Förvärv och accession - Förslag på arbetsrutin

Svensk översättning

Genom att komma åt den här resursen godkänner du licensen för att använda Spectrum.

Bedömning av potentiella förvärv

Skapa ett ärende över det föreslagna förvärvet.

Ärendet bör finnas i skriftligt form och följa museet förvärvspolicy. Beroende på omständigheterna kan detta inbegripa noggranna efterforskningar kring etiska och juridiska frågor eller för att reda ut de immateriella rättigheter som kan kopplas till ett föreslaget förvärv. Spara förvärvsförslaget och registrera var det finns så att det kan hittas i framtiden.

Utvärdera förslaget.

Följ processen och arbetsrutinen som ställts upp i museets förvärvspolicy. Se även Kommentar 1 för ytterligare rådgivning. Spara den formella utvärderingen, till exempel anteckningar från styrelsemöte, och registrera var den finns så att den kan hittas i framtiden. Korsreferera till de nummer på objekt som slutligen förvärvas.

Informera ägaren om vilka objekt som inte förvärvas och återlämna dem, om de redan finns på museet. Detta bör vanligtvis göras skriftligen där anledningen till att erbjudandet inte tas emot anges. Referera till museets förvärvspolicy.

Överta äganderätten och registrera upphovsrätt

Överta äganderätten till objekt och skaffa skriftliga bevis för detta.

Se Kommentar 2 för rådgivning om vilken förvärvsinformation som museet bör spara. Bevis på äganderätten till objekt bör innehålla följande:

  • Hänvisning till det formella namnet på den organisation eller annan som i juridisk mening förvärvar objektet.
  • Namn och adress till objektets tidigare ägare, samt eventuellt ombud.
  • En kort beskrivning av objektet.
  • En underskrift som bekräftar ägaröverlåtelse till museet.
  • Sättet som ett förvärv utfördes på.

Se Kommentar 3 för ytterligare information som rekommenderas för testamentsgåvor, fältundersökning, gåvor, inköp, byten och inlösen. Se Kommentar 4 för råd om hur objekt som hittas utan nummer ska hanteras, till exempel under processen för Beståndsinventering.

Alla originaldokument som styrker äganderätten bör placeras i ett säkert, brandskyddat utrymme som en del av den långsiktiga dokumentationen av samlingarna. Registrera Placering av dokument för stödjande dokument så att de kan hittas i framtiden.

Registrera upphovsrätt eller andra relaterade rättigheter, om de är kända.

Om det inte redan gjorts, säkerställ att innehavare av upphovsrätt eller andra immateriella rättigheter registreras i samband med nya förvärv, om det är relevant och möjligt.

Gå till Hantering av rättigheter.

Ta emot objekt utifrån

Planera för objektens ankomst.

Överväganden kan inkludera var de ska förvaras och vem som ska genomföra förvärvsprocessen.

Gå till Inkommande objekt.

Ta hand om nya förvärv

Fäst en märklapp eller märk varje objekt eller objektgrupp med ett unikt objektnummer.

Museets policy bör specificera vilket format som ska användas för objektnumren. Om det är relevant, bör nummer för oaccederade objekt, till exempel i rekvisitasamlingarna, ha ett annat format än accederade objekt. Delar av ett enskilt objekt kan tilldelas samma grundnummer, men med unika tillägg för varje del. När ett stort antal liknande objekt förvaras tillsammans i samma låda, kan lådan numreras och det totala antalet objekt registreras, till exempel “pärlor i en ask”, “en låda med skärvor” eller “en låda med insekter”.

Metod för att märka eller fästa en märklapp på ett objekt eller en objektgrupp beror på dess material och tillstånd. Vanligtvis görs märkningen direkt på objektet, men i vissa fall kan detta vara omöjligt och i sådana fall bör märklappar sättas fast på ett säkert sätt.

I allmänhet ska märkning och fastsättning av en märklapp inte skada objekt, men det kan ibland vara omöjligt, till exempel när det gäller små objekt. Ibland är det viktigare att märkningen är hållbar än att den går att ta bort. Inhämta specialistråd från en konservator om det finns tveksamheter. Museet bör ta fram skriftliga rutiner för hur märklappar och märkning bör placeras på objekt.

Registrera initial information om förvärvet och de objekt som förvärvats.

Registrera följande information för varje objekt eller objektgrupp, som omfattas av objektnumret:

Information om identifiering av objekt

  • Objektnummer.
  • Antal objekt som förvärvats, kopplat till objektnumret.
  • Typ av objekt – Benämning på objekt (använd en standardterminologikälla).
  • Om det förekommer en Titel på objektet.
  • En Kort beskrivning med tillräcklig information för att identifiera varje objekt, grupp av objekt och alla delar av ett objekt som numrerats separat. Beskrivningen bör vara tillräcklig för att kunna identifiera objektet om objektnummer saknas, till exempel benämning och storlek.
  • Om det förekommer ett Övrigt nummer och Typ av övrigt nummer till exempel nummer som tilldelats av en annan organisation innan objektet förvärvades.

