Ervervelse og aksesjon - Forslag til arbeidsrutine

Norsk oversettelse

Ved å klikke på denne lenken aksepterer du vilkårene i Spectrumlisensen.

Vurdere potensielle ervervelser

Opprett en sak for den foreslåtte ervervelsen.

Dette bør gjøres skriftlig og følge museets policy for samlingsutvikling. Avhengig av situasjonen kan dette omfatte nødvendige undersøkelser rundt juridiske og etiske spørsmål, eller en klargjøring av rettigheter knyttet til en potensiell ervervelse. Arkiver forslaget til ervervelse og registrer hvor det blir lagret, slik at dokumentet kan gjenfinnes i fremtiden.

Evaluer forslaget.

Følg retningslinjene og prosedyrene beskrevet i museets policy for ervervelser. Se Merknad 1 for ytterligere veiledning. Lagre den formelle vurderingen, for eksempel referat fra styremøter, og registrer hvor dette lagres, slik at dokumentet kan gjenfinnes i fremtiden. Opprett kryssreferanser til objektnumrene museet går videre med å erverve.

Informer eieren dersom museet bestemmer seg for ikke å erverve objektene, og returner objekter som allerede befinner seg i museets forvaring.

Dette bør gjøres skriftlig. Årsaken til at objektene ikke erverves bør oppgis, med henvisning til museets policy for ervervelser.

Overta eierskap og registrere opphavsrett

Overta eierskap til objektet og skaff skriftlig bevis som dokumenterer dette.

Se Merknad 2 for veiledning om hvilken informasjon som bør lagres om ervervelsen. Dokumentasjonen av eierskapet til objektet bør bestå av følgende:

  • En henvisning til det formelle navnet på organisasjonen som i juridisk forstand erverver objektet.
  • Navn og adresse til tidligere eier av objektet, samt eventuelle fullmaktshavere på vegne av eieren.
  • En kort beskrivelse av objektet.
  • En signatur som bekrefter overføring av eierskap til museet.
  • Måten ervervelsen utføres på.

Se Merknad 3 for ytterligere dokumentasjon som anbefales for gaver, feltinnsamlinger, testamentariske gaver, innkjøp, bytter og lignende. Se Merknad 4 for råd om hvordan objekter uten nummer kan håndteres, for eksempel objekter som dukker opp under en inventarkontroll.

Alle originaldokumenter som bekrefter eierskap, bør oppbevares på et trygt og brannsikkert sted, som del av dokumentasjonen av samlingen. Registrer Dokumentplassering for tilhørende dokumenter, slik at de kan gjenfinnes i fremtiden.

Registrer opphavsrett eller andre tilknyttede rettigheter, om slike er kjent.

Sikre at innehavere av opphavsrett og andre rettigheter blir registrert ved nye ervervelser.

Gå til Rettighetshåndtering.

Mottak av objekter utenfra

Planlegg for mottak av objekter.

Det bør tas stilling til hvor nye objekter skal plasseres og hvem som skal gjennomføre ervervelsesprosessen.

Gå til Mottak av objekter.

Håndtere nye ervervelser

Merk hvert objekt eller gruppe av objekter med et unikt objektnummer.

Policyen til museet skal spesifisere hvilket format objektnumrene skal ha. Hvis det er relevant, bør objektnumre for objekter som ikke er aksesjonert, for eksempel objekter i rekvisitasamlinger, ha et annet format enn dem som er aksesjonert. Deler av et enkeltobjekt kan være tildelt samme nummerstamme, men med et unikt tillegg for hver del. Der et stort antall lignende objekter er samlet i en beholder, kan beholderen nummereres, antall objekter telles og totalt antall registreres, for eksempel «perler i en eske», «potteskår i en skuff» eller et «brett med insekter».

Metoden som benyttes for å merke et objekt eller en gruppe av objekter, er avhengig av materialet og tilstanden til objektet eller objektene. Vanligvis merkes objektene fysisk, men i noen tilfeller er ikke dette mulig. I slike tilfeller bør en merkelapp festes på en sikker måte.

Merking skal ikke skade objektene, men dette er ikke alltid til å unngå, for eksempel for svært små objekter. Noen ganger er det viktigere at den fysiske merkingen er varig fremfor at den er reverserbar. Spør en konservator til råds i tvilstilfeller. Museet bør utarbeide en skriftlig rutine for hvordan merking skal utføres og merkelapper festes på objekter.

Registrer informasjon om ervervelsen og objekter som erverves.

Registrer følgende informasjon for hvert objekt eller gruppe av objekter, som omfattes av objektnummeret.

Informasjon for objektidentifisering

  • Objektnummer.
  • Antall objekter som er knyttet til det aktuelle objektnummeret.
  • Typen objekt det dreier seg om – Betegnelse (benytt standard terminologi).
  • Tittel, dersom objektet har dette.
  • En Kort beskrivelse med tilstrekkelig informasjon til å identifisere hvert objekt, gruppe av objekter, samt eventuelle bestanddeler som er nummerert separat. Beskrivelsen bør gjøre det mulig å identifisere objektet selv om objektnummeret skulle være borte. Inkluderer for eksempel betegnelse og størrelse.
  • Eventuelt Alternativt nummer og Alternativt nummer – type, for eksempel et nummer tildelt av tidligere eier.

