Acquisition et enregistrement - Marche à suivre proposée

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Évaluation des acquisitions potentielles

Faites valoir l’acquisition proposée.

Cela devrait normalement être fait par écrit, conformément à votre politique d’acquisition. Selon les circonstances, il faudra probablement effectuer des vérifications préalables sur les questions juridiques et éthiques, ou élucider les droits de propriété intellectuelle associés à l’acquisition proposée. Conservez une copie de la proposition d’acquisition et notez l’endroit où elle est conservée de sorte que quiconque puisse éventuellement la retrouver.

Évaluez la proposition.

Suivez les procédures et les directives établies dans votre politique d’acquisition. Voir la note 1 pour obtenir des directives supplémentaires. Conservez une copie de l’évaluation officielle (p. ex., le procès-verbal de la réunion pertinente du conseil) et notez l’endroit où vous la conservez de sorte que quiconque puisse éventuellement la retrouver (renvois par le numéro des objets utilisé lors de l’acquisition).

Si vous ne prévoyez pas acquérir les objets, informez-en le propriétaire et remettez-les-lui s’ils sont déjà en votre possession. En règle générale, vous devriez procéder par écrit et préciser les raisons pour lesquelles vous n’acceptez pas l’offre, en faisant référence à votre politique d’acquisition.

Obtention du titre de propriété et enregistrement du droit d’auteur

Obtenez le titre de propriété des objets et la preuve écrite qui s’y rattachent.

Voir la note 2 pour obtenir des directives sur le type de dossiers d’acquisition que vous devriez conserver. La preuve relative au titre de propriété des objets devrait comprendre les documents suivants :

  • Une référence au titre officiel de l’organisme juridique qui acquiert l’objet.
  • Le nom et l’adresse du propriétaire précédent de l’objet et de tout agent.
  • Une courte description de l’objet.
  • Une signature confirmant le transfert du titre à votre intention.
  • Le mode d’acquisition.

Voir la note 3 pour obtenir les directives supplémentaires recommandées quant aux legs, à la collecte sur le terrain, aux dons, aux achats, aux échanges et aux trésors. Voir la note 4 pour obtenir des conseils sur la façon de procéder à l’égard des objets trouvés sans numéro (p. ex., pendant la procédure d’Inventaire).

Tous les documents originaux à l’appui du titre de propriété devraient être gardés dans un endroit sûr et résistant au feu en tant que partie intégrante de la documentation à long terme sur la collection. Notez l’Emplacement des documents de la documentation à l’appui, dans les dossiers des objets pertinents de sorte que quiconque puisse éventuellement la retrouver.

Consignez le droit d’auteur ou les autres droits connexes, le cas échéant.

Si ce n’est déjà fait, et si cela est pertinent et possible de le faire, déterminez et enregistrez le nom du détenteur du droit d’auteur et d’autres droits associés aux nouvelles acquisitions.

Allez à Gestion des droits.

Réception d’objets qui ne sont pas encore en votre possession

Planifiez l’arrivée des objets.

Vous devriez prendre en compte certains facteurs, comme l’endroit où ils seront entreposés et qui sera responsable du processus d’acquisition.

Allez à Entrée des objets.

Traitement des nouvelles acquisitions

Étiquetez ou marquez l’objet, ou le lot d’objets, à l’aide d’un numéro d’objet unique.

Votre politique devrait spécifier le format du numéro des objets. S’il y a lieu, le format du numéro des objets non acquis (p. ex., dans la manipulation des collections) devrait être différent de celui des objets acquis. Un seul numéro de lot peut être assigné aux composantes d’un même objet, mais il doit comporter un numéro supplémentaire unique à chaque composante. Si une grande quantité d’objets similaires sont groupés dans un contenant sécurisé, vous pouvez attribuer un numéro à celui-ci, compter les pièces de son contenu et noter le nombre total (p. ex., des perles dans une boîte, une boîte de tessons ou un plateau d’insectes).

