Granskning - Förslag på arbetsrutin

Svensk översättning

Genom att komma åt den här resursen godkänner du licensen för att använda Spectrum.

Ange granskningens omfattning

Kom överens om målet med och omfattningen av granskningen och gör en skriftlig sammanfattning.

Identifiera vilka delar av samlingarna eller informationssystemen som ska omfattas av granskningen, baserat på museets policy för granskning. Se Kommentar 1 för vägledning kring relevanta faktorer.

Det räcker ofta med att granska ett urval objekt eller informationsposter. Om det görs ett urval, säkerställ att det utgör en korrekt representation, till exempel genom att slumpmässigt välja ut objektnummer. Det är nödvändigt att då och då granska en hel samling över en tidsperiod, för att säkerställa att all information som rör ett visst ämne är korrekt och uppdaterad. Då finns möjlighet att kombinera denna process med andra Spectrumprocesser, som:

  • Beståndsinventering
  • Samlingsöversyn
  • Tillståndskontroll och teknisk bedömning
  • Reproduktion

Arkivera ett exemplar av sammanfattningen av granskningen och registrera Placering av dokument så att den kan hittas i framtiden.

Granskning av objekt

Avgör vilka objekt som ska granskas och gör en lista över dem utifrån den grundläggande inventeringsinformationen.

Beroende på granskningens mål och omfattning kan det gälla specifika individuella objekt, ett godtyckligt eller representativt urval, eller hela innehållet i ett förvaringsutrymme, till exempel en låda. Vid de två första kategorierna fungerar det att använda inventeringsinformationen. I det tredje fallet ska innehållet i ett helt förvaringsutrymme stämma överens med det som finns registrerat i inventeringsinformationen för den platsen.

Skapa en lista över de objekt som ska granskas genom att använda den grundläggande inventeringsinformationen. Som beskrivits i processen för Beståndsinventering kan denna information finnas på flera olika ställen.

Verifiera att objekt finns på plats fysiskt och hur korrekt den tillhörande inventeringsinformationen är.

Verifiera följande information med hjälp av listan som sammanställts från inventeringsinformationen:

  • Att objektet finns på plats.
  • Att objektet är märkt med rätt nummer.
  • Att beskrivningen av objektet i inventeringsinformationen och i annan dokumentation är korrekt.
  • Att placeringsinformationen är korrekt.

Registrera information om granskningsprocessen.

Registrera följande information om själva processen:

Information om identifiering av objekt

  • Objektnummer, för objekt som tillhör museet.

Information om inkommande objekt

  • Ankomstnummer, för de objekt som inte tillhör museet.

Information om granskning

  • Identifikation för granskningen – Granskning – referensnummer.
  • Granskningstyp – Typ av granskning (använd en standardterminologikälla).
  • Hur granskningen ska genomföras – Granskning – metod (använd en standardterminologikälla).
  • Vem som godkänt granskningen – Granskning godkänd av (använd standardformat för namn).
    • Datum för godkännandet – Granskning – datum för godkännande (använd ett standardformat).
  • Namn och om det är relevant, kontaktinformation för den som utför granskningen:
    • Granskat av (använd standardformat för namn).
    • Adress.

Registrera resultatet för varje objekt eller objektgrupp som ingår i granskningen.

Registrera följande för varje objekt eller objektgrupp:

Information om identifiering av objekt

  • Objektnummer, för objekt som tillhör museet.

Information om inkommande objekt

  • Ankomstnummer, för de objekt som inte tillhör museet.

Information om granskning

  • Identifikation för granskningen – Granskning – referensnummer.

Information om granskning av objekt

  • Granskning av objekt – resultat (använd en standardterminologikälla).
  • Datum när resultatet kontrollerades – Granskning av objekt – datum (använd ett standardformat).
  • Alla avvikelser, inklusive fel som gäller identifikationsnummer – Granskning av objekt – kommentar.
  • Om detta kommer att bli en regelbunden granskning i framtiden om detta inte redan finns registrerat – Granskning av objekt – kategori (använd en standardterminologikälla).

Granska information om objekt

Kontrollera att den information som ska granskas finns och är korrekt.

På samma sätt som för granskning av fysiska objekt kan en granskning av ett slumpmässigt urval informationsposter göras för att kontrollera hur komplett och korrekt museets information är. Alternativt, och beroende på målet med och omfattningen av granskningen, kan museet vilja kontrollera att all information för en viss grupp av objekt uppfyller kraven. Se Kommentar 2 för några av anledningarna till att informationen om samlingarna kan behöva granskas.

Oavsett varför, skapa en lista över de informationsposter som ska granskas och verifiera följande vid genomgång av den:

  • Om informationen som ska kontrolleras finns eller inte.
  • Om den finns, uppfyller den kraven till exempel att namn och datum är registrerade på ett konsekvent sätt?