Informasjon om ervervelsen

  • Måten objektet er ervervet på – Ervervelsesmåte (benytt standard terminologi).
  • Navn og kontaktinformasjon til giver eller selger.
    • Ervervelse – kilde (bruk standardform for navnet).
    • Adresse.
  • Dato for ervervelsen – Ervervelse – dato (benytt standard format).
  • Nummeret på mottaksskjemaet, om tilgjengelig – Mottaksnummer.
  • Nummeret på skjemaet for eierskifte dersom dette ikke er samme skjema som mottaksskjemaet – Eierskiftenummer.
  • Eventuelle vilkår, eller henvisninger til vilkår, som gjelder på tidspunktet for ervervelsen – Ervervelse – betingelser og Ervervelse – finansiering – kilde.
  • Begrunnelsen for ervervelsen – Ervervelse – begrunnelse (benytt standard terminologi).
  • Eventuell annen informasjon om ervervelsen av objektet – Ervervelse – merknad.

Registrer annen relevant informasjon om ervervelsen, inkludert:

Informasjon om objekthistorikk

  • Historien til objektet eller gruppen av objekter – Objekthistorikk – merknad.

Informasjon om bruk av objekt

  • Krediteringen som skal benyttes når objektet stilles ut eller publiseres – Krediteringslinje.
  • Informasjon om begrensninger i bruken av objektet eller gruppen av objekter, for eksempel «skal ikke lånes ut», «bare tilgjengelig for museets medarbeidere» eller «ikke tilgjengelig for eksterne forskere».
    • Bruksbegrensning (bruk standard terminologi).
    • Dato for når begrensningen trer i kraft – Bruksbegrensning – dato (bruk standard format).
    • Annen informasjon om begrensningene – Bruksbegrensning – merknad.

Informasjon om bidrag fra eier

  • Ytterligere opplysninger fra tidligere eier – Eiers personlige erfaring.

Registrer all tilgjengelig informasjon om objektet eller gruppen av objekter på tidspunktet for ervervelsen, særlig dersom objektene tas ut av sin opprinnelige kontekst.

Send et takkebrev til giveren hvis objektet var en gave.

Inkluder det aktuelle objektnummeret og informasjon om hvordan giveren kan få tilgang til objektet i fremtiden.

Aksesjonere nye ervervelser

Dokumenter aksesjon av objekter og sørg for at dokumentasjonen oppbevares på en sikker måte, slik at den ikke kan manipuleres.

For de ervervede objektene som skal bli del av den aksesjonerte samlingen, skal dokumentasjonen fungere som museets aksesjonsarkiv. Se Merknad 2 for veiledning om hvilken informasjon som skal lagres og hvordan. Hvis museet benytter et analogt aksesjonsregister, skal en del av informasjonen som registreres for ervervelsen også inkluderes her:

  • Mottaksnummer.
  • Objektnummer.
  • Dato for ervervelse.
  • Hvem objektet ble ervervet fra.
  • Grunnleggende beskrivelse, inkludert:
    • Betegnelse.
    • Tittel, om relevant.
    • Kort beskrivelse.
    • Annen viktig historisk informasjon om objektet eller gruppen av objekter.
  • Annen relevant informasjon.

Veiledning

Merknad 1: Vurdering av potensielle ervervelser

Vurderingen av potensielle ervervelser kan omfatte undersøkelser rundt juridiske og etiske problemstillinger, eller å avklare status for rettigheter.

Ved tvil om selgers eller givers eierrettigheter, skal ikke objektene erverves. Objekter skal heller ikke erverves dersom det er annen usikkerhet knyttet til om dette er juridisk eller etisk forsvarlig. Museet plikter ikke å ta imot gaver, og givere skal være informert om museets vilkår for å ta i mot objekter.

Når museet mottar tilbud om en samling eller gruppe objekter, skal museet forbeholde seg retten til å utelukke objekter som ikke er ønsket aksesjonert. Det bør registreres en merknad om gruppen som helhet, for eksempel på mottaksskjemaet, før det foretas noen form for utvalg. Samlinger i form av arkiver skal ikke deles opp på noen måte, uten etter nøye overveielser. Det samme gjelder der verdien ligger i selve samlingen og ikke i enkeltobjektene.

Som en del av vurderingsprosessen kan det hende objekter må vurderes for potensielle helsefarer eller sikkerhetsrisikoer.

Det kan gjelde spesielle krav for objekter som mottas av skattemessige hensyn. Unngå å erverve objekter som har vilkår knyttet til seg, for eksempel at de alltid skal være utstilt. Søk juridisk bistand ved tvil.

