Catalogage - Portée

Les musées, pour la plupart, créent un certain type d’enregistrement de catalogue structuré pour chaque objet ou lot d’objets, soit sur ordinateur, soit sur fiches. Ces enregistrements fournissent un aperçu des principaux faits, sans compter qu’ils peuvent être indexés pour vous aider à retrouver l’information lorsque vous en avez besoin. Les enregistrements de catalogue doivent également recouper d’autre information pertinente consignée au dossier (p. ex., dans une autre partie de votre système informatisé ou dans un classeur de dossiers sur l’historique des objets) ou publiés ailleurs.

Les enregistrements de catalogue représentent plus que le minimum d’un inventaire qui vous indique qu’un objet existe et où il se trouve. Si vous avez satisfait aux exigences Inventaire vous êtes au fait du nombre et de l’emplacement de tout ce qui se trouve dans votre collection, mais les noms peuvent se révéler très généraux (p. ex., pot, carte postale, tiroir de papillons). Les enregistrements d’inventaire ne peuvent vous indiquer quels pots sont d’origine romaine, quelles cartes postales montrent votre ville dans les années 1920 ni quels papillons ont été recueillis par un naturaliste victorien de renom.

Le catalogage permet d’étoffer ces éléments réduits à leur plus simple expression avec autant ou aussi peu d’information supplémentaire que vous en avez besoin. Il expose par écrit les connaissances que votre équipe possède déjà, et vous fournit un endroit où noter de nouveaux faits au fur et à mesure qu’ils sont mis en lumière. Aucun musée ne peut prétendre avoir terminé le catalogage, car il y a toujours plus à apprendre.

Vous pourriez devoir cataloguer des objets de grande valeur selon une norme indiquée par vos assureurs. La norme Object ID, qui exige aussi des photographies, est utilisée à l’échelle internationale pour aider à retrouver des objets volés.

Une fois que vous avez satisfait aux exigences Inventaire pensez moins à « régler l’arriéré » et davantage à la façon dont vous pouvez acquérir des connaissances par l’entremise de projets de recherche sur les expositions et d’autres projets. Voir Planification de la documentation pour obtenir des conseils sur la façon de diviser le catalogage en éléments gérables.

Il s’agit d’une procédure primaire Spectrum.

Il est à noter que la norme Spectrum ne précise aucun niveau particulier de catalogage au-delà du minimum requis pour répondre à la norme d’ Inventaire standard. Elle exige toutefois que vous réfléchissiez à l’information principale dont vous avez besoin et à la façon dont vous allez procéder pour l’obtenir.