Audit - Reikwijdte

Nederlandse/Vlaamse vertaling

Door deze faciliteit te gebruiken, stemt u in met de bepalingen van de Spectrum-licentie.

Op het meest basale niveau bevestigt de procedure dat uw records overeenkomen met de fysieke werkelijkheid: u hebt alle objecten die u moet hebben, ze zijn correct genummerd en bevinden zich op de locatie waar ze zich horen te bevinden.

Een voor de hand liggende reden voor regelmatige audits is beveiliging. Helaas is het een feit dat diefstal uit musea soms wordt uitgevoerd door mensen binnen de organisatie, waarbij ze vaak kans zien om hun sporen te wissen door wijzigingen aan te brengen in relevante records. Daarom moet u erop vertrouwen dat de gegevens die worden gebruikt ten behoeve van een audit beveiligd zijn tegen fraude.

Voor regelmatige audits van zeer grote collecties zult u gewoonlijk een steekproef nemen, maar soms kan de gelegenheid zich voordoen om alles aan een audit te onderwerpen (bijv. bij een grootschalige verhuizing). U kunt deze procedure ook combineren met andere procedures, zodat u bijvoorbeeld de conditie van objecten kunt controleren tijdens de audit of de objecten kunt beoordelen aan de hand van de criteria van een collectie-evaluatie.

U kunt deze procedure ook gebruiken om de kwaliteit van uw collectie-informatie te controleren. Als u bijvoorbeeld namen en data op consequente wijze wilt vastleggen, kunt u een audit uitvoeren op uw records om te controleren hoe goed dit tot nu toe gedaan is. Dit zou kunnen leiden tot een project om de kwaliteit van uw gegevens te verbeteren aan de hand van de procedure Documentatieplanning.

Datum aangemaakt: 2020

Uitgever: Collections Trust, Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed en FARO