La méthode utilisée pour l’étiquetage ou le marquage d’un objet, ou d’un lot d’objets, dépendra de son matériau et de sa condition. Vous devriez généralement marquer physiquement les objets, mais dans certains cas, cela peut parfois se révéler impossible. Des étiquettes doivent alors être solidement apposées.

En règle générale, les techniques d’étiquetage et de marquage ne doivent pas endommager un objet, mais cela est parfois impossible (p. ex, dans le cas d’objets surdimensionnés). Il arrive que la durabilité soit plus importante que la réversibilité. Dans le doute, demandez conseil à un restaurateur. Vous devriez élaborer des conventions écrites sur l’emplacement des étiquettes ou des dispositifs de marquage.

Consignez l’information initiale concernant l’acquisition et les objets acquis.

Enregistrez l’information suivante pour chaque objet, ou lot d’objets, portant un numéro d’objet :

Information sur l’identification des objets

  • Numéro d’objet.
  • Nombre d’objets acquis associés au numéro d’objet.
  • Type d’objet – Nom de l’objet (utilisez un vocabulaire contrôlé).
  • Tout Titre de l’objet.
  • A Courte description contenant suffisamment de renseignements pour identifier chaque objet, ou lot d’objets, et toute pièce numérotée séparément. Une description suffisante pour permettre l’identification en l’absence de numéro d’objet (p. ex., incluant un nom, les dimensions).
  • Tout Autre numéro et Autre type de numéro (p. ex., un numéro attribué par une autre organisation avant l’acquisition de l’objet).

Information sur l’acquisition

  • Mode d’acquisition – Mode d’acquisition (utilisez une liste d’autorité).
  • Nom et coordonnées de la source de l’acquisition (donateur ou vendeur) :
    • Source de l’acquisition (utilisez des règles d’inscription des noms propres).
    • Adresse.
  • Date de l’acquisition – Date de l’acquisition (utilisez un format normalisé).
  • Numéro du formulaire d’entrée (s’il y a lieu) – Numéro d’entrée.
  • Numéro du formulaire de transfert de titre, s’il diffère de celui du formulaire d’entrée – Numéro de transfert du titre.
  • Toutes les conditions (ou toute référence à une condition) afférentes au moment de l’acquisition – Clauses conditionnelles à l’acquisition et Clauses conditionnelles à la source de financement de l’acquisition. provisos.
  • Raison de l’acquisition – Raison de l’acquisition (utilisez une liste d’autorité).
  • Toute autre information concernant l’acquisition de l’objet – Note sur l’acquisition.

Enregistrez toute autre information pertinente liée à l’acquisition, y compris :

Information sur l’historique et les associations aux objets

  • L’historique de l’objet, ou du lot d’objets – Note sur l’historique de l’objet.

Information sur l’utilisation des objets

  • La mention de source qui devrait être utilisée lorsque l’acquisition est exposée et publiée – Mention de source.
  • Toute information sur les restrictions relatives à l’utilisation de l’objet, ou du lot d’objets (p. ex., ne peut être prêté, accès réservé au personnel seulement, ou inaccessible aux chercheurs externes) :
    • Restriction d’utilisation (utilisez une liste d’autorité).
    • La date à laquelle s’applique la restriction – Date de la restriction d’utilisation (utilisez un format normalisé).
    • Toute autre information concernant la restriction – Note sur la restriction de l’utilisation.

Information sur la contribution du propriétaire des objets

  • Toute autre information contextuelle reçue directement de la source d’acquisition – Expérience personnelle du propriétaire.

Tâchez de prendre en note toute l’information disponible associée à chaque objet, ou lot d’objets, au moment de la collecte, notamment lorsque les objets sont retirés de leur contexte.

Si les objets étaient un don, envoyez un reçu au donateur.

Précisez les numéros des objets pertinents et l’information sur la façon de pouvoir accéder à ceux-ci ultérieurement.