Merknad 2: Aksesjonsinformasjon

Sikkerheten til aksesjonsinformasjonen

Informasjon om aksesjoner skal vedlikeholdes og sikkerhetskopieres, enten på papir eller elektronisk, slik at den sikres for fremtiden og ikke kan manipuleres. Tilgangen til informasjonen bør være kontrollert. Alle endringer bør dokumenteres og informasjonen skal ikke kunne manipuleres. Hvis museets aksesjonsinformasjon bare finnes i digital form, bør det sikres at informasjonen ikke går tapt etter som formater og teknologier videreutvikles. Det ligger en veiledning til hvordan aksesjonsinformasjon kan sikres på nettsiden til Collections Trust.

Museet bør også ha duplikate sikkerhetskopier av aksesjonsinformasjonen på en ekstern adresse, for eksempel ved et annet museum eller lignende organisasjon. Sikkerhetskopieringer bør foretas ofte og oppbevares trygt nok til at informasjonen ikke kan manipuleres.

Aksesjonsregister

Hvis museet benytter en tradisjonel aksesjonsprotokoll, bør dette være innbundet og på arkivpapir med nummererte sider. Det bør skrives med permanent blekk og føres i rekkefølge i henhold til aksesjonsnumrene.

Mottaksskjema for objekt

Mottaksskjemaer kan ha et avsnitt som omhandler eierskifte, slik at man ved behov kan starte eierskifteprosessen allerede ved mottak av objekt.

Skjema for eierskifte

Skjema for eierskifte er nyttig for å registrere informasjon om eierskiftet og for å dokumentere eierskiftet. Det er ikke alltid nødvendig å bruke et eget skjema for eierskifte, og museet bør vurdere om dette er nødvendig eller ei. Det kan være nyttige i følgende tilfeller:

  • Som en detaljert liste over objektene som erverves. Det er ikke alltid mulig å gjøre dette på et mottaksskjema.
  • Et eget skjema for eierskifte kan registreres i mappen over historikken til objektet for å gjøre det enklere å henvise til informasjonen.
  • For å bevisstgjøre eller særskilt dokumentere for giveren at eierskapet er overført, særlig aktuelt for svært verdifulle eller viktige ervervelser.
  • Dersom personen som signerte på mottaksskjemaet ikke er objektets eier.

Merknad 3: Ytterligere dokumentasjon på eierskap

Avhengig av ervervelsesmåten bør i tillegg følgende informasjon dokumenteres:

Testamentarisk gave

  • Juridisk gyldig kopi av testamentet, om mulig.
  • En kopi av relevante skiftedokumenter.

Feltinnsamling

  • En henvisning til funnsted, for eksempel kartreferanse eller koordinater.
  • Dokumentasjon av eierskap, ved behov.
  • Dokumentasjon av intern eller ekstern beslutning om innsamling.
  • Dokumentasjon av at innsamlingen er lovlig.
  • Dokumentasjon av eksterne aktørers ansvar, for eksempel protokoll over avtaler med andre.
  • Dokumentasjon på samsvar med CITES-protokollen (Washington-konvensjonen som regulerer handel med utrydningstruede ville dyr og planter), samt eksport- og importtillatelser der dette er påkrevd.

Gaver

  • Et signert tilbud om objektet fra giveren, inkludert eventuelle vilkår. Det frarådes på det sterkeste å ta imot gaver på vilkår.
  • Museets signerte mottak av objektet, inkludert eventuelle avtalte vilkår.
  • Informasjon om at alle gaver bør være søkbare via giverens navn.

Innkjøp

  • Signert dokumentasjon fra selgeren som bekrefter selgers eierskap til objektet.
  • Signert dokument som bekrefter objektets proveniens, om kjent.
  • Original faktura og kvittering som dokumenterer kjøpet.
  • Informasjon om og vilkår for eventuelle støtteordninger eller bidrag som er benyttet for innkjøpet.

Bytte

  • Dokumentasjon på eierskifte for objekter som blir byttet.

Innløsning

  • Informasjon om utredningen rundt en innløsning, inkludert eventuelle ekspertuttalelser.

Merknad 4: Objekter som blir funnet i museet og som mangler nummer

Objekter som blir funnet i museet uten nummer eller proveniens, for eksempel under revisjon eller inventarkontroll, skal bare aksesjoneres hvis det er hevet over tvil at de er museets eiendom og at de har en verdi som tilsier at de skal bevares. Det bør legges stor vekt på å avdekke opprinnelsen til slike objekter, inkludert å kontakte eksterne som kan ha nyttig informasjon og gjennomgang av interne registre, for eksempel innkomstprotokoller, korrespondanser og lånemapper. Målsetningen er å kunne knytte objektene til eventuell dokumentasjon. I slike tilfeller bør alltid informasjon om funnet og eventuell påfølgende aksesjoner dokumenteres og lagres. Dette gjør det mulig å dokumentere hvilke tiltak som er gjort tidligere, dersom det skulle komme fremtidige krav på objektet.