Catalogación - El estándar Spectrum

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Debe existir una política de catalogación. Esta puede estar en un documento independiente o ser parte de una política de gestión de colecciones más amplia. En cualquier caso, cuando opte por una política, es muy probable que deba considerar estas preguntas:

  • ¿Cuál es el enfoque general del museo para catalogar las diferentes partes de su colección (por ejemplo, algunas piezas se podrían catalogar como objetos individuales y otras como conjuntos de objetos)?

  • ¿Se intenta cumplir con alguno de los estándares externos de catalogación (por ejemplo, usar plantillas, clasificaciones o terminología acordada dentro de una especialidad temática)?

  • Aparte, más allá del nivel mínimo de inventariado, ¿qué se debería considerar en un registro de catalogación «esencial» para diferentes piezas de su colección?

  • Si aún no ha cumplido con los estándares «principales», ¿cuáles son sus prioridades para hacerlo?

  • ¿Cómo se asegurará que los nombres, fechas, lugares y otras palabras clave estén registradas de forma consistente?

  • ¿Qué información del catálogo estará disponible para los usuarios y cómo planea hacerlo?

  • ¿Cómo protegerá la información confidencial, incluyendo los datos personales?

  • Para accesiones nuevas, ¿cuál es el plazo del museo para crear el registro de catalogación «principal» acordado?

  • ¿Cómo se asegurará de que la información nueva que se generó de los otros procedimientos se vea referenciada en los registros de catalogación?

También se debe tener un procedimiento escrito que explique los pasos a seguir para la catalogación de objetos. El proceso sugerido por Spectrum es un punto de partida útil; sin embargo, independientemente de cómo lo implementen, los procesos propios del museo deberán cumplir con los siguientes requisitos mínimos:

Requisito mínimo Por qué esto es importante
El museo dispone de un sistema de catalogación que le permite registrar la información mínima necesaria para el proceso de inventario y que, a su vez, es compatible con su política de catalogación. Tiene un marco de trabajo básico donde puede, a lo largo del tiempo, agregar más información importante de acuerdo con su política de catalogación.
Los registros de catalogación están vinculados a los objetos cuya información contienen mediante números de accesión que se asocian de forma segura a estos. Siempre puede vincular objetos a la información de sus registros de catalogación.
Los registros de catalogación están referenciados de manera cruzada a otra información relevante en los sistemas del museo (ya sean que estén registrados en papel o digitalmente) o disponible en otro lugar. Toda la información relevante sobre un objeto está disponible para gestionarla y usarla. No se investigará un objeto sin revisar trabajos previos sobre este.
El sistema del museo permite recuperar información de catalogación relevante de forma confiable que cumpla con lo que los usuarios necesiten. Los usuarios pueden acceder a la información sobre las colecciones con facilidad.No se pierde tiempo revisando resultados de búsqueda que no contienen lo que se buscaba.
Se obtiene información relevante que ha sido generada por otros procedimientos de manera oportuna. Los registros de catalogación están actualizados. Puede reutilizar textos de exposiciones para mejorar su base de datos de colecciones en línea.
Se puede guardar una copia de respaldo actualizada de los registros de catalogación. No se arriesga a perder muchos años de trabajo en caso ocurra un incendio u otro desastre.