Catalogage - La norme Spectrum

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Vous devez disposer d’une politique sur le catalogage. Il peut s’agir d’un document autonome ou d’une partie d’une politique de gestion des collections globale. D’une manière ou d’une autre, en établissant votre politique, vous devrez considérer les questions suivantes :

  • En quoi consiste votre approche générale lorsque vous devez cataloguer différentes parties de votre collection (p. ex., certaines parties sont-elles cataloguées comme objets individuels et d’autres, en lot uniquement)?
  • Visez-vous à respecter certaines normes de catalogage externe (p. ex., utilisation de modèles, classifications ou terminologies spécialisés)?
  • Outre le minimum exigé par l’inventaire, que doit-on trouver dans un enregistrement « de base » pour les différentes parties de votre collection?
  • Si vous n’avez pas encore satisfait à vos normes « de base », quelles sont vos priorités pour y parvenir?
  • Comment allez-vous vous assurer que les noms, les dates, les emplacements et autres mots clés sont consignés de façon cohérente?
  • Quelle information du catalogue allez-vous mettre à la disposition de vos utilisateurs, et comment allez-vous le faire?
  • Comment entendez-vous protéger l’information confidentielle, y compris les renseignements personnels?
  • Pour les nouvelles acquisitions, quel est votre délai prévu pour créer l’enregistrement « de base » convenu?
  • Comment allez-vous vous assurer que toute nouvelle information découlant d’autres procédures est ajoutée dans les enregistrements?

Vous devez également disposer d’une procédure écrite qui explique les étapes à suivre lorsque votre musée catalogue des objets. La procédure Spectrum proposée représente un point de départ utile, mais, peu importe votre façon de procéder, votre propre procédure doit respecter les exigences minimales suivantes :

Exigence minimale Pourquoi c’est important
Vous disposez d’un système de catalogage qui vous permet de consigner l’information minimale nécessaire à la procédure d’inventaire et, en plus, qui appuie votre politique de catalogage. Vous disposez d’un cadre de base auquel vous pouvez ajouter de l’information de plus grande importance au fil du temps, conformément à votre politique en matière de catalogage.
Les enregistrements sont liés aux objets qu’ils décrivent au moyen de numéros d’acquisition uniques, solidement attachés ou marqués sur les articles proprement dits. Vous pouvez toujours établir le lien entre les objets et l’information de leurs enregistrements.
Les enregistrements renvoient à l‘information pertinente dans votre système (sur support papier ou numérique) ou ailleurs. Toute l’information pertinente sur un objet est accessible aux fins de gestion et d’utilisation.Vous ne perdez pas votre temps à faire des recherches sur un objet sans savoir ce qui a été fait auparavant.
Votre système peut récupérer en toute confiance l’information pertinente du catalogue afin de répondre aux besoins des utilisateurs. Vos utilisateurs peuvent facilement accéder à l’information sur vos collections.Vous ne perdez pas votre temps à parcourir des résultats de recherche qui ne correspondent pas à ce que vous voulez.
Vous saisissez rapidement l’information pertinente découlant d’autres procédures. Vos enregistrements sont à jour.Vous pouvez réutiliser le texte de l’exposition pour améliorer la base de données de vos collections en ligne.
Vous conservez une copie de sauvegarde à jour de vos enregistrements. Vous ne risquez pas de perdre de nombreuses années de travail advenant un incendie ou une autre catastrophe.

Date: 2019

Publié par: Collections Trust et le Réseau canadien d’information sur le patrimoine