Enregistrement des nouvelles acquisitions

Si les objets doivent faire partie de votre collection, créez un dossier officiel et inviolable indiquant que les objets ont été enregistrés.

En ce qui concerne les objets acquis qui feront partie de votre collection, un dossier d’archives de l’acquisition sera constitué. Voir la note 2 pour obtenir des directives sur la forme que pourrait avoir ce dossier. Si vous utilisez un registre des acquisitions conventionnel, entrez un sous-ensemble des renseignements que vous avez inscrits pour l’acquisition :

  • Numéro d’entrée.
  • Numéro d’objet.
  • Date d’acquisition.
  • Nom du propriétaire auprès de qui l’objet a été acquis.
  • L’information descriptive fondamentale suivante :
    • Nom de l’objet.
    • Titre (le cas échéant).
    • Courte description.
    • Toute autre information historique pertinente sur l’objet, ou le lot d’objets.
  • Toute autre note pertinente.

Notes d’orientation

Note 1 : Évaluation des propositions d’acquisitions

Comme nous l’avons déjà mentionné, la préparation d’une proposition en vue d’acquérir des objets peut certainement nécessiter des recherches préalables sur les questions juridiques et éthiques, ou élucider le statut des droits de propriété intellectuelle associés à l’acquisition proposée.

En cas de doute concernant les droits de propriété du vendeur ou du donateur ou encore de toute autre préoccupation à caractère juridique ou éthique, abstenez-vous d’acquérir les objets. Vous n’êtes pas obligé d’accepter des offres ou des legs, et le donateur devrait parfaitement comprendre les conditions en vertu desquelles les collections sont acceptées.

Lorsque l’on vous offre des collections, vous devriez vous réserver le droit de retirer les objets que vous ne désirez pas dans votre collection. Une remarque concernant le lot dans son ensemble devrait être notée (p. ex., sur le formulaire d’entrée) avant que ne soit effectué le retrait. Cependant, si l’on vous offre une collection archivistique, ou si l’importance repose sur la collection en soi (plutôt que sur les objets individuels), la collection ne devrait pas être divisée ou aucun objet ne devrait en être retiré sans faire l’objet au préalable d’un examen minutieux.

Dans le cadre du processus d’évaluation, il peut être nécessaire d’évaluer les objets relativement à tout danger potentiel pour la santé et la sécurité.

Les objets acceptés avec reçu d’impôts sont assujettis à des exigences précises qui sont décrites en détail dans les lignes directrices officielles. Autrement, évitez d’acquérir des objets assujettis à des conditions (p. ex., selon lesquelles ils doivent toujours être exposés). En cas de doute, demandez conseil auprès d’un avocat.

Note 2 : Enregistrements

Sécurité des enregistrements

Les enregistrements devraient être tenus à jour et sauvegardés à l’aide de méthodes vérifiables, sûres et à l’abri du vieillissement, soit en format papier ou électronique. L’accès aux enregistrements devrait être contrôlé, et un enregistrement permanent et inviolable devrait être mis à l’abri de tout changement. Si vos enregistrements sont entièrement numériques, vous devriez accorder un soin particulier à leur protection contre l’altération et le danger de perdre de l’information en raison de formats et d’une technologie devenus désuets. Vous trouverez les plus récentes directives sur la conservation des enregistrements sur le site Web de Collections Trust.

Vous devriez également tenir à jour des copies en double exemplaire de vos enregistrements et les conserver à un deuxième emplacement (idéalement, à un autre musée ou dans une institution similaire). Vous devriez également tenir à jour des copies en double exemplaire de vos enregistrements et les conserver à un deuxième emplacement (idéalement, à un autre musée ou dans une institution similaire).

Registres des acquisitions

Si vous utilisez des registres des acquisitions conventionnels, ceux-ci doivent être reliés, imprimés sur un papier de qualité archives et les pages doivent être numérotées. Les inscriptions devraient y être faites à l’encre permanente, selon l’ordre des numéros d’acquisition. Vous pouvez vous commander des registres des acquisitions dont la qualité convient à l’archivage auprès de l’organisme Collections Trust. Ces registres contiennent 147 pages recto verso numérotées et des en-têtes de colonnes préimprimées.

