Acquisition et enregistrement - La norme Spectrum

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Vous devez disposer d’une politique d’acquisition d’objets qui pourrait faire partie d’une vaste politique de développement des collections couvrant également les aliénations. D’une manière ou d’une autre, en établissant votre politique, vous devrez considérer les questions suivantes :

  • Quels types d’objets pourriez-vous acquérir et pourquoi?
  • Quelles questions d’ordres juridique et éthique allez-vous prendre en compte avant d’acquérir des objets?
  • Qui peut autoriser les acquisitions, en particulier pour l’enregistrement des collections?
  • Quelles sont vos conditions normales pour l’acquisition d’objets?
  • Quelles mesures allez-vous prendre pour vérifier la provenance d’acquisitions potentielles?
  • Comment allez-vous calculer les coûts permanents (p. ex., réserve supplémentaire) des acquisitions potentielles?
  • Comment allez-vous déterminer qui détient tout droit connexe (p. ex., droit d’auteur) et quelle est votre politique sur l’obtention de tels droits?
  • Quel format utilisez-vous pour numéroter les objets nouvellement acquis, et quelles sont vos méthodes d’étiquetage et de marquage de prédilection pour différents types d’objets?
  • Combien de temps faut-il généralement pour effectuer le processus d’enregistrement?

Vous devez également disposer d’une procédure écrite qui explique les étapes à suivre lors de l’acquisition d’objets. La procédure Spectrum proposée représente un point de départ utile, mais, peu importe votre façon de procéder, votre propre procédure doit respecter les exigences minimales suivantes :

Exigence minimale Pourquoi c’est important
Vous n’acquérez que des objets qui sont conformes à votre politique convenue et aux lois, traités et codes de pratique applicables. Votre collectionnement est effectué de façon éthique et sert la mission de votre musée.Les objets ne sont pas acquis selon les caprices de particuliers.
Vous disposez d’une preuve écrite attestant que les propriétaires légitimes des objets acquis ont transféré le titre à votre musée. Vous pouvez prouver le droit de propriété de vos collections.Vous ne devez pas obtenir d’objets de famille dont le droit de propriété peut être contesté au sein d’une famille.
Vous informez les donateurs des conditions selon lesquelles vous acceptez leur don ou leur legs. Les donateurs savent que les objets qu’ils ont donnés pourraient ne pas toujours être exposés ou que vous pourriez les aliéner un jour.Vous minimisez le risque d’atteinte à la réputation si les donateurs ou leurs héritiers manifestent ultérieurement leur mécontentement.
Vous attribuez un numéro unique à chaque objet acquis et lui apposez solidement une étiquette portant ce numéro ou y marquez ce numéro. Vous pouvez lier chaque objet physique à l’information que vous possédez à son sujet.
Vous conservez toute information pertinente rattachée à l’acquisition d’objets, et vous pouvez accéder à cette information au moyen du numéro unique des objets. Vous disposez de toute la documentation possible sur la provenance de vos collections.Vous pouvez consulter les documents originaux en cas de problème futur, notamment si les héritiers d’un donateur estiment qu’un don ne constituait en fait qu’un prêt.
Vous disposez d’un registre inviolable dans lequel sont consignés tous les objets enregistrés au moyen de leur numéro unique. Vous possédez un registre officiel de vos collections enregistrées. Il serait difficile pour un voleur à l’interne de brouiller ses pistes en supprimant toute preuve de l’existence d’un objet.
À titre de sauvegarde, vous disposez d’une copie de sécurité des enregistrements régulièrement mis à jour. Vous ne perdrez pas cette information importante dans un incendie ou une catastrophe similaire. Vous disposez d’un niveau de sécurité supplémentaire contre quiconque tenterait d’altérer les enregistrements.

Date: 2019

Publié par: Collections Trust et le Réseau canadien d’information sur le patrimoine