Audit - La norme Spectrum

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Vous devez disposer d’une politique sur les audits. Il peut s’agir d’un document autonome ou d’une partie d’une politique de gestion des collections globale. D’une manière ou d’une autre, en établissant votre politique, vous devrez considérer les questions suivantes :

  • Comment allez-vous vous y prendre pour que vos enregistrements soient aussi inviolables que possible?
  • À quelle fréquence allez-vous procéder à des vérifications systématiques de diverses parties de votre collection et de vos systèmes d’information?
  • Quels seront les objectifs et la portée de ces vérifications?
  • Existe-t-il des parties de vos collections ou de vos systèmes qui doivent faire l’objet de vérifications plus fréquentes ou rigoureuses?
  • Quelles méthodes d’échantillonnage allez-vous utiliser?
  • Dans quelles circonstances procéderez-vous à des vérifications supplémentaires (p. ex. vol soupçonné ou retour d’objets en réserve à la suite d’une exposition importante)?
  • Qui effectuera les vérifications, et de quelle façon?
  • Qui sera responsable de la validation des résultats de la vérification et d’autoriser toute mesure de redressement nécessaire?

Vous devez également disposer d’une procédure écrite qui explique les étapes à suivre lorsque votre musée gère et documente les audits. La procédure Spectrum proposée représente un point de départ utile, mais, peu importe votre façon de procéder, votre propre procédure doit respecter les exigences minimales suivantes :

Exigence minimale Pourquoi c’est important
Vous effectuez et documentez des vérifications régulières de l’information sur vos collections. Vous avez totalement confiance en vos systèmes et vos procédures de gestion des collections.Une personne malhonnête dans votre institution ne peut facilement supprimer ou falsifier les enregistrements des objets.
Vous effectuez et documentez des vérifications régulières sur l’emplacement des objets qui vous ont été confiés. Vous avez l’assurance que votre information d’inventaire de base est à jour et exacte.Vous pouvez physiquement vérifier si vos objets sont tous là où ils devraient être.
Les audits à des fins de sécurité et de reddition de comptes sont fondés sur des dossiers inviolables et les personnes qui les réalisent n’approuvent pas leur propre travail. Les listes d’objet produites aux fins des vérifications ne peuvent être modifiées par quelqu’un qui tenterait de brouiller ses pistes.Il n’y a pas de conflit d’intérêts lors de la réalisation des vérifications.
Conformément à votre politique, les résultats des vérifications sont rapidement rapportés, et des mesures correctives sont prises promptement, le cas échéant. Votre conseil d’administration et vos gestionnaires peuvent intervenir si des problèmes sont observés dans le cadre des vérifications.Vos procédures et la qualité de l’information sur vos collections peuvent être améliorées.

Date: 2019

Publié par: Collections Trust et le Réseau canadien d’information sur le patrimoine