Revisjon - Forslag til arbeidsrutine

Norsk oversettelse

Ved å klikke på denne lenken aksepterer du vilkårene i Spectrumlisensen.

Bestemme omfanget av revisjonen

Bli enige om målet med og omfanget av revisjonen og skriv et kort sammendrag.

Kartlegg hvilke deler av samlingene eller informasjonssystemene som skal revideres basert på museets policy. Se Merknad 1 for veiledning om relevante faktorer.

Det er ofte tilstrekkelig å revidere et utvalg av objekter eller poster. Sørg for at det gjøres et representativ utvalg, for eksempel ved å velge tilfeldige objektnummer. Av og til er det nødvendig å revidere en hel samling over en tidsperiode, eller å sikre at all informasjonen knyttet til et bestemt emne er korrekt og oppdatert. Dette kan gi anledning til å kombinere denne prosedyren med andre, for eksempel

  • Inventarkontroll
  • Samlingsvurdering
  • Tilstandsvurdering
  • Reproduksjon

Lagre en kopi av sammendraget av revisjonen og registrer Dokumentplassering slik at den kan gjenfinnes i fremtiden.

Revisjon av objekter

Bestem hvilke objekter som skal revideres og lag en liste med utgangspunkt i den grunnleggende inventarinformasjonen.

Avhengig av målet med og omfanget av revisjonen kan dette være bestemte objekter, et vilkårlig eller representativt utvalg, eller alt som befinner seg på samme sted, for eksempel i en skuff. I de to første tilfellene fungerer det å bruke inventarinformasjonen. I det tredje tilfellet skal innholdet på et helt lagringssted stemme overens med det som er registrert i inventarinformasjonen for stedet.

Bruk den grunnleggende inventarinformasjonen til å lage en liste over objekter som skal revideres. Denne informasjonen kan befinne seg på flere ulike steder, som beskrevet i prosedyren Inventarkontroll.

Kontroller at hvert objekt er på plass og sjekk om inventarinformasjonen er korrekt.

Kontroller følgende ved hjelp av listen som ble sammenfattet fra inventarinformasjonen:

  • At objektet er fysisk til stede.
  • At objektet er merket med korrekt nummer.
  • At beskrivelsen av objektet i inventarinformasjonen og annen dokumentasjon er korrekt.
  • At plasseringsinformasjonen er korrekt.

Registrer informasjon om revisjonsprosessen.

Registrer følgende informasjon om prosessen:

Informasjon for objektidentifisering

  • Objektnummer for objekter som museet forvalter.

Informasjon om mottak

  • Mottaksnummer for objekter som tilhører andre.

Informasjon om revisjon

  • Identifikator for revisjonen – Revisjon – referansenummer.
  • Revisjonstype – Revisjon – type (bruk standard terminologi).
  • Hvordan revisjonen gjennomføres – Revisjon – metode (bruk standard terminologi).
  • Personen som godkjenner revisjonen – Revisjon – godkjenner (bruk standardform for navnet).
    • Datoen for godkjenningen – Revisjon – dato for godkjenning (bruk standardformat).
  • Navn og kontaktopplysninger til den som utfører revisjonen:
    • Revidert av (bruk standardform for navnet).
    • Adresse.

Registrer resultatet for hvert objekt eller hver gruppe av objekter som inngår i revisjonen.

Registrer følgende for hvert objekt eller hver gruppe av objekter:

Informasjon for objektidentifisering

  • Objektnummer for objekter som museet forvalter.

Informasjon om mottak

  • Mottaksnummer for objekter som tilhører andre.

Informasjon om revisjon

  • Identifikator for revisjonen – Revisjon – referansenummer.

Informasjon om objektrevisjon

  • Revisjon av objekt – resultat (bruk standard terminologi).
  • Datoen resultatet ble kontrollert – Revisjon av objekt – dato (bruk standardformat).
  • Alle avvik, inkludert feil i identifikasjonsnummer, beskrivelse – Revisjon av objekt – kommentar.
  • HVorvidt dette skal være en regelmessig revisjon i fremtiden – Revisjon av objekt – kategori (bruk standard terminologi).

Informasjon om revisjon av objekter

Kontroller at informasjonen som skal revideres, foreligger og er korrekt.

På samme måte som med revisjon av fysiske objekter kan det gjøres en revisjon av et tilfeldig utvalg informasjonsposter for å kontrollere hvor fullstendig og nøyaktig dokumentasjonen er. Alternativt kan museet kontrollere at all informasjon om en bestemt gruppe objekter oppfyller kravene, avhengig av hva som er målet med og omfanget av revisjonen. Se Merknad 2 for noen av grunnene til at det kan være nødvendig å revidere samlingsinformasjonen.

Lag uansett en liste over informasjonen som skal revideres, og kontroller følgende ved gjennomgang:

  • Om informasjonen som skal kontrolleres finnes.
  • Hvis den finnes, oppfyller den kravene til at for eksempel navn og datoer skal registreres på en konsekvent måte?