Information om förvärv

  • Sättet som objektet förvärvades på – Typ av förvärv (använd en standardterminologikälla)
  • Namn och kontaktuppgifter till förvärvets ursprung (givare eller säljare):
    • Förvärv – ursprung (använd standardformat för namn).
    • Adress.
  • Datum för förvärv – Förvärv – datum (använd ett standardformat).
  • Numret på ankomstblanketten, om det finns – Ankomstnummer.
  • Numret på blanketten för ägaröverlåtelse, om annat än nummer på ankomstblanketten – Ägaröverlåtelse – nummer.
  • Eventuella villkor eller hänvisning till villkor som gällde vid tiden för förvärvet – Förvärv – villkor och Förvärv – finansieringskälla.
  • Anledningen till förvärvet – Förvärv – syfte (använd standardterminologi).
  • All övrig information om förvärvet – Förvärv – kommentar.

Registrera all annan relevant information om förvärvet, inklusive:

Information om objektets historik och relationer

  • Historik för objektet eller objektgruppen – Objektets historik – kommentar.

Information om användning av objekt

  • Det erkännande som bör användas när förvärvet ställs ut och publiceras – Erkännande.
  • All information om restriktioner för användning av objekt eller grupper av objekt som till exempel: “kan inte lånas ut”, “får bara hanteras av personal” eller “får inte hanteras av utomstående forskare”:
    • Användning – restriktion (använd en standardterminologikälla).
    • Det datum då restriktion började gälla – Användning – datum för restriktion (använd standardformat).
    • Övrig information om restriktionerna – Användning – kommentar om restriktion.

Information från objektets ägare

  • Ytterligare information som kommer direkt från där förvärvet kommer ifrån – Ägare – personlig erfarenhet.

Försök att skriva ned all tillgänglig information som kan kopplas till varje objekt eller objektgrupp vid tiden för förvärvet, speciellt när objekt tas ur sitt sammanhang.

Om objektet var en gåva, sänd ett tack till givaren.

Inkludera relevanta objektnummer och information om hur givaren kan få tillgång till objektet i framtiden.

Accession av nya förvärv

Om objekt kommer att införlivas med den accederade samlingen, skapa formell, manipuleringssäker information som visar att objektet accederats.

För de förvärvade objekt som ska införlivas i den accederade samlingen kommer denna information att fungera som ett arkiv över museets accessioner. Se Kommentar 2 för rådgivning om hur detta kan se ut. Om en analog accessionsförteckning används, skriv ned en del av den information du registrerade vid förvärvet:

  • Ankomstnummer.
  • Objektnummer.
  • Förvärvsdatum.
  • Vem objektet förvärvades från.
  • Beskrivande grundläggande information, inklusive:
    • Benämning av objekt
    • Titel, om det är relevant.
    • Kort beskrivning.
    • Övrig viktig historik om objektet eller gruppen av objekt.
  • Övriga relevanta kommentarer.

Rådgivning

Kommentar 1: Utvärdera föreslagna förvärv

Beredning av förslag att förvärva objekt kan inbegripa noggranna efterforskningar kring juridiska och etiska frågor. Det kan också omfatta att reda ut de immateriella rättigheter som kan kopplas till ett föreslaget förvärv.

Förvärva inte objekt om det finns oklarheter kring säljarens eller givarens äganderätt eller om det finns andra juridiska eller etiska tveksamheter. Museet är inte förpliktigad att acceptera erbjudanden eller testamentsgåvor och villkoren för att ta emot samlingar måste tydliggöras för givaren.

Vid erbjudanden om att ta emot samlingar bör detta ske under villkoret att museet får välja bort de objekt som inte bör ingå i den accederade samlingen. En kommentar om objektgruppen i sin helhet bör registreras, till exempel på ankomstblanketten, innan någon form av urval sker. I de fall en samling i form av ett arkiv erbjuds, eller där betydelsen ligger i själva samlingen, snarare än i de enskilda objekten bör samlingen inte delas upp eller splittras utan noggrant övervägande.

Som en del av utvärderingen kan objekt behöva bedömas utifrån potentiella hälso- och säkerhetsrisker.

Specifika krav kan gälla för objekt som accepteras av skattemässiga skäl. Undvik att förvärva objekt med villkor, till exempel att de alltid ska vara utställda. Vid tveksamheter, inhämta professionell, juridisk hjälp.

