Verwerving en inschrijving - Voorgestelde procedure

Nederlandse/Vlaamse vertaling

Door deze faciliteit te gebruiken, stemt u in met de bepalingen van de Spectrum-licentie.

Potentiële verwervingen beoordelen

Geef aan waarom u het object wilt verwerven.

Dit dient schriftelijk en in overeenstemming met uw verwervingsbeleid te gebeuren. Afhankelijk van de omstandigheden moet er een zorgvuldigheidsonderzoek (‘due diligence’) gedaan worden naar juridische en ethische kwesties rond het object of om duidelijkheid te krijgen over de intellectuele eigendomsrechten van een potentiële verwerving. Bewaar een kopie van het verwervingsvoorstel en leg de opslaglocatie ervan vast, zodat u en anderen dit later kunnen terugvinden.

Evalueer het voorstel.

Volg de procedure en richtlijnen van uw verwervingsbeleid. Zie ook Toelichting 1 voor meer informatie. Bewaar een kopie van de formele evaluatie (bijv. de notulen van de relevante bestuursvergadering) en leg de opslaglocatie vast, zodat u en anderen deze later kunnen terugvinden (met kruisverwijzing naar de nummers van objecten die u verwerft).

Informeer de eigenaar indien u niet tot verwerving van het object overgaat en geef het object terug als het al in de organisatie is.

Dit dient gewoonlijk schriftelijk te gebeuren, waarbij u de redenen voor het niet aanvaarden van het aanbod vermeldt en verwijst naar uw verwervingsbeleid.

Verwerving van eigendomsrecht en registratie van auteursrecht

Zorg ervoor dat u het eigendomsrecht van de objecten verwerft en hier schriftelijk bewijs van hebt.

Zie Toelichting 2 voor informatie over de soort verwervingsgegevens die u moet bewaren. Bewijs van het eigendomsrecht van de objecten dient de volgende documentatie te bevatten:

  • Een verwijzing naar de formele naam van de rechtspersoon die het object verwerft.
  • Naam en adres van de vorige eigenaar van het object en diens eventuele vertegenwoordigers.
  • Een korte beschrijving van het object.
  • Een handtekening die de overdracht van eigendom aan uw organisatie bevestigt.
  • De verwervingsmethode.

Zie Toelichting 3 voor aanvullende documentatie die wordt aanbevolen voor legaten, veldwerkverzameling, schenkingen, aankopen, ruilen en schatten. Zie Toelichting 4 voor advies over het omgaan met objecten die u tegenkomt zonder nummer (bijvoorbeeld tijdens een inventariscontrole).

Alle originele documenten die betrekking hebben op het eigendomsrecht moeten in een veilige, brandwerende ruimte worden opgeslagen als essentieel onderdeel van de documentatie over de collectie. Leg de Documentstandplaats van ondersteunend papierwerk vast in de betreffende objectgegevens, zodat u en anderen dit later kunnen terugvinden.

Leg auteursrecht of andere bijbehorende rechten vast (voor zover bekend).

Als dit nog niet gebeurd is, bepaal, indien mogelijk, wie de eigenaar van het auteursrecht en andere rechten met betrekking tot de nieuwe verwerving is en leg deze informatie vast.

Ga naar Rechten.

Objecten ontvangen die niet reeds in uw organisatie zijn

Plan de aankomst van de objecten.

Zaken waaraan u moet denken zijn onder meer waar de objecten worden opgeslagen en wie het verwervingsproces gaat uitvoeren.

Ga naar Inkomend object.

Aanwinsten verwerken

Label of markeer elk object (of groep objecten) met een uniek objectnummer.

De vorm van de objectnummers dient in uw beleid te zijn vastgelegd. Voor zover van toepassing dienen nummers voor niet-ingeschreven objecten (bijv. voor steuncollecties) een andere vorm te hebben dan objecten in de vaste collectie. Delen van één object kunnen hetzelfde hoofdnummer toegewezen krijgen met voor elk een unieke toevoeging. Als er grote aantallen vergelijkbare objecten samen in een veilige houder worden bewaard (bijv. kralen in een doos, een doos met scherven of een lade met insecten), dan wordt de houder genummerd, wordt de inhoud geteld en het totaal geregistreerd.