Formulaires d’entrée des objets

Les formulaires d’entrée des objets de Collections Trust comportent une section réservée au transfert de titre de propriété, de sorte que la procédure d’entrée des objets puisse entamer le processus de transfert des titres, s’il y a lieu.

Formulaire de transfert de titres de propriété

Les formulaires de transfert de titres de propriété de Collections Trust sont un moyen utile de saisir de plus amples renseignements sur le transfert du titre, et de confirmer le transfert avec le propriétaire. Il n’est pas toujours nécessaire d’utiliser des formulaires de transfert de titre distincts et votre musée devrait décider s’il en a besoin. Ils peuvent être utiles pour les raisons suivantes :

  • Énumération détaillée des objets acquis. Il est parfois impossible de le faire au moyen de formulaires d’entrée des objets.
  • Un formulaire de transfert de titre distinct peut être consigné dans le dossier historique de l’objet pour pouvoir y accéder facilement.
  • Il expose clairement au donateur que le titre est transféré, particulièrement dans le cas d’acquisitions importantes ou d’objets de grande valeur.
  • Si la personne qui a signé le formulaire d’entrée de l’objet était une personne autre que le propriétaire.

Note 3 : Preuve de titre supplémentaire

Selon le mode d’acquisition, obtenir également les documents suivants :

Legs

  • Une copie du testament, s’il y a lieu.
  • Une copie des lettres d’homologation (ou une confirmation en Écosse).

Collecte sur le terrain

  • Une référence au site de collecte et autre information sur la collecte sur le terrain (p. ex., référence de quadrillage, code du site).
  • Preuve du droit de titre, selon le cas.
  • Preuve de justification interne et externe pour la collecte.
  • Preuve que la collecte est légale.
  • Preuve relative aux responsabilités externes (p. ex., protocole d’entente avec des tiers).
  • Preuve de conformité avec la CITES (la Convention sur le commerce international des espèces de faune et de flore sauvages menacées d’extinction de « Washington »), en plus des permis d’exportation et d’importation, au besoin.

Dons

  • L’offre signée d’un objet du donateur, y compris toute condition précisée – bien que nous découragions les dons assortis de conditions.
  • L’acception signée de l’objet par vous, y compris toute condition convenue.
  • Les renseignements sur tous les dons devraient être accessibles par le nom du donateur.

Achats

  • Une déclaration signée des vendeurs précisant qu’ils sont les propriétaires légaux.
  • Une attestation signée de la provenance de l’objet (si connue).
  • Une attestation signée de la provenance de l’objet (si connue).
  • Les détails et conditions de toute aide reçue sous forme de don pour l’achat.

Échange

  • Le transfert du titre de l’objet pour lequel l’échange non monétaire a été fait.

Trésor

  • Un dossier de l’enquête sur le trésor, y compris tout rapport d’export soumis en tant qu’élément de preuve.

Note 4 : Objets trouvés sans numéro dans votre musée

Les objets trouvés dans votre musée qui ne portent aucun numéro ni indication de la provenance, par exemple, au cours d’une vérification ou d’un inventaire, peuvent seulement être enregistrés si vous êtes convaincu qu’ils vous appartiennent et qu’ils sont requis. Tous les efforts nécessaires devraient être déployés pour retrouver les origines de tels objets, y compris toutes les sources externes et tous les dossiers internes possibles (p. ex, dossiers d’entrée, correspondance et dossiers de prêt), et pour les associer avec des dossiers existants. Dans ces cas, vous devez toujours documenter la situation et conserver les renseignements sur la découverte et tout enregistrement subséquent.

Date: 2019

Publié par: Collections Trust et le Réseau canadien d’information sur le patrimoine