Audit - Marche à suivre proposée

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Identification de l’étendue d’un audit

Convenez des objectifs et de l’étendue de l’audit et écrivez un bref rapport.

En vous fondant sur votre politique d’audit, identifiez les sections des collections ou du système d’information qui doivent être vérifiées. (Voir la note 1 pour obtenir des directives sur les facteurs qui peuvent être pertinents.)

Une vérification sur un échantillon d’objets seulement est souvent acceptable. Si un échantillonnage est réalisé, prenez des mesures pour qu’ils soient dûment représentatifs, par exemple en choisissant aléatoirement des numéros d’objets. Il sera nécessaire à l’occasion de vérifier toute la collection sur une période de temps, ou de s’assurer qu’un type d’information en particulier est exact et à jour. Ceci peut être une opportunité de combiner cette procédure avec d’autres, telles que :

  • Inventaire
  • Examen des collections
  • Constat d’état et analyse technique
  • Reproduction

Classez une copie du rapport d’audit et notez l’Emplacement des documents de sorte que quiconque puisse éventuellement les retrouver.

Audit des objets

Sélectionnez le groupe d’objets qui sera vérifié et produisez une liste contenant l’information provenant de votre inventaire de base.

Dépendamment des objectifs et de l’étendue de la vérification, l’évaluation peut se faire sur des objets individuels spécifiques, sur un échantillon aléatoire ou représentatif, ou sur le contenu complet d’un emplacement en réserve (p. ex. un tiroir). Les deux premières catégories fonctionnent à partir d’un inventaire déjà établi pour l’objet. La troisième tente de réconcilier le contenu complet d’un emplacement en réserve avec les dossiers d’inventaire pour cet emplacement.

Utilisez l’information de base de l’inventaire pour compiler la liste d’objets qui doivent être vérifiés. Tel que mentionné dans la procédure d’Inventaire, cette information est probablement répartie à différents endroits.

Vérifiez la présence physique de chaque objet et l’exactitude de l’information de base dans l’inventaire qui y est associée.

En utilisant la liste compilée à partir de l’information de base de votre inventaire, vérifiez l’information suivante :

  • la présence physique de l’objet;
  • l’exactitude du numéro inscrit sur l’objet;
  • l’exactitude de la description de l’objet provenant de l’inventaire et d’autres documents;
  • l’exactitude de l’information sur l’emplacement.

Consignez l’information sur le processus d’audit.

Consignez l’information suivante sur le processus lui-même :

Information sur l’identification des objets

  • Numéro d’objet (pour les objets qui vous appartiennent).

Information sur l’entrée des objets

  • Numéro d’entrée (pour les objets qui appartiennent à des tiers).

Information sur la vérification

  • Un identificateur pour la vérification – Numéro de référence de la vérification.
  • Le type de vérification – Type de vérification (utilisez une liste d’autorité).
  • La méthode de vérification – Méthode de vérification (utilisez une liste d’autorité).
  • Le nom de la personne autorisant la vérification – Autorisateur de la vérification (utilisez des règles d’inscription des noms propres).
    • Date de l’autorisation – Date d’autorisation de la vérification (utilisez un format normalisé).
  • Le nom et si pertinent, les coordonnées du vérificateur :
    • Vérificateur (utilisez des règles d’inscription des noms propres).
    • Adresse.

Consignez le résultat pour chaque objet ou lot d’objets qui a été vérifié.

Pour chaque objet ou lot d’objets, consignez :

Information sur l’identification des objets

  • Numéro d’objet (pour les objets qui vous appartiennent).

Information sur l’entrée des objets

  • Numéro d’entrée (pour les objets qui appartiennent à des tiers).

Information sur la vérification

  • Un identificateur pour la vérification – Numéro de référence de la vérification.

Information sur la vérification de l’objet

  • Résultat de la vérification de l’objet (utilisez une liste d’autorité).
  • La date à laquelle le résultat a été obtenu – Date de la vérification de l’objet (utilisez un format normalisé).
  • Toute anomalie observée, incluant des erreurs dans le numéro d’identification, la description – Note sur la vérification de l’objet.
  • Si ce n’est déjà fait, s’il s’agit d’une priorité pour des vérifications régulières à l’avenir – Catégorie de vérification de l’objet (utilisez une liste d’autorité).

Audit de l’information sur l’objet

Assurez-vous que l’information vérifiée est présente et exacte.

Comme pour la vérification d’objets physiques, vous pourriez devoir examiner seulement un échantillon aléatoire de vos dossiers d’information pour confirmer l’intégralité et l’exactitude de votre documentation. Autrement, dépendamment des objectifs et de la portée de l’audit, vous voudrez peut-être vérifier que tous les enregistrements relatifs à un lot d’objets particulier sont conformes aux normes requises. (Voir la note 2 pour connaître certaines des raisons pour lesquelles vous voudriez vérifier l’information sur vos collections.)

D’une manière ou d’une autre, produisez une liste des dossiers qui seront examinés et vérifiez au fur et à mesure :

  • Si l’information que vous examinez est présente dans l’enregistrement ou non.
  • Si c’est le cas, si les normes requises sont rencontrées (p. ex. est-ce que les noms et les dates sont documentés de manière cohérente?)

Dans les systèmes informatisés, vous pourriez devoir verrouiller les enregistrements qui seront vérifiés jusqu’à ce que la vérification soit complétée.

Consignez l’information sur le processus d’audit.

Tel que suggéré ci-dessus pour la vérification des objets, consignez la même information à propos du processus lui-même.

Consignez les résultats pour chaque dossier d’objet faisant l’objet d’une vérification.

Pour chaque dossier d’objet vérifié, documentez l’information suivante :

Information sur l’identification des objets

  • Numéro d’objet (pour les objets qui vous appartiennent).

Information sur l’entrée des objets

  • Numéro d’entrée (pour les objets qui appartiennent à des tiers).

Information sur la vérification

  • Un identificateur pour la vérification – Numéro de référence de la vérification.

Information sur la vérification de l’objet

  • Si des unités d’information spécifiques dans un enregistrement d’objet sont vérifiées – Unité d’information de la vérification de l’objet (utilisez des termes, p. ex. noms de champs, appropriés à votre système de gestion des collections).
  • Résultat de la vérification de l’objet (utilisez une liste d’autorité).
  • La date à laquelle le résultat a été obtenu – Date de la vérification de l’objet (utilisez un format normalisé).
  • Toute anomalie observée, incluant des erreurs dans le numéro d’identification, la description – Note sur la vérification de l’objet.
  • Si ce n’est déjà fait, s’il s’agit d’une priorité pour des vérifications régulières à l’avenir – Catégorie de vérification de l’objet (utilisez une liste d’autorité).

Mesures après l’audit

Rapportez les résultats de la vérification conformément à votre politique.

Il faudra probablement préparer un sommaire des constatations de la vérification et le rapporter à vos gestionnaires et à votre conseil d’administration. Classez une copie de ce rapport et consignez l’Emplacement des documents de sorte que quiconque puisse éventuellement les retrouver.

Entendez-vous sur toute action requise.

Si la vérification a révélé des problèmes, le rapport sommaire des constatations devrait mener à la mise en place d’actions pour les régler. Cela devrait être précisé dans un plan d’action écrit. Classez une copie de ce rapport et consignez l’Emplacement des documents de sorte que quiconque puisse éventuellement les retrouver.

Allez à la procédure appropriée pour des mesures supplémentaires

Les mesures nécessaires après une vérification pourraient inclure une ou plusieurs autres procédures Spectrum.

Examinez et révisez toute faiblesse dans vos procédures.

Si la vérification souligne une faille dans une procédure (p. ex. un mauvais contrôle des déplacements entraînant des objets égarés), il est important que la procédure appropriée soit revue, révisée ou renforcée, au besoin. Il est conseillé de vérifier à nouveau les objets concernés pour s’assurer que la procédure fonctionne efficacement.

Notes d’orientation

Note 1 : Facteurs pouvant influencer une politique d’audit

Votre politique d’audit peut prendre en compte un ou plusieurs de ces critères :

  • L’emplacement des objets en réserve.
  • Le temps écoulé depuis la dernière vérification.
  • La signification historique.
  • La signification scientifique.
  • La valeur monétaire de l’objet.
  • Le statut de propriété (si l’objet est enregistré, en prêt ou en dépôt).
  • La sécurité des moyens de mise en réserves ou en exposition.
  • Le type d’information sur l’objet.
  • Une suspicion de vol, fraude ou autre inconduite.
  • Tout résultat non résolu d’une vérification antérieure.
  • Qui sera en charge ou responsable de la vérification (p. ex. personnel interne, organismes externes).
  • À quel niveau la vérification sera-t-elle exécutée, c’est-à-dire par lot ou groupe d’objets (p. ex. par boîte, par sac ou par contexte pour les découvertes en grande quantité et les vestiges environnementaux) ou par objet individuel (p. ex. pour de petites découvertes, des objets illustrés et publiés, des spécimens type, des objets de grande valeur, ou présentant un risque élevé de sécurité).

Note 2 : Vérifications de l’information

Une vérification de l’information peut être requise pour les raisons suivantes :

  • Pour s’assurer que les évaluations actuelles sont documentées et réalistes.
  • Pour s’assurer que les numéros d’identification sont présents et ne sont pas dupliqués.
  • Pour s’assurer que de l’information additionnelle d’importance est facilement disponible.
  • Pour s’assurer que de l’information additionnelle décrivant ou associée à l’objet est exacte et à jour.
  • Pour s’assurer que de l’information utile n’a pas été oubliée lors de la création des enregistrements d’inventaire ou de catalogage (p. ex. la dimension historique et sociale de spécimens d’histoire naturelle ou d’œuvres d’art, particulièrement dans le cas de dossiers historiques antérieurs à la pratique muséale moderne.
  • Pour s’assurer que les sources d’information de base (p. ex. les registres, les livres d’entrée, les dossiers historiques et les formulaires d’entrée) sont dénombrées, accessibles, entreposés de façon appropriée et sécuritaire.
  • Pour s’assurer que les enregistrements associés aux objets ont été modifiés par des personnes autorisées.
  • Pour s’assurer que les acquisitions enregistrées peuvent être retracées dans les collections.

Date: 2019

Publié par: Collections Trust et le Réseau canadien d’information sur le patrimoine