De methode die wordt gebruikt voor het labelen en markeren van een object (of groep objecten) is afhankelijk van het materiaal en de conditie. Normaal gesproken dient u objecten fysiek te markeren, maar in sommige gevallen is dit niet mogelijk en dienen er labels duurzaam bevestigd te worden.

In het algemeen geldt dat een object niet mag worden beschadigd bij het markeren of labelen, maar dit is in de praktijk niet altijd te vermijden (bijv. bij grote objecten). Duurzaamheid is soms belangrijker dan omkeerbaarheid. Vraag een conservator advies als u twijfelt. Stel schriftelijke richtlijnen op inzake de plaats waar de markering of label op of aan het object wordt aangebracht.

Leg algemene informatie over de verwerving en de verworven objecten vast.

Leg de volgende informatie vast voor elk object of elke groep objecten met hetzelfde objectnummer:

Objectidentificatie

  • Het Objectnummer.
  • Het Aantal objecten dat is verworven en gekoppeld is aan het objectnummer.
  • Het type object – Objectnaam (gebruik een standaardterm).
  • Een Titel van het object.
  • Een Korte beschrijving die voldoende informatie bevat om elk object (of groep objecten) en afzonderlijke genummerde onderdelen te identificeren. De beschrijving dient voldoende te zijn om het object te kunnen identificeren als het objectnummer ontbreekt (neem bijv. een eenvoudige naam en de afmetingen op in de beschrijving).
  • Een Ander nummer en Ander nummer – Type (bijv. een nummer dat door een andere organisatie is toegewezen, voordat het object werd verworven).

Verwerving

  • De verwervingsmethode – Verwerving – Methode (gebruik een standaardterm).
  • Naam en contactgegevens van de bron (schenker of verkoper):
    • Verwerving – Bron (gebruik een standaardvorm voor namen).
    • Adres.
  • De datum van verwerving – Verwervingsdatum (gebruik een standaard datumnotatie).
  • Het nummer van het inkomstformulier (indien beschikbaar) – Inkomend object – Nummer.
  • Het formuliernummer van de eigendomsoverdracht, indien dit gescheiden is van het inkomstformulier – Eigendomsoverdracht – Nummer.
  • Voorwaarden (of verwijzing naar voorwaarden) ten tijde van de verwerving – Verwerving – Beperkende voorwaarden en Verwerving – Beperkende voorwaarden financieringsbron.
  • De reden van verwerving – Verwerving – Reden (gebruik een standaardterm).
  • Aanvullende informatie over de verwerving van het object – Verwerving – Bijzonderheden.

Leg andere relevante informatie over de verwerving vast, zoals:

Objectgeschiedenis en -associaties

  • De geschiedenis van het object of van de groep objecten – Objectgeschiedenis – Bijzonderheden.

Gebruik object

  • De naamsvermelding die moet worden gebruikt wanneer de verwerving wordt tentoongesteld en gepubliceerd – Vermelding.
  • Informatie over beperkingen inzake het gebruik van het object of de groep objecten (bijv. mag niet worden uitgeleend, alleen toegankelijk voor personeel of niet toegankelijk voor externe onderzoekers):
    • Gebruik – Beperking (gebruik een standaardterm).
    • De datum waarop de beperking ingaat – Gebruik – Beperking – Datum (gebruik een standaard datumnotatie).
    • Andere informatie over de beperking – Gebruik – Beperking – Bijzonderheden.

Bijdrage eigenaar object

  • Aanvullende contextuele informatie die rechtstreeks van de schenker/verkoper is ontvangen – Bijdrage eigenaar – Persoonlijke ervaring .

Probeer ten tijde van het verwerven alle beschikbare informatie te registreren die met elk object of groep objecten wordt geassocieerd, in het bijzonder wanneer objecten uit hun context worden gehaald.

Als de objecten een schenking waren, stuur de schenker dan een bedankbrief.

Vermeld in uw brief de relevante objectnummers en informatie over hoe de schenker in de toekomst toegang kan krijgen tot de items.

Nieuwe aanwinsten registreren

Als de objecten deel gaan uitmaken van uw vaste collectie, maak dan een formeel, fraudebestendig record waarin vermeld staat dat de objecten ingeschreven zijn.

Voor de objecten die zijn verworven ten behoeve van de vaste collectie is dit een archiefrecord van de inschrijving. Zie Toelichting 2 voor informatie over welke formulieren er voor dit record nodig zijn. Als u een traditioneel aanwinstenregister gebruikt, voer dan informatie in die u voor de verwerving hebt vastgelegd:

  • Inkomend object – Nummer.
  • Objectnummer.
  • Datum van verwerving.
  • Van wie het object is verworven.
  • Basale beschrijving met daarin opgenomen:
    • Objectnaam.
    • Titel (voor zover relevant).
    • Korte beschrijving.
    • Andere belangrijke historische informatie over het object of de groep objecten.
  • Andere relevante bijzonderheden.

Richtlijnen

Toelichting 1: Evalueren van voorgestelde verwervingen

Zoals eerder al is vermeld, kan het zijn dat u bij het voorbereiden van een voorstel om een object te verwerven in het kader van het zorgvuldigheidsprincipe (‘due diligence’) onderzoek moet laten uitvoeren naar juridische en ethische vraagstukken of om opheldering te verkrijgen over de status van de intellectuele eigendomsrechten.

Verwerf geen objecten indien er twijfel bestaat over het eigendomsrecht van de verkoper of de schenker, of als er andere juridische of ethische bezwaren zijn. U bent niet verplicht om schenkingen of legaten aan te nemen. De schenker moet op de hoogte zijn van de voorwaarden voor het aanvaarden van objecten.

Als u collecties krijgt aangeboden, dient u zich het recht voor te behouden om objecten te weigeren die u ongeschikt acht voor de vaste collectie. Maak voordat selectie plaatsvindt een aantekening over de groep als geheel (bijvoorbeeld op het inkomstformulier). Bij archieven of collecties die als groep belangrijk zijn (veeleer dan de afzonderlijke objecten waaruit ze bestaan) is het aan te bevelen pas na grondig onderzoek de collectie op te splitsen of op te schonen.

Als onderdeel van het evaluatieproces kunnen objecten beoordeeld worden op mogelijke gezondheids- en veiligheidsrisico’s.

Voor objecten die aanvaard worden ter voldoening van successierechten geldt dat deze altijd rijksbezit blijven. Informatie hierover is te vinden bij de Belastingdienst. Vermijd verwerving van objecten waarop beperkende voorwaarden rusten (bijv. dat ze altijd tentoongesteld moeten worden). Win bij twijfel altijd professioneel juridisch advies in.

Toelichting 2: Inschrijvingsgegevens

Beveiliging van inschrijvingsgegevens

Inschrijvingsgegevens moeten bewaard worden en er moet een back-up van gemaakt worden met behulp van controleerbare, toekomstgerichte en veilige methodes, in papieren of elektronische vorm. Toegang tot deze gegevens moet worden gecontroleerd en alle wijzigingen moeten worden bijgehouden in een permanent, fraudebestendig bestand. Als uw inschrijvingsgegevens volledig digitaal zijn, dient u extra maatregelen te nemen tegen fraude en tegen het risico dat informatie verloren gaat als gevolg van verouderde bestandsindelingen en/of technologie. De meest recente richtlijnen voor het veilig bewaren van inschrijvingsgegevens vindt u op de website van Collections Trust.

U dient ook extra kopieën van uw inschrijvingsgegevens te maken en deze op een andere locatie te bewaren (idealiter een andere organisatie). Maak regelmatig kopieën en sla deze veilig op, om te voorkomen dat er geknoeid wordt met de informatie.

Aanwinstenregisters

Traditionele aanwinstenregisters bestaan uit ingebonden archiefpapier met genummerde pagina’s. De objectgegevens moeten genoteerd worden in permanente inkt, in volgorde van inschrijvingsnummer.

Inkomstformulieren

Inkomstformulieren hebben een gedeelte voor eigendomsoverdracht, zodat het overdrachtsproces kan beginnen tijdens de procedure inkomend object.

Formulieren voor eigendomsoverdracht

Eigendomsoverdrachtformulieren zijn een handige manier om meer informatie vast te leggen over de eigendomsoverdracht en om de overdracht met de eigenaar te bevestigen. Het is niet altijd noodzakelijk om afzonderlijke eigendomsoverdrachtformulieren te gebruiken. Uw organisatie kan zelf besluiten of deze al dan niet nodig zijn. Deze kunnen om de volgende redenen van pas komen:

  • Gedetailleerd vastleggen welke items zijn verworven. Soms is dit niet mogelijk op inkomstformulieren.
  • Een afzonderlijk eigendomsoverdrachtformulier kan worden opgeslagen in het bestand dat de objectgeschiedenis bevat.
  • Duidelijk maken aan de schenker dat het eigendomsrecht is overgedragen; dit geldt vooral voor zeer waardevolle of belangrijke verworven objecten.
  • Als de persoon die het inkomstformulier heeft ondertekend niet de eigenaar van het object was.

Toelichting 3: Aanvullend bewijs van eigendom

Afhankelijk van de verwervingsmethode dient uw organisatie tevens de volgende documentatie te verkrijgen:

Legaten

  • Een gewaarmerkte kopie van het testament (indien mogelijk).
  • Een kopie van een eventueel codicil waarin uw organisatie is genoemd.

Veldwerk

  • Een verwijzing naar de vindplaats en andere informatie over het veldwerk (bijv. coördinaten, locatiecode).
  • Een bewijs van eigendom met betrekking tot de gevonden materialen.
  • Certificaat van opgraving en verwerving.
  • Bewijs dat het verzamelen van aangetroffen materiaal wettelijk toegestaan is.
  • Bewijs van tegenover derden schriftelijk vastgelegde verplichtingen (bijv. Memorandum of Understanding).
  • Bewijs van naleving van CITES (de ‘Washington’ Convention on International Trade in Endangered Species of Wild Fauna and Flora) en dat voldaan is aan de geldende import- en exportvergunningen.

Schenkingen

  • De ondertekende aanbieding van een object door de schenker, met inbegrip van de eventuele voorwaarden voor die schenking (hoewel schenkingen waaraan voorwaarden zijn verbonden ten sterkste worden ontraden).
  • De ondertekende aanvaarding van het object door uw organisatie, inclusief alle overeengekomen voorwaarden.
  • De informatie over alle schenkingen moet op naam van de schenker toegankelijk zijn.

Aankopen

  • Een ondertekende verklaring van de verkoper dat hij de rechtmatige eigenaar is.
  • Een ondertekende verklaring omtrent de herkomst van het object (indien bekend).
  • De originele factuur en het ontvangstbewijs die de aangekochte objecten identificeren.
  • De details en voorwaarden van elke subsidie ontvangen ten behoeve van de aankoop.

Ruil

  • De eigendomsoverdracht van het object waarvoor een niet-financiële tegenprestatie is geleverd.

Schat

  • Een document waarin het onderzoek naar de herkomst van de schat is toegelicht, met inbegrip van eventuele rapporten van deskundigen.

Toelichting 4: Niet-genummerde objecten aangetroffen in uw organisatie

Indien u in uw organisatie objecten aantreft zonder nummer of herkomstgegevens, bijvoorbeeld bij een inventariscontrole of audit, neem deze alleen dan op in uw collectie indien u zeker weet dat derden geen aanspraak kunnen maken op het eigendomsrecht. Stel alles in het werk om de herkomst van dergelijke objecten te achterhalen. Raadpleeg daartoe alle mogelijke externe bronnen en interne informatie (bijvoorbeeld inkomstformulieren, briefwisseling, bruikleendocumentatie) en breng indien mogelijk bestaande records en deze objecten bij elkaar. Documenteer en bewaar altijd de documentatie over het gevonden object en de eventuele opname in de collectie. Zo kunt u het controlespoor volgen in geval van latere aanspraken op het object.

Datum aangemaakt: 2020

Uitgever: Collections Trust, Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed en FARO