I digitale systemer kan det være nødvendig å låse informasjonen som revideres frem til revisjonen er ferdig.

Registrer informasjon om revisjonsprosessen.

Registrer samme informasjon om selve prosessen som foreslått for objektrevisjon.

Registrer resultatet for hver objektpost som inngår i revisjonen.

Dokumenter følgende informasjon for hver objektpost som inngår i revisjonen:

Informasjon for objektidentifisering

  • Objektnummer for objekter museet forvalter.

Informasjon om mottak

  • Mottaksnummer, for objekter som tilhører andre.

Informasjon om revisjon

  • Identifikator for revisjonen – Revisjon – referansenummer.

Informasjon om objektrevisjon

  • Hvis bestemte informasjonsenheter i en objektpost revideres – Revisjon av objekt – informasjonsenhet (bruk termene i museets system, for eksempel feltnavn).
  • Revisjon av objekt – resultat (bruk standard terminologi).
  • Datoen resultatet ble kontrollert – Revisjon av objekt – dato (bruk standardformat).
  • Alle avvik, inkludert feil i identifikasjonsnummer, beskrivelse – Revisjon av objekt – kommentar.
  • Hvorvidt dette skal være en regelmessig revisjon i fremtiden – Revisjon av objekt – kategori (bruk standard terminologi).

Tiltak etter revisjon

Rapporter resultatene av revisjonen i henhold til museets policy.

Dette kan innebære å lage et sammendrag av funnene som ble gjort i revisjonen og rapportere dette til ledelsen eller museets styre. Lagre en kopi av sammendraget og registrer Dokumentplassering slik at det kan gjenfinnes i fremtiden.

Bli enige om hvilke tiltak som må gjøres.

Hvis revisjonen har avdekket problemer bør sammendraget lede til tiltak. Tiltakene bør nedfelles i en skriftlig plan. Lagre en kopi av sammendraget og tiltaksplanen, og registrer Dokumentplassering slik at det kan gjenfinnes i fremtiden.

Gå til den aktuelle prosedyren for videre tiltak.

Tiltakene som er nødvendige etter en revisjon kan omfatte én eller flere Spectrum-prosedyrer.

Gjennomgå og revider eventuelle svakheter i prosedyrene.

Hvis revisjonen avdekker en feil i en prosedyre, for eksempel utilstrekkelig kontroll ved flytting av objekter, noe som fører til at objekter rotes bort, er det viktig å gjennomgå, revidere og utbedre den aktuelle prosedyren. Det anbefales deretter å revidere de berørte objektene på nytt for å sikre at prosedyren fungerer som den skal.

Veiledning

Merknad 1: Faktorer som påvirker revisjonspolicyen

Ved utforming av museets revisjonspolicy kan noe av det følgende måtte vurderes:

  • Objektenes oppbevaringssted.
  • Når siste revisjon ble gjennomført.
  • Historisk betydning.
  • Vitenskapelig betydning.
  • Pengemessige verdi.
  • Status for eierskap, eksempelvis om objektet er aksesjonert, lånt eller innlevert.
  • Sikkerheten i magasin- eller utstillingslokaler.
  • Type objektinformasjon.
  • Mistanke om tyveri, svindel eller annen uredelig atferd.
  • Resultater fra en tidligere revisjon som ennå ikke er behandlet.
  • Hvem som skal gjennomføre eller være ansvarlig for revisjonen, for eksempel museets personale eller eksterne organisasjoner.
  • På hvilket nivå revisjonen utføres, dvs. om det gjelder en gruppe av objekter, for eksempel en eske, pose eller kontekst for massemateriale og prøver fra omgivende materiale, eller på objektnivå, for eksempel mindre funn, illustrerte og publiserte funn, typeeksemplarer, objekter av høy økonomisk verdi eller objekter som utgjør en sikkerhetsrisiko.

Merknad 2:

En revisjon av informasjon kan være nødvendig av følgende årsaker:

  • For å kontrollere at aktuelle verdivurderinger er dokumentert og realistiske.
  • For å kontrollere at det finnes identifikasjonsnummer og at disse ikke er duplisert.
  • For å kontrollere at annen viktig informasjon er tilgjengelig.
  • For å kontrollere at annen informasjon som beskriver eller er knyttet til objektet, er korrekt og oppdatert.
  • For å kontrollere at nyttig informasjon ikke er oversett ved opprettelsen av inventarinformasjon og katalogposter, for eksempel objektenes relevans. Det gjelder særlig for eldre dokumentasjon som ble skapt i en annen tid, med andre interesser og formål enn i dag.
  • For å kontrollere at grunnleggende informasjonskilder som registre, loggbøker, historiske mapper og mottaksskjemaer finnes, er tilgjengelige og oppbevares trygt og sikkert.
  • For å sikre at informasjon som hører til objektene bare er blitt endret av autoriserte medarbeidere.
  • For å sikre at registrerte ervervelser kan spores i samlingene.