Katalogisering - Standarden

Norsk oversettelse

Ved å klikke på denne lenken aksepterer du vilkårene i Spectrumlisensen.

Museet skal ha en policy for katalogisering. Dette kan enten være ett enkelt dokument eller del av en større policy for hele samlingsforvaltningen. Policyen bør uansett svare på følgende spørsmål:

  • Hvordan skal museet forholde seg til katalogisering av forskjellige deler av samlingen? Kanskje skal noen deler katalogiseres som enkeltobjekter mens andre bare katalogiseres som grupper?
  • Ønsker museet å møte eksterne katalogiseringsstandarder, for eksempel ved å bruke felles maler, klassifiseringssystemer eller terminologi innen visse spesialområder?
  • Hva skal den grunnleggende kataloginformasjonen for de forskjellige delene av samlingen bestå av utover minstekravene for inventarkontrollen?
  • Hvis museet ikke allerede møter det grunnleggende krav til informasjon, hvilke prioriteringer må gjøres for å komme dit?
  • Hvordan skal museet sikre at navn, datoer, steder og annen nøkkelinformasjon blir registrert på en konsistent måte?
  • Hvilken kataloginformasjon skal være tilgjengelig for museets brukere, og på hvilken måte?
  • Hvordan skal museet beskytte konfidensiell informasjon, inkludert personinformasjon?
  • Hva er museets tidsramme for å registrere grunnleggende kataloginformasjonen om nye ervervelser?
  • Hvordan skal museet sikre at katalogpostene oppdateres med henvisning til ny informasjon som kommer fra andre prosedyrer?

Museet skal også ha en skriftlig prosedyre som bskriver trinnene som skal følges ved katalogisering. Spectrums foreslåtte prosedyre er et godt utgangspunkt. Men uansett hvordan det gjøres, skal museets prosedyre oppfylle følgende minstekrav:

Minstekrav Hvorfor er dette viktig?
Museet har et katalogiseringssystem der informasjon som er nødvendig for å møte minstekravene i Inventarkontroll-prosedyren kan lagres. Systemet støtter i tillegg museets policy for katalogisering. Museet har et grunnleggende rammeverk der viktig informasjon kan tilføyes over tid og som oppfyller policyen for katalogisering.
Katalogposter er knyttet til objektene de beskriver via et unikt nummer som er sikkert knyttet til selve objektene. Man skal alltid kunne knytte objektene til informasjonen om dem i katalogsystemet.
Katalogposter kryssrefererer til relevant informasjon i museets dokumentasjonssystem, enten det er på papir eller digitalt. All relevant informasjon om et objekt er tilgjengelig og kan benyttes i forvaltningen og bruken av objektet. Museet bruker ikke tid på å undersøke et objekt uten å vite om tidligere arbeid som er utført.
Museet kan hente frem kataloginformasjon og imøtekomme behovene til brukerne. Brukerne kan på en enkel måte få tilgang til informasjon om samlingene.Man kaster ikke bort tid på å gå gjennom irrelevante søkeresultater.
Museet henter inn relevant informasjon fra andre prosedyrer innen rimelig tid. Katalogpostene er oppdaterte. Utstillingstekster kan gjenbrukes for å forbedre samlingsdatabasen på nettet.
Museet har en oppdatert sikkerhetskopi av katalogpostene. Museet risikerer ikke å miste flere års arbeid hvis det skulle brenne eller en annen katastrofe skulle inntreffe.