Adquisición y accesión - Procedimiento sugerido

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Evaluación de potenciales adquisiciones

Justificar la propuesta de adquisición.

Por lo general, esto se debería hacer por escrito, siguiendo la política de adquisición del museo. Dependiendo de las circunstancias, es posible que sea necesario realizar una investigación de debida diligencia en asuntos legales y éticos, o aclarar los derechos de propiedad intelectual asociados con una adquisición propuesta. Guarde una copia de la propuesta de adquisición y anote dónde está para que cualquier funcionario del museo pueda encontrarla en el futuro.

Evalúe la propuesta.

Siga el procedimiento y las directrices establecidas en la política de adquisición del museo. Ver también la Nota 1 para obtener orientación adicional. Guarde una copia de la evaluación formal del museo (por ejemplo, las actas relevantes de la reunión del Directorio) y anote dónde está para que cualquier funcionario del museo pueda encontrarla en el futuro (con una referencia cruzada a los números de los objetos que se adquieran).

Informe al propietario si no va a adquirir los objetos y devuélvaselos si ya están en el museo. Por lo general, esta respuesta debería darse por escrito, indicando las razones por las que no se aceptó la oferta, y haciendo referencia a la política de adquisición.

Obtención de título de propiedad y registro de derechos de autor

Obtenga el título de propiedad y la evidencia escrita de la titularidad de los objetos.

Ver la Nota 2 para obtener orientación sobre el tipo de registro de adquisición que debería llevar. La evidencia del título de propiedad de los objetos debería incluir los siguientes documentos:

  • Una referencia al título de propiedad formal del organismo jurídico que va a adquirir el objeto.

  • El nombre y la dirección del anterior propietario del objeto y de cualquier agente.

  • Una descripción breve del objeto.

  • Una firma que certifique la transferencia del título de propiedad del museo.

  • El método de adquisición.

Ver la Nota 3 para conocer qué documentación adicional se recomienda obtener en el caso de legados, colecciones de trabajo de campo, donaciones, compras, intercambios y bienes patrimoniales. Ver la Nota 4 para obtener consejos sobre cómo proceder en el caso de encontrar los objetos sin numeración (por ejemplo, durante el Proceso de inventario).

Todos los documentos sustentatorios originales que acrediten el título de propiedad deberían conservarse en un área segura y a prueba de fuego, ya que son parte esencial de la documentación sobre la colección que debe guardarse a largo plazo. Registre la Ubicación de la documentación sustentatoria en los registros de objetos pertinentes para que cualquier funcionario del museo pueda encontrarlos en el futuro.

Registre los derechos de autor u otros derechos asociados si se conocen.

Si aún no se ha hecho, cuando sea pertinente y de ser posible, se debe establecer y registrar al titular de los derechos de autor y otros derechos asociados a las nuevas adquisiciones.

Ir a Gestión de derechos.

Recepción de objetos que aún no están en el museo

Planifique la llegada de los objetos.

Algunos aspectos a tener en cuenta son: el lugar donde se almacenará el objeto y quién estará a cargo de llevará a cabo el proceso de adquisición.

Ir a Entrada de objetos.

Procesamiento de adquisiciones nuevas

Etiquete o rotule cada objeto, o conjunto de objetos, con un número de objeto único.

Su política debería especificar el formato para los números de objeto. Si procede, el número de los objetos no accesionados (por ejemplo, en las colecciones de manipulación libre) debería tener un formato distinto al de los objetos accesionados. Se le podría asignar el mismo número raíz a las partes de un mismo objeto, pero con una extensión única añadida a cada objeto. Cuando una gran cantidad de objetos similares se almacena en un contenedor seguro, se podría numerar el contenedor, contar su contenido y registrar la cantidad total de objetos (por ejemplo, cuentas en una caja, una caja con fragmentos o una bandeja con insectos).

El método usado para etiquetar y rotular un objeto, o conjunto de objetos, dependerá del material del que esté hecho y de su estado. Por lo general, se deberían rotular los objetos en físico. Cuando esto no es posible, se deberían colocar etiquetas de forma segura.

En general, las técnicas de etiquetado y rotulado no deberían dañar al objeto, pero esto no siempre es posible (por ejemplo, en el caso de objetos más grandes). En ocasiones, la durabilidad es más importante que la reversibilidad. Si hubieran dudas, busque el asesoramiento especializado de un conservador. El museo debe elaborar reglas escritas de dónde colocar las etiquetas o rótulos.

Registre la información inicial sobre la adquisición y los objetos adquiridos.

Registre la siguiente información para cada objeto, o conjunto de objetos, identificado por su número de objeto:

Información de identificación del objeto

  • El Número de objeto.

  • La Cantidad de objetos adquiridos que están asociados al Número de objeto.

  • El tipo de objeto – Nombre del objeto (usar lista predeterminada).

  • Cualquier Título de propiedad del objeto.

  • Una Descripción breve que contenga información suficiente para poder identificar cada objeto, o conjunto de objetos, y cualquier parte numerada independientemente. La descripción debe lo suficientemente precisa para poder identificarlo si es que no tienen un número de objeto (incluyendo, por ejemplo, un nombre simple, medidas).

  • Cualquier Otro número u Otro tipo de número (por ejemplo, un número asignado por otra organización antes de la adquisición del objeto).

Información de adquisición

  • El método de adquisición – Método de adquