Auditoría - Procedimiento sugerido

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Identificar el alcance de la auditoría

Acordar los objetivos de la auditoría y crear un resumen escrito.

De acuerdo con la política de auditorías, identifique las partes de las colecciones o los sistemas de información que se auditarán. (Ver la Nota 1 para obtener orientación adicional sobre los factores que podrían ser relevantes).

Con frecuencia, basta auditar una muestra de objetos o registros. Si se elige usar muestras, adopte medidas para asegurarse que sean representativas, por ejemplo, al seleccionar un número aleatorio de objetos. En ocasiones, será necesario auditar una colección completa dentro de un plazo o asegurarse de que toda la información relacionada a un tema en particular sea correcta y esté actualizada. Esta podría ser una oportunidad para combinar este proceso con otros, tales como:

  • Inventario

  • Revisión de la colección

  • Verificación del estado y evaluación técnica

  • Reproducción

Archive una copia del resumen de la auditoría y registre la Ubicación del documento para que cualquier funcionario del museo pueda encontrarlos en el futuro.

Auditar los objetos

Determinar el conjunto de objetos que se auditará y generar una lista utilizando la información principal del inventario.

Dependiendo del objetivo y el alcance de la auditoría, esta podría ser para objetos individuales específicos, para una muestra arbitraria o representativa, o para el contenido completo de una ubicación en el almacenamiento (por ejemplo, un cajón). Las primeras dos categorías parten de un inventario establecido y llegan hasta el objeto. La tercera busca conciliar el contenido de una ubicación de almacenamiento completa con los registros de inventario de esa ubicación.

Use la información principal del inventario para elaborar una lista de los objetos que se auditarán. Como se señaló en el proceso de Inventario, es muy posible que esta información se guarde en distintos lugares.

Verificar la presencia física de cada objeto y la precisión de la información principal asociada del inventario.

Usando la lista recopilada de la información principal del inventario del museo, verifique lo siguiente:

  • La presencia física del objeto.

  • La precisión del número que tiene el objeto.

  • La precisión de la descripción del objeto en el inventario y en otra documentación.

  • La precisión de la ubicación de la información.

Registrar información sobre el proceso de auditoría.

Registre la siguiente información sobre este proceso:

Información de identificación del objeto

  • Número del objeto (para objetos que le pertenecen al museo).

Información de entrada de objetos

  • Número de entrada (para objetos que le pertenecen a terceros).

Información sobre la auditoría

  • El identificador de la auditoría – Número de referencia de la auditoría.

  • El tipo de auditoría – Tipo de auditoría (usar lista predeterminada).

  • La forma en la que se realizará la auditoría – Método de auditoría (usar lista predeterminada).

  • El nombre de la persona que autoriza la auditoría – Responsable de la autorización de la auditoría (usar formato preestablecido para registrar el nombre).

    • La fecha de autorización – Fecha de autorización de la auditoría (usar un formato preestablecido).

  • El nombre y, de ser pertinente, la información de contacto del auditor:

    • Auditor (usar formato preestablecido para registrar el nombre).

    • Dirección.

Registrar la siguiente información para cada objeto, o conjunto de objetos, que se auditará:

Por cada objeto, o conjunto de objeto, registrar:

Información de identificación del objeto

  • Número del objeto (para objetos que le pertenecen al museo).

Información de entrada de objetos

  • Número de entrada (para objetos que le pertenecen a terceros).

Información sobre la auditoría

  • El identificador de la auditoría – Número de referencia de la auditoría.

Información sobre la auditoría del objeto

  • Resultados sobre la auditoría del objeto (usar lista predeterminada).

  • La fecha en la que se verificaron los resultados – Fecha de la auditoría del objeto (usar un formato preestablecido).

  • Cualquier discrepancia, incluyendo errores en el número de identificación o la descripción – Nota sobre la auditoría del objeto.

  • Si aún no se ha registrado, señalar si es un objeto prioritario que debe auditarse periódicamente – Categoría de la auditoría del objeto (usar lista predeterminada).

Auditar la información del objeto

Verificar que la información por auditar sea actual y precisa.

Al igual que con las auditorias de objetos físicos, el museo solo necesitará auditar una muestra aleatoria de sus registros de información para verificar cuán completa y precisa es la documentación. Opcionalmente, dependiendo de los objetivos y el alcance de la auditoría, el museo podría verificar que todos los registros sobre un conjunto de objetos cumpla con un estándar requerido. (Ver la Nota 2 para ver algunas de las razones por las que querría auditar la información de las colecciones).

De todos modos, genere una lista con los registros que se auditarán y a medida que los revise, verifique:

  • Si la información que se revisa se encuentra o no en el registro.

  • De ser el caso, si esta cumple con los estándares requeridos (por ejemplo, ¿los nombres y las fechas se registran en el formato establecido?).

Tratándose de sistemas digitales, el museo podría bloquear los registros por auditar hasta que la auditoría haya terminado.

Registrar información sobre el proceso de auditoría.

Registre la misma información sobre el proceso tal como se sugirió anteriormente en la sección de auditorías de objetos.

Registrar los resultados para cada registro de objetos por auditar:

Por cada registro de objeto por auditar, documente la siguiente información:

Información de identificación del objeto

  • Número del objeto (para objetos que le pertenecen al museo).

Información de entrada de objetos

  • Número de entrada (para objetos que le pertenecen a terceros).

Información sobre la auditoría

  • El identificador de la auditoría – Número de referencia de la auditoría.

Información sobre la auditoría del objeto

  • Si se auditan unidades de información específicas dentro de un registro de objeto – Unidad de información del objeto auditado (usar términos adecuados para el sistema del museo; por ejemplo, nombre de campos).

  • Resultados sobre la auditoría del objeto (usar lista predeterminada).

  • La fecha en la que se verificaron los resultados – Fecha de la auditoría del objeto (usar un formato preestablecido).

  • Cualquier discrepancia, incluyendo errores en el número de identificación o la descripción – Nota sobre la auditoría del objeto.

  • Si aún no se ha registrado, señalar si es un objeto prioritario que debe auditarse periódicamente – Categoría de la auditoría del objeto (usar lista predeterminada).

Medidas a tomar después de la auditoría

Notifique los resultados de la auditoría de acuerdo con la política del museo.

Esto podría conllevar a la redacción de un resumen con los hallazgos de la auditoría e informar sobre los hallazgos a los gerentes o al órgano rector. Archive una copia de esto y registre la Ubicación del documento  para que cualquier funcionario del museo pueda encontrarlos en el futuro.

Acordar todas las acciones necesarias.

Si la auditoría ha revelado problemas, el reporte sobre el resumen de los hallazgos debería conllevar a medidas para corregir estos problemas. Estas deberían establecerse por escrito en un plan de acción. Archive una copia de esto y registre la Ubicación del documento  para que cualquier funcionario del museo pueda encontrarlos en el futuro.

Ir al proceso adecuado para tomar medidas adicionales.

Las medidas que deben tomarse como resultado de una auditoría podrían involucrar a uno o más procesos de Spectrum.

Revise y ajuste cualquier punto débil en los procesos del museo.

Si fruto de la auditoría se detecta una falla en un proceso (por ejemplo, un control de movimiento inadecuado que lleve al extravío de objetos), es importante que el proceso relevante se revise, se ajuste o se refuerce según se necesite. En esos casos, se recomienda volver a auditar los objetos afectados para asegurarse de que el proceso funcione efectivamente.

Guía de orientación

Nota 1: Factores que influyen en la política para auditar

Las políticas de auditoría del museo podrían considerar uno o más de lo siguiente:

  • La ubicación de almacenamiento de los objetos.

  • El tiempo que transcurrió desde la última auditoría.

  • La relevancia histórica.

  • La relevancia científica.

  • El valor monetario de un objeto.

  • El estado de propiedad (ya sea que el objeto esté accesionado, en préstamo o depositado).

  • La seguridad del almacenamiento o la planificación de la exhibición.

  • El tipo de información del objeto.

  • Una sospecha de robo, fraude u otra falta de conducta.

  • Cualquier resultado no resuelto de una auditoría previa.

  • La persona que realizará o será responsable de la auditoría (por ejemplo, personal interno, organizaciones externas).

  • El nivel en el que se realizarán las auditorías. Es decir, a nivel de lote o conjunto de objetos (por ejemplo, por caja, bolsa o contexto para hallazgos en grueso, y restos ambientales) o a nivel de objetos individuales (por ejemplo, pequeños hallazgos, objetos ilustrados y publicados, tipo de especímenes, objetos de alto valor financiero o con altos riesgos de seguridad).

Nota 2: Auditorías informativas

Una auditoría informativa se podría realizar por las siguientes razones:

  • Para revisar que las valorizaciones actuales se registren y sean realistas.

  • Para revisar que los números de identidad aparezcan y no sean duplicados.

  • Para verificar que la información adicional importante está disponible con facilidad.

  • Para verificar que otra información que describe o esté asociada con el objeto sea precisa y esté actualizada.

  • Para verificar que la información útil no se pase por alto durante la creación del inventario o los registros de catalogación (por ejemplo, la dimensión socio-histórica de historia natural o de bellas artes, particularmente en el caso de registros históricos elaborados antes de las prácticas museísticas modernas).

  • Para verificar que las fuentes básicas de información (por ejemplo, registros, libros de ingresos y salidas, archivos históricos y formularios de entrada) se tomen en cuenta, sean accesibles, que estén almacenadas adecuadamente y que estén seguras.

  • Para asegurarse de que los registros asociados con los objetos solo fueron modificados por personas autorizados.

  • Para asegurarse de que las adquisiciones registradas se puedan localizar dentro de la colección.