Registratie en documentatie - Reikwijdte

Nederlandse/Vlaamse vertaling

Door deze faciliteit te gebruiken, stemt u in met de bepalingen van de Spectrum-licentie.

De meeste organisaties leggen gegevens over elk object of groep objecten gestructureerd vast (digitaal of op kaarten). Dergelijke records bieden een beknopt overzicht van belangrijke gegevens en kunnen geïndexeerd worden, zodat u benodigde informatie snel kunt vinden. Objectrecords moeten ook kruisverwijzingen bevatten naar andere relevante informatie die u bewaart (bijv. in een ander deel van uw digitale systeem of in een archiefkast met mappen over de objectgeschiedenis) of die elders is gepubliceerd.

Objectrecords bevatten meer informatie dan de minimale gegevens (waarbij alleen wordt aangegeven dat een object bestaat en waar het zich bevindt). Als u voldoet aan de vereisten uit de procedure Inventaris, zijn de nummers en standplaatsen van alle objecten in uw collectie bekend maar kunnen de namen zeer algemeen zijn (bijv. pot, ansichtkaart, lade met vlinders). Records met de minimale gegevens geven geen informatie over welke potten Romeins zijn, welke ansichtkaarten een stad in de jaren 1920 afbeelden of welke vlinders verzameld zijn door een vermaarde Victoriaanse natuurvorser.

Door te registreren en documenteren kunt u zoveel (of weinig) extra informatie vastleggen als u nodig acht. U kunt de kennis die uw teamleden al in hun hoofd hebben alsmede nieuwe feiten die aan het licht komen schriftelijk vastleggen. Geen enkele organisatie is ooit klaar met registratie en documentatie, omdat er nog altijd wel wat te leren valt.

Het kan zijn dat u waardevolle objecten moet registreren volgens een door uw verzekeraar opgelegde standaard. De Object ID-norm, die onder meer foto’s van het object vereist, wordt internationaal gebruikt om gestolen items te kunnen achterhalen.

Als u eenmaal voldoet aan de minimumvereisten uit de procedure Inventaris, hoeft u minder na te denken over het wegwerken van achterstanden en kunt u zich gaan bezighouden met het vastleggen van informatie uit collectieonderzoek en andere projecten. Zie Documentatieplanning voor meer informatie over het in behapbare delen opsplitsen van registratiewerkzaamheden.

Dit is een primaire Spectrumprocedure. Nederlandse en Vlaamse musea die willen voldoen aan de eisen van respectievelijk het Nederlands Museumregister en het kwaliteitslabel wordt aangeraden Spectrum als leidraad te gebruiken voor het implementeren van deze primaire procedures.

Houd er rekening mee dat Spectrum geen specifiek niveau voor het catalogiseren aangeeft, afgezien van de minimumstandaard uit de procedure Inventaris. U wordt daarentegen wel gevraagd om na te denken over de basisinformatie die u nodig hebt en hoe u dit kunt bereiken.

Datum aangemaakt: 2020

Uitgever: Collections Trust, Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed en FARO