I digitala system kan registerposter som ska granskas behöva låsas tills granskningen är klar.

Registrera information om granskningsprocessen.

Registrera samma information om själva processen som ovan för objektgranskning.

Registrera resultatet för varje objektpost som ingår i granskningen.

Dokumentera följande information för varje objektpost som ingår i granskningen:

Information om identifiering av objekt

  • Objektnummer, för objekt som tillhör museet.

Information om inkommande objekt

  • Ankomstnummer, för de objekt som inte tillhör museet.

Information om granskning

  • Identifikation för granskningen – Granskning – referensnummer.
  • Om specifika informationsenheter i en objektpost granskas – Granskning av objekt – informationsenhet (använd de termer, till exempel namn på fält i registret, som används i museets system).
  • Granskning av objekt – resultat (använd en standardterminologikälla).
  • Datum när resultatet kontrollerades – Granskning av objekt – datum (använd ett standardformat).
  • Alla avvikelser, inklusive fel som gäller identifikationsnummer – Granskning av objekt – kommentar.
  • Om detta kommer att bli en regelbunden granskning i framtiden om detta inte redan finns registrerat – Granskning av objekt – kategori (använd en standardterminologikälla).

Åtgärder efter granskning

Rapportera resultatet av granskningen enligt museets policy.

Detta kan innebära att en sammanställning av upptäckterna vid granskning görs och skickas till närmaste chef eller museets organisation. Arkivera ett exemplar av denna och registrera Placering av dokument så att den kan hittas i framtiden.

Kom överens om de åtgärder som behöver utföras.

Om granskningen har visat på problem bör rapporten som sammanfattar upptäckterna leda till åtgärder som rättar till dem. Detta bör beskrivas i en skriftlig åtgärdsplan. Arkivera ett exemplar av denna och registrera Placering av dokument så att den kan hittas i framtiden.

Gå till lämplig process för fortsatta åtgärder.

De åtgärder som behöver göras efter en granskning kan involvera en eller flera andra Spectrumprocesser.

Granska och ändra det som eventuellt inte fungerar i museets processer.

Om granskningen visar på en brist i en process, till exempel otillräcklig kontroll av förflyttningar av objekt, vilket leder till att objekt tappas bort, är det viktigt att processen granskas, revideras och ändras om det behövs. Då är det bra att åter granska de objekt som påverkats för att försäkra att processen fungerar som den ska.

Rådgivning

Kommentar 1: Faktorer som påverkar policyn för granskning

Vid utformning av museets policy för granskning kan följande behöva övervägas:

  • Var objektens förvaringsutrymme finns placerat.
  • När senaste granskning gjordes.
  • Historisk betydelse.
  • Vetenskaplig betydelse.
  • Det ekonomiska värdet av ett objekt.
  • Status för ägandet, till exempel om objektet är accederat, utlånat eller inlånat.
  • Säkerheten vid förvaring eller i utställningsytor.
  • Typ av objektinformation.
  • Misstanke om stöld, bedrägeri eller annan försumlighet.
  • Resultat från tidigare granskning som inte åtgärdats.
  • Vem som ska utföra eller ansvara för granskningen, till exempel egen personal eller utomstående organisation.
  • På vilken nivå som granskningen utförs, det vill säga om det gäller en grupp av objekt, till exempel per låda, påse eller kontext för massmaterial och prover från omgivande material, eller på objektnivå, till exempel mindre fynd, illustrerade och publicerade fynd, typexemplar, objekt med högt ekonomiskt värde eller som utgör en hög säkerhetsrisk.

Kommentar 2:

Granskning av information kan behövas av följande anledningar:

  • För att kontrollera att aktuella ekonomiska värderingar finns registrerade och är realistiska.
  • För att kontrollera att identifikationsnummer finns och inte är duplicerade.
  • För att kontrollera att övrig viktig information finns tillgänglig.
  • För att kontrollera att övrig information som beskriver eller kan kopplas till objekt är korrekt och aktuell.
  • För att kontrollera att användbar information inte förbisetts i skapande av inventeringsinformation eller katalogposter, till exempel den socialhistoriska relevansen för naturhistoriska objekt eller konstobjekt, i synnerhet för tidigare dokumentation som skapats innan modern samlingshantering existerade.
  • För att kontrollera att grundläggande informationskällor som till exempel liggare, dagböcker, historiska mappar och ankomstblanketter finns, är tillgängliga och korrekt och säkert förvarade.
  • För att säkerställa att information som hör ihop med objekten bara ändrats av behörig personal.
  • För att säkerställa att registrerade förvärv kan spåras i samlingarna.

Skapelsedatum: 2019

Utgivare: Collections Trust och Riksantikvarieämbetet