Audit - Portée

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Essentiellement, la procédure vient confirmer que vos dossiers correspondent à la réalité physique : vous possédez tous les objets que vous devriez posséder, et ceux-ci sont correctement numérotés et situés là où ils devraient l’être.

La sécurité est l’une des principales raisons pour lesquelles vous devez effectuer des vérifications régulières. Malheureusement, certains vols dans des musées sont perpétrés par des personnes de confiance à l’interne, y compris des gens qui ont la possibilité de brouiller leurs pistes en altérant les dossiers pertinents. Vous devez donc vous assurer que les dossiers utilisés pour répertorier les objets dans le cadre d’un audit sont aussi inviolables que possible.

Lors des vérifications régulières de très grandes collections, vous devrez probablement choisir un échantillon d’objets, mais vous pouvez profiter de certaines occasions comme un déménagement pour procéder à une vérification de tout votre inventaire. Vous pouvez aussi jumeler cette procédure à d’autres afin, par exemple, d’examiner l’état des objets au fur et à mesure de votre audit, ou encore de les évaluer en fonction des critères d’un examen de la collection.

Vous pouvez aussi utiliser cette procédure pour vérifier la qualité de votre documentation. Ainsi, si vous devez consigner les noms et les dates de manière cohérente, vous pourriez vérifier vos enregistrements pour vous assurer que cela a été fait. Vous pourriez ainsi vous lancer dans un projet d’amélioration de la qualité de vos données en utilisant la procédure de Planification de la documentation.

Date: 2019

Publié par: Collections Trust et le Réseau canadien d’information sur le patrimoine