Audit - Voorgestelde procedure

Nederlandse/Vlaamse vertaling

Door deze faciliteit te gebruiken, stemt u in met de bepalingen van de Spectrum-licentie.

De omvang van een audit vaststellen

Leg het doel en de omvang van de audit op schrift vast.

Bepaal aan de hand van uw auditbeleid welke delen van de collecties of informatiesystemen gecontroleerd moeten worden. (Zie Toelichting 1 voor factoren die van belang kunnen zijn).

Vaak kan een audit uitgevoerd worden op basis van een steekproef. Daarbij moet de keuze van objecten representatief zijn, bijvoorbeeld op basis van willekeurig gekozen objectnummers. In sommige gevallen zal het nodig zijn een hele collectie binnen een bepaald tijdsbestek door te lichten, of ervoor te zorgen dat alle informatie met betrekking tot een specifiek onderwerp correct en up-to-date is. Dit kan een gelegenheid zijn om deze procedure te combineren met andere procedures zoals:

  • Inventaris
  • Collectie-evaluatie
  • Conditiecontrole en technisch onderzoek
  • Reproductie

Bewaar een kopie van de auditvereisten en noteer de Document – Locatie, zodat het document later gemakkelijk terug te vinden is.

Uitvoeren van de audit

Beslis welke groep objecten doorgelicht wordt en genereer een lijst uit het collectie-informatiesysteem met basisinformatie over deze objecten.

Afhankelijk van de doelstellingen en de omvang van de audit kan het gaan om afzonderlijke objecten (afhankelijk van vastgestelde prioriteiten), een willekeurige of representatieve steekproef, of de complete inhoud van een bepaalde standplaats (bijv. een lade). De eerste twee categorieën (‘objectaudits’) starten vanuit het collectie-informatiesysteem. De laatste (‘standplaatsaudit’) probeert de inhoud van een standplaats te matchen met de inventarisgegevens voor die standplaats.

Gebruik de basisinformatie in uw collectie-informatiesysteem om een lijst van door te lichten objecten op te stellen. Zoals is opgemerkt bij de procedure Inventaris, is deze informatie waarschijnlijk op verschillende plaatsen opgeslagen.

Controleer de fysieke aanwezigheid van elk object en de juistheid van de betreffende basisinformatie.

Gebruik de lijst met basisinformatie om de volgende gegevens te controleren:

  • De fysieke aanwezigheid van het object op de standplaats.
  • De juistheid van het nummer dat op het object is aangebracht.
  • De juistheid van de objectbeschrijving in het collectie-informatiesysteem en in andere documentatie.
  • De juistheid van de standplaatsinformatie.

Leg informatie over het auditproces vast.

Leg de volgende gegevens over het proces zelf vast:

Objectidentificatie

  • Objectnummer (voor objecten die uw eigendom zijn).

Inkomend object

  • Inkomend object – Nummer (voor objecten die niet uw eigendom zijn).

Audit

  • Het identificatienummer voor de audit – Audit – Referentienummer .
  • Soort audit – Audit – Type (gebruik een standaardterm).
  • Hoe de audit is uitgevoerd – Audit – Methode (gebruik een standaardterm).
  • Degene die de audit heeft geautoriseerd – Audit – Autorisator (gebruik een standaardvorm voor namen).
    • De datum van de machtiging – Audit – Machtigingsdatum (gebruik een standaard datumnotatie).
  • Naam en (voor zover relevant) contactgegevens van de auditor:
    • Auditor (gebruik een standaardvorm voor namen).
    • Adres.

Leg het resultaat vast voor elk object, of groep objecten, dat wordt geëvalueerd.

Leg voor elk object of groep objecten het volgende vast:

Objectidentificatie

  • Objectnummer (voor objecten die uw eigendom zijn).

Inkomend object

  • Inkomend object – Nummer (voor objecten die niet uw eigendom zijn).

Audit

  • Het identificatienummer voor de audit – Audit – Referentienummer .

Objectaudit

  • Objectaudit – Resultaat (gebruik een standaardterm).
  • De datum waarop het resultaat is gecontroleerd – Objectaudit – Datum (gebruik een standaard datumnotatie).
  • Discrepanties zoals fouten in identificatienummer of beschrijving – Objectaudit – Bijzonderheden .
  • Mocht dit nog niet vastgelegd zijn: geef aan of het object regelmatig moet worden geëvalueerd in de toekomst – Objectaudit – Categorie (gebruik een standaardterm).

Uitvoeren van een audit met betrekking tot objectinformatie

Controleer of de informatie die wordt gecontroleerd aanwezig en nauwkeurig is.

Net als bij het uitvoeren van een audit voor fysieke objecten hoeft u wellicht slechts een steekproef te nemen om te controleren hoe volledig en nauwkeurig uw documentatie is. Anders kunt u, afhankelijk van de doelstellingen en omvang van uw audit, controleren of alle records over een bepaalde serie objecten aan de vereiste standaard voldoen. (Zie Toelichting 2 voor een aantal redenen waarom u uw collectie-informatie zou willen doorlichten.)

Maak in elk geval een lijst met de records waarop de audit wordt uitgevoerd en controleer het volgende terwijl u deze lijst afgaat:

  • Is de informatie die u controleert aanwezig in de records of niet?
  • Zo ja, kijk dan of de informatie voldoet aan de standaard (bijv. zijn namen en data op een consequente manier vastgelegd?).

In digitale systemen moet u de records die worden doorgelicht wellicht vergrendelen totdat de audit is voltooid.

Leg informatie over het auditproces vast.

Leg dezelfde informatie over het proces vast, zoals bij audits van objecten.

Leg het resultaat vast voor elk object dat wordt gecontroleerd.

Leg voor elk object dat wordt gecontroleerd de volgende informatie vast:

Objectidentificatie

  • Objectnummer (voor objecten die toebehoren aan uw organisatie).

Inkomend object

  • Inkomend object – Nummer (voor objecten die aan anderen toebehoren).

Audit

  • Het identificatienummer voor de audit – Audit – Referentienummer .

Objectaudit

  • Als specifieke informatie-eenheden binnen een objectrecord worden gecontroleerd – Objectaudit – Informatie-eenheid  (gebruik termen zoals veldnamen die voldoen aan de vereisten van uw systeem).
  • Objectaudit – Resultaat  (gebruik een standaardterm).
  • De datum waarop het resultaat is gecontroleerd – Objectaudit – Datum  (gebruik een standaard datumnotatie).
  • Discrepanties zoals fouten in identificatienummer of beschrijving – Objectaudit – Bijzonderheden .
  • Mocht dit nog niet vastgelegd zijn: geef aan of het object een prioriteit vormt om in de toekomst regelmatig te worden geëvalueerd – Objectaudit – Categorie (gebruik een standaardterm).

Actie naar aanleiding van een audit

Rapporteer de resultaten van de audit in overeenstemming met uw beleid.

Dit kan betekenen dat er een overzicht van de bevindingen uit de audit wordt gemaakt en hiervan verslag wordt gedaan aan uw managers of het bestuursorgaan. Bewaar een kopie van het rapport en noteer de Document – Locatie, zodat het document later gemakkelijk terug te vinden is.

Stel in overleg de benodigde actieplannen op.

Als de audit problemen aan het licht heeft gebracht, moet het rapport met een overzicht van de bevindingen leiden tot maatregelen om zaken te verbeteren. Deze maatregelen moeten in een schriftelijk actieplan worden opgenomen. Bewaar een kopie van het rapport en noteer de Document – Locatie, zodat u en anderen het document later gemakkelijk kunnen terugvinden.

Volg de betreffende procedure om verdere actie te ondernemen.

Bij de vervolgmaatregelen na een audit kunnen meerdere Spectrum-procedures aan bod komen.

Kijk of er zwakke punten in uw procedures zitten en verbeter deze waar nodig.

Als de controle een tekortkoming in een procedure aan het licht brengt (bijv. onzorgvuldige vastlegging van verplaatsingen waardoor objecten onvindbaar zijn), evalueer, herzie en scherp dan de betreffende procedure aan. Het is aan te raden om na deze aanpassing opnieuw een audit uit te voeren, zodat kan worden vastgesteld of de procedure nu adequaat werkt.

Richtlijnen

Toelichting 1: Factoren die van invloed zijn op het auditbeleid

Uw auditbeleid kan met een of meerdere van de volgende zaken rekening houden:

  • De depotruimte van het object.
  • De tijd die is verstreken sinds de laatste audit.
  • De historische betekenis.
  • De wetenschappelijke betekenis.
  • De financiële waarde van het object.
  • De juridische status (is het object in eigendom, in bruikleen of in bewaring gegeven).
  • De veiligheid van de bewaarplaats- of tentoonstellingsvoorzieningen.
  • Het type objectinformatie.
  • Het vermoeden van diefstal, fraude of een ander misdrijf.
  • Niet opgeloste kwesties uit een vorige audit.
  • Wie de audit zal uitvoeren (bijvoorbeeld eigen medewerkers of een externe organisatie).
  • Met welke diepgang de controle plaatsvindt, dat wil zeggen op verpakkings- of (deel)collectieniveau (bijv. per doos, zak of herkomst bij grote hoeveelheden vondstmateriaal), of op het niveau van individuele objecten (bijvoorbeeld bij kleine vondsten, objecten die afgebeeld en gepubliceerd zijn, type specimens, objecten van grote financiële waarde of met een hoog veiligheidsrisico).

Toelichting 2:

Een audit van de objectinformatie kan nodig zijn om:

  • Te controleren of waardebepalingen zijn vastgelegd en of deze realistisch zijn.
  • Te controleren of objectnummers aanwezig zijn en niet dubbel zijn toegekend.
  • Te controleren of andere essentiële informatie gemakkelijk beschikbaar is.
  • Te controleren of de andere informatie die het object beschrijft of ermee geassocieerd is, correct en up-to-date is.
  • Te controleren of geen waardevolle informatie over het hoofd is gezien bij het registreren van het object, bijvoorbeeld de sociaalhistorische betekenis van natuurhistorische objecten of kunstvoorwerpen. Dit kan met name het geval zijn bij een registratie die reeds vele jaren geleden werd opgesteld, toen missie en doel van de organisatie anders waren en het bewaren van de objecten belangrijker werd gevonden dan het vastleggen van betekenissen (bijv. omdat die toen nog algemeen gekend waren).
  • Te controleren of andere primaire informatiebronnen (bijv. registers, dagboeken, historische documentatie en inkomstformulieren) beschikbaar, toegankelijk en goed en veilig opgeborgen zijn.
  • Er zeker van te zijn dat gegevens over objecten alleen door de daartoe bevoegde medewerkers zijn bewerkt.
  • Er zeker van te zijn dat verwervingen in de collectie teruggevonden kunnen worden.

Datum aangemaakt: 2020

Uitgever: Collections Trust, Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed en FARO