Kommentar 2: Accessionsinformation

Säkerhet för accessionsinformation

Accessionsinformationen bör upprätthållas och säkerhetskopieras regelbundet med metoder som är säkra, granskningsbara och framtidssäkrade, antingen på papper eller digitalt. Tillgängligheten till informationen bör vara kontrollerad. Permanent och manipuleringssäker information bör finnas över alla ändringar. Om accessionsinformationen är helt digital bör extra åtgärder vidtas mot manipulering samt risken att förlora information när format och teknik blir föråldrade.

Säkerhetskopior av museets accessionsinformation bör också upprätthållas och förvaras på separat plats, till exempel hos ett annat museum eller liknande organisation. Kopior bör göras så regelbundet och förvaras på ett så säkert sätt att informationen inte kan manipuleras.

Accessionsförteckningar

Om analoga accessionsförteckningar används bör de vara inbundna, ha numrerade sidor och bestå av arkivbeständigt papper. De bör fyllas i med permanent bläck i accessionsnummerordning.

Ankomstblanketter för objekt

Ankomstblanketter kan ha en del som handlar om ägaröverlåtelse, så att detta vid behov, kan inledas redan i processen för inkommande objekt.

Blanketter för ägaröverlåtelse

Blanketter för ägaröverlåtelse är användbara för att få ytterligare information om överlåtelsen och för att bekräfta överlåtelsen med tidigare ägare. Det är inte alltid nödvändigt att använda separata blanketter för ägaröverlåtelse och museet bör avgöra om det behövs eller inte. Det kan vara användbart av följande anledningar:

  • Som en detaljerad lista över de objekt som ska förvärvas. Det är inte alltid möjligt att göra detta på en ankomstblankett.
  • En separat blankett för ägaröverlåtelse kan arkiveras tillsammans med objektets historik för att det ska vara enklare att hänvisa till den.
  • För att klargöra för givaren att överlåtelsen av äganderätten har skett, i synnerhet för mycket värdefulla eller betydande förvärv.
  • Om den person som undertecknade ankomstblanketten inte var objektets ägare.

Kommentar 3: Övriga bevis på äganderätt

Beroende på förvärvsmetod, bör även följande dokumentation erhållas:

Testamentsgåva

  • Bevittnad kopia av testamentet, om det är möjligt.
  • En kopia av bouppteckningen.

Undersökning/insamling i fält

  • Hänvisning till fyndplats eller annan fältinsamlingsinformation, till exempel kartreferens eller koordinat.
  • Bevis för äganderätt vid behov.
  • Underlag för internt eller externt beslut om undersökning/insamling.
  • Bevis för att undersökningen/insamlingen är laglig.
  • Bevis för externt ansvar, till exempel avsiktsförklaring som gjorts med andra.
  • Bevis för överensstämmelse med CITES-konventionen (Washingtonkonventionen som reglerar handel med hotade arter av vilda djur och växter), samt export, import och utförseltillstånd när det är tillämpligt.

Gåva

  • Undertecknat erbjudande om objekt från givaren, inklusive eventuella specificerade villkor. Dock avråds starkt från alla villkorade gåvor.
  • Museets accepterande av gåvan med underteckning, inklusive eventuella fastställda villkor.
  • Information om att alla gåvor bör vara åtkomliga via givarens namn.

Inköp

  • Ett undertecknat intyg från säljaren som intygar dennes äganderätt.
  • Ett undertecknat intyg om objektets proveniens, om den är känd.
  • Originalfakturan och kvitto som intygar att köpet genomförts.
  • Uppgifter om och villkor för eventuella bidrag som mottagits för inköpet.

Byte

  • Ägaröverlåtelse för de objekt som bytet omfattar.

Inlösen

  • Information om utredningen kring inlösen, inklusive eventuella expertutlåtanden.

Kommentar 4: Objekt som hittas hos museet och som saknar nummer

Objekt som hittas på museet, till exempel vid en granskning eller beståndsinventering och som saknar nummer eller proveniens, bör bara accederas om det finns starka skäl att tro att de ägs av museet och att de tillför ett värde. Insatser bör göras för att spåra ursprunget till sådana objekt, inklusive i alla tänkbara externa källor och intern dokumentation, till exempel ankomstinformation, korrespondens och lånemappar. Syftet är att återförena dem med existerande information. I sådana fall bör all information om fyndet och eventuell efterföljande accession, dokumenteras och sparas. Det gör det möjligt att följa vilka tidigare efterforskningar som gjorts vid eventuella framtida anspråk på objektet.

Skapelsedatum: 2019

Utgivare: Collections Trust och Riksantikvarieämbetet