk uitvoeren

Verplaats de objecten.

Als een object binnen uw gebouwen verplaatst wordt (ook van een externe opslag naar een interne conserveringsruimte). Ga naar Standplaats en verplaatsing.

Als het object van uw gebouwen naar een externe conserveringsspecialist wordt verplaatst, gaat u naar Uitgaand object en vervolgens naar Standplaats en verplaatsing.

Voer de overeengekomen conserveringswerkzaamheden uit.

Conservering registreren en documenteren

Leg op het moment zelf (of zo snel mogelijk) details vast van de conserveringsopdracht en de werkzaamheden aan elk object.

Terwijl de werkzaamheden worden uitgevoerd, of kort daarna, moet de conserveringsspecialist de volgende informatie vastleggen:

Objectconservering en behandeling

  • Wanneer de werkzaamheden zijn uitgevoerd:
    • Conserveringsbehandeling – Begindatum (gebruik een standaard datumnotatie).
    • Conserveringsbehandeling – Einddatum (gebruik een standaard datumnotatie).
  • Het Rapport over de conserveringsbehandeling bevat:
    • Het type werk (bijvoorbeeld conserveringsbehandeling, preventieve conserveringsmaatregelen, conditierapport, bruikleenconditierapport).
    • De verrichte werkzaamheden (plaats, procedure, methode, gebruikte materialen, tijdsduur en resultaat).
    • Referentienummers van rapporten, foto’s, tekeningen, röntgenopnamen of andere soorten beeldmateriaal.
    • Nieuwe of herziene vereisten voor hanteren, verpakken, bewaren en tentoonstellen van de betreffende objecten.
    • Instructies voor verpakking en ondersteuning indien onderdeel van de opdracht.
    • Aanpassing van het behouds- en onderhoudsplan, indien van toepassing.
    • De rappeldatum voor vervolgwerkzaamheden of evaluatie, indien van toepassing (Terugroeping – Datum).
    • Details over nieuwe, gereconstrueerde of gereproduceerde onderdelen van een object.

Controleer of alle conserveringsdocumentatie is ontvangen en voeg alle relevante informatie toe aan het collectie-informatiesysteem.

Als u gebruik maakt van een externe conserveringsspecialist, dient u een kopie te ontvangen van alle informatie die tijdens het werk is vastgelegd. Leg deze informatie vast en noteer de Document – Locatie in de betreffende objectrecords, zodat dit later gemakkelijk kan worden teruggevonden.

Het kan zijn dat u belangrijke informatie (zoals bijzonderheden over risico’s of vereisten voor hantering) moet overbrengen naar de betreffende objectrecords, zodat deze informatie onmiddellijk beschikbaar is. Als het werk is uitgevoerd door een interne conserveringsspecialist, kan deze informatie rechtstreeks in uw collectiemanagementsysteem worden ingevoerd.

Controleer de objecten op de afgesproken rappeldata.

Om te controleren of de conserveringsbehandelingen op lange termijn effect hebben gesorteerd, dienen de objecten op de afgesproken rappeldatum te worden onderzocht en moet hun conditie worden vastgelegd.

Richtlijnen

Toelichting 1: Niveaus van documenteren

De omvang en de vorm van de conserveringsdocumentatie hangen af van het type conservering (actieve of preventieve) en het effect ervan op het betrokken object. Het detailniveau kan beïnvloed worden door bijzondere omstandigheden. Hiertoe behoren bereddering, kleinere ingrepen in noodgevallen, massa- of bulkbehandelingen, preventieve conserveringsmaatregelen en dagelijks onderhoud (bijv. stof verwijderen van objecten in een open presentatie). Zodra de omstandigheden het toelaten, moet de gedetailleerde documentatie van noodhandelingen worden aangevuld.

Toelichting 2: Bewijs vastleggen dat tijdens conservering verloren zou kunnen gaan

Wanneer conserveringsbehandelingen worden verricht waarvan bekend is dat ze bepaalde analytische technieken onmogelijk maken of potentiële informatie vernietigen, noteer dan deze gevolgen als onderdeel van het resultaat. Doe al het mogelijke om potentiële informatie te bewaren (bijv. het uitvoeren van testen vóór behandeling) en leg de verkregen gegevens vast. Ook warmtebehandeling van metalen en verwijdering van bodemresten van archeologische objecten horen tot dit soort behandelingen. Documenteer alle behandelingen nauwkeurig als toekomstig referentiemateriaal in verband met mogelijke gezondheids- of veiligheidseffecten en voor het geval dat gebruikte materialen gaan degraderen en verwijderd moeten worden.

Datum aangemaakt: 2020

Uitgever: Collections Trust, Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed en FARO