Katalogisering - Standarden

Svensk översättning

Genom att komma åt den här resursen godkänner du licensen för att använda Spectrum.

Museet ska ha en policy för katalogisering. Policyn kan antingen vara ett fristående dokument eller utgöra en del av museets övergripande samlingsförvaltningspolicy. Oavsett vilket behöver troligen följande frågor övervägas när policyn formuleras:

  • Hur förhåller sig museet till katalogisering av olika delar av samlingen, till exempel att vissa delar katalogiseras som enskilda objekt och andra enbart på gruppnivå?
  • Strävar museet efter att uppnå externa katalogiseringsstandarder, till exempel genom att använda gemensamma mallar, gemensamt fastställd klassificering eller terminologi inom vissa specialområden?
  • Vilken grundläggande kataloginformation utöver miniminivån för beståndsinventering bör finnas för olika delar av samlingen?
  • Om museets grundläggande nivå ännu inte uppnåtts, vilka prioriteringar behöver göras för att nå dit?
  • Hur säkerställer museet att namn, datum, platser och andra nyckelord registreras konsekvent?
  • Vilken kataloginformation ska finnas tillgänglig för användare och på vilket sätt?
  • Hur ska sekretessbelagd information, inklusive personuppgifter, skyddas?
  • Vilken tidsram gäller för att registrera grundläggande kataloginformation för nya accessioner?
  • Hur säkerställs att det finns hänvisningar i katalogposterna till ny information som kommer från andra processer?

Museet ska också ha en nedskriven process som beskriver de steg som ska följas vid katalogisering av objekt. Spectrums föreslagna arbetsrutin är en bra utgångspunkt. Oavsett hur museet väljer att göra, bör museets egen arbetsrutin för processen åtminstone uppnå följande miniminivå:

Miniminivå Varför är detta viktigt?
Det finns ett fungerande katalogiseringssystem där den information som krävs för att uppnå miniminivån i processen för Beståndsinventering kan registreras och utöver detta även uppfyller museets policy för katalogisering. Museet har ett grundläggande ramverk som viktig information kan bifogas till över tid och i linje med museets policy för katalogisering.
Katalogposterna är kopplade till de objekt de beskriver via unika nummer. Numren är på ett säkert sätt kopplade till själva objekten. Det går alltid att koppla objekt till informationen om dem i katalogposterna.
Katalogposterna korsrefererar till relevant information i museets system, oavsett om den finns på papper eller i digital form, eller på annan plats. All relevant information som behövs för att kunna förvalta och använda objekt, finns tillgänglig. Museet lägger inte tid på efterforskningar om ett objekt utan att känna till vad som gjorts tidigare.
Det går att hämta relevant kataloginformation för att uppfylla användarnas behov. Användarna kan på ett enkelt sätt få tillgång till information om samlingarna.Tid slösas inte bort på att gå igenom sökresultat där det mesta är sådant som inte efterfrågats.
Museet hämtar in relevant information som skapats vid andra processer, utan att det tar för lång tid. Katalogposterna är uppdaterade. Utställningstexter kan återanvändas för att förbättra databasen över samlingar som finns på webben.
Det finns en uppdaterad säkerhetskopia av museets katalogposter. Det finns ingen risk att museet förlorar många års arbete vid brand eller annan katastrof.

Skapelsedatum: 2019

Utgivare: Collections Trust och Riksantikvarieämbetet