Cuidado y conservación de colecciones - Procedimiento sugerido

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Hacer acuerdos sobre los trabajos de conservación

Establecer el alcance del trabajo por realizar.

Con frecuencia, los conservadores están involucrados en el desarrollo de muchos otros procesos de Spectrum. Si un conservador ha realizado evaluaciones y brindado recomendaciones para tratamientos previamente, esto puede sentar las bases para llegar a un acuerdo sobre el trabajo que se realizará. Si este no es el caso, el conservador realizará la verificación de estado y las recomendaciones para el tratamiento tras recibir los objetos por primera vez.

Llegar a un acuerdo respecto al trabajo por realizar.

El trabajo propuesto por el conservador debe acordarse y constar por escrito. Esto podría ser un proceso bastante sencillo si los objetos le pertenecen al museo y si el conservador es un trabajador de planta. Si los objetos no le pertenecen al museo (por ejemplo, si propone que se realicen trabajos de conservación para objetos prestados que se usarán en una exposición), se debería obtener el acuerdo escrito de los propietarios relevantes para realizar el proceso de conservación.

Si el museo contrata a un conservador externo, necesitará un contrato formal que incluya:

  • La evaluación y las recomendaciones luego de realizar una verificación de estado.

  • Un cronograma de trabajo.

  • El nombre del conservador y los detalles comerciales.

  • La autorización para realizar el trabajo y la persona responsable.

  • Términos y condiciones (por ejemplo, calendario de pagos).

  • Cualquier planificación de transporte, manipulación, seguridad, seguro y acceso, durante el traslado y mientras que los objetos estén en poder del conservador.

Archive esto y anote la Ubicación del documento en los registros de objetos pertinentes para que cualquier funcionario del museo pueda encontrarlos en el futuro.

Brindar información sobre cada objeto al conservador.

Si estuviesen disponibles (y no fuesen confidenciales), brinde la siguiente información al conservador para cada objeto con el que trabajarán, idealmente también con imágenes:

  • Número de objeto (o un número de entrada o de préstamo para artículos que no le pertenecen al museo).

  • Descripción breve.

  • Materiales.

  • Ubicación (si el conservador debe retirar el objeto de allí).

  • Descripciones técnicas y evaluaciones de estado.

  • Historial de conservación anterior.

  • Requisitos de tratamiento o conservación recomendados resultantes de evaluaciones de estado y uso previsto.

  • Razón para la conservación.

  • Solicitante.

  • Fecha de la solicitud.

  • Fecha de finalización.

  • Cualquier peligro para la salud y la seguridad, y evaluaciones de riesgo.

Archive esto y anote la Ubicación del documento en los registros de objetos respectivos.

Registrar la información sobre el trabajo de conservación antes de que se lleve a cabo.

Esto debe incluir:

Información de identificación del objeto o Información de entrada de objetos

  • El Número del objeto o el Número de entrada del objeto, o conjuntos de objetos, sobre los que se está trabajando.

Información sobre la conservación y el tratamiento del objeto

  • Un número de referencia para el trabajo – Número de referencia de conservación (usar un formato preestablecido).

  • El nombre del conservador (y sus datos de contacto si no trabaja en el museo):

    • Conservador (usar formato preestablecido para registrar el nombre).

    • Dirección.

  • Persona autorizada del museo – Persona autorizada de la conservación (usar formato preestablecido para registrar el nombre).

    • Fecha de autorización de la conservación (usar un formato preestablecido).

  • Método de conservación (usar lista predeterminada) que se usará en el trabajo.

Realizar el trabajo de conservación

Mueva los objetos.

Si el objeto se moverá dentro de las instalaciones del museo (incluso si se mueven desde un almacén remoto hacia una instalación de conservación dentro del museo), ir a Ubicación y control del movimiento.

Si moverán el objeto fuera de las instalaciones para que le realicen un trabajo de conservación, ir a Salida de objetos y luego ir a Ubicación y control del movimiento.

Realice el trabajo de conservación acordado.

Registrar el trabajo de conservación

Registre los detalles del trabajo de conservación realizado en cada objeto en ese mismo momento, o tan pronto como sea posible.

El conservador debe registrar la siguiente información durante, o poco después de concluir, el trabajo de conservación:

Información sobre la conservación y el tratamiento del objeto

  • Cuándo se realizó el trabajo:

    • Fecha inicial del tratamiento (usar un formato preestablecido).

    • Fecha final del tratamiento (usar un formato preestablecido).

  • El Reporte del tratamiento debe contener:

    • El tipo de trabajo realizado (por ejemplo, tratamiento de conservación, medidas preventivas, reporte del estado, reporte del estado de préstamo).

    • Las acciones realizadas (ubicación, procedimiento, método, materiales usados, duración y resultado).

    • Los números de referencia de los reportes, fotografías, dibujos, radiografías u otros tipos de imagen.

    • Las recomendaciones de manipulación, embalaje, almacenamiento y exhibición nuevas o revisadas.

    • Las instrucciones de embalaje/soporte, si forman parte del trabajo.

    • Las actualizaciones del plan de cuidado y mantenimiento (si procede).

    • La fecha de devolución para cualquier trabajo de seguimiento o evaluación (si procede) (Fecha de la siguiente etapa).

    • Información sobre toda pieza nueva o réplica colocada en un objeto.

Agregue información relevante del registro de conservación al sistema de documentación del museo.

Si recurrió a un contratista externo, el museo deberá recibir una copia con toda la información registrada durante el trabajo. Archive esto y anote la Ubicación del documento en los registros de objetos pertinentes para que cualquier funcionario del museo pueda encontrarlos en el futuro.

Es posible que el museo necesite transferir información clave (como notas de peligro o recomendaciones de manipulación) a los respectivos registros de objeto para que cualquier miembro del personal los encuentre de forma inmediata. Si el trabajo lo realizó un conservador del museo, dicha información se puede ingresar directamente en el sistema de gestión de colecciones del museo.

Verifique los objetos en las fechas acordadas para la siguiente etapa.

Para verificar el éxito del tratamiento de conservación a largo plazo, los objetos deberían examinarse nuevamente en las fechas acordadas y registrar su estado.

Guía de orientación

Nota 1: Niveles de registro

La extensión y el formato de la documentación de conservación dependerá del tipo de evento o tratamiento de conservación y de los efectos que este tiene en el objeto en cuestión. Las circunstancias especiales podrían determinar el nivel de detalle de la información que deba registrarse. Esto incluye: recuperación ante desastres, tratamiento menor de conservación por emergencia, tratamiento para lotes o gruesos de objetos, medidas preventivas de conservación, actividades de limpieza (por ejemplo, por acumulación de polvo en objetos en exhibiciones abiertas). Completar los registros de emergencia cuando las condiciones lo permitan.

Nota 2: Registrar evidencias que podrían perderse durante el proceso de conservación

Si se realizan tratamientos de conservación que se sabe que invalidan técnicas analíticas o que podrían borrar información potencial, se debería anotar el efecto que esto tiene en el objeto como parte de los resultados. Se debe registrar todo procedimiento para preservar la información (por ejemplo, haciendo un muestreo antes del tratamiento). Estos incluyen el tratamiento térmico de metales y la remoción de tierra de objetos arqueológicos. Todos los tratamientos deberían registrarse de forma completa para tenerlos como referencia en el futuro, ya sea por motivos de salud y seguridad o en caso de que los materiales usados comiencen a degradarse y requieran removerse.