Registratie en documentatie - De Spectrumstandaard

Nederlandse/Vlaamse vertaling

Door deze faciliteit te gebruiken, stemt u in met de bepalingen van de Spectrum-licentie.

Uw organisatie moet een duidelijk beleid voeren inzake het registreren en documenteren van objecten. Deze beleidsregels kunnen in een afzonderlijk document staan of deel uitmaken van een breder beleid ten aanzien van collectiebeheer. Uw beleid moet rekening houden met de volgende vragen:

  • Wat is de brede aanpak van uw organisatie inzake het registreren en documenteren van verschillende delen van uw collectie (bijv. bepaalde delen worden geregistreerd als afzonderlijke objecten en andere delen worden alleen op groepsniveau geregistreerd)?
  • Hebt u als doel om te voldoen aan externe registratienormen (bijv. het gebruik van bepaalde sjablonen, classificaties of thesauri die gangbaar zijn in het betreffende vakgebied)?
  • Wat dient er, afgezien van de minimale gegevens, in de basisinformatie te staan voor verschillende delen van uw collectie?
  • Als u nog niet aan de basisinformatie voldoet, waar liggen dan uw prioriteiten om dit te bewerkstelligen?
  • Hoe garandeert u dat namen, data, plaatsen en andere trefwoorden consequent worden vastgelegd?
  • Welke objectinformatie maakt u beschikbaar voor uw gebruikers, en hoe?
  • Hoe beveiligt u vertrouwelijke informatie zoals persoonsgegevens?
  • Wat is uw streeftijd voor het maken van de records met basisinformatie voor nieuwe aanwinsten?
  • Hoe zorgt u ervoor dat in een record in uw collectie-informatiesysteem verwezen wordt naar nieuwe informatie die voortvloeit uit andere procedures?

U dient ook over een schriftelijke procedure te beschikken met daarin de te volgen stappen voor het registreren en documenteren van objecten. Deze Spectrumprocedure is een bruikbaar vertrekpunt om uw eigen procedure te ontwikkelen. De door uw organisatie gebruikte procedure dient in elk geval aan de volgende eisen te voldoen:

Minimumstandaard Waarom is dit belangrijk?
U beschikt over een collectie-informatiesysteem waarmee u de (conform de Inventaris-procedure) minimaal benodigde informatie vastlegt en dat bovendien voldoet aan uw registratie- en documentatiebeleid. Dit biedt u een structuur waarin u telkens meer belangrijke informatie kunt toevoegen conform uw registratie- en documentatiebeleid.
Objectrecords zijn door een uniek identificatienummer gekoppeld aan de objecten die ze beschrijven. Bovendien is dat nummer duurzaam aan of op het object aangebracht. U kunt te allen tijde objecten koppelen aan de informatie in het collectie-informatiesysteem.
Objectrecords bevatten kruisverwijzingen naar relevante informatie die in uw systeem wordt bewaard (op papier of digitaal) of elders beschikbaar is. Alle relevante informatie over een object is beschikbaar, zodat u het kunt beheren en gebruiken. U spendeert geen tijd meer aan onderzoek van een object terwijl dat werk al gedaan is.
Uw systeem kan objectinformatie op betrouwbare wijze vinden en daarmee voldoen aan de behoeften van gebruikers. Gebruikers kunnen eenvoudig toegang krijgen tot informatie over uw collecties.U verspilt geen tijd met het doorpluizen van zoekresultaten die niet bieden wat u wilt.
Er wordt tijdig relevante informatie vastgelegd die voortkomt uit andere procedures. Uw collectie-informatiesysteem is up-to-date. Begeleidende teksten van een tentoonstelling kunnen worden hergebruikt om uw online collectiedatabase te verbeteren.
U beschikt over up-to-date back-up van uw objectrecords. U riskeert niet dat vele jaren werk verloren gaat als er brand uitbreekt of een andere ramp zich voordoet.

Datum aangemaakt: 2020

Uitgever: Collections Trust, Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed en FARO