Catalogación - Alcance

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La mayoría de los museos crean algún tipo de registro de catalogación estructurado para cada objeto, o conjunto de objetos, ya sea en computadora o fichas. Estos registros ofrecen un resumen rápido de los hechos clave y se pueden indexar para que se pueda encontrar información cuando se necesite. Los registros de catalogación también deberían hacer una referencia cruzada a otra información relevante guardada en archivos (por ejemplo, en otra parte de su sistema digital o en un archivador con archivos de historial de los objetos) o publicada en otro lugar.

Los registros de catalogación contienen más información que la mínima registrada en el inventario, que indica que un objeto existe y dónde está. Si se ha cumplido con los Requisitos de inventario, el museo sabe cuántos objetos existen en su colección y dónde están. Sin embargo, los nombres podrían ser muy generales (por ejemplo, vasija, postal, gaveta con mariposas). Los registros de inventario no pueden indicar qué vasijas son romanas, qué postales muestran la ciudad en la década de 1920 o qué mariposas fueron atrapadas por un naturalista victoriano.

La catalogación complementa la información esencial con la información adicional (mucha o poca) que sea necesaria. Esta plasma por escrito el conocimiento que tienen los miembros del equipo del museo y les brinda un lugar para almacenar nuevos datos a medida que se descubren. Ningún museo ha terminado el proceso de catalogación, ya que siempre hay mucho por aprender.

Es posible que, cuando se trate de objetos de alto valor, el museo tenga que seguir el estándar especificado por la empresa aseguradora. El estándar Object ID, que también requiere fotografías, se usa internacionalmente con la finalidad de poder recuperar objetos robados.

Una vez que haya cumplido con los Requisitos mínimos de inventariado, podrá preocuparse menos por «abordar el trabajo pendiente» y pensar en los métodos para registrar la información y el conocimiento que desarrollará a través de exposiciones, investigaciones y otros proyectos. Vea la Planificación de la documentación para obtener recomendaciones sobre cómo organizar el catálogo en secciones manejables.

Este es un proceso primario de Spectrum.

Tenga en cuenta que Spectrum no especifica ningún nivel particular de catalogación más allá del mínimo necesario para cumplir con el Estándar de inventario. Sin embargo, se le propone que piense en la información de catalogación «principal» que necesitará y en cómo la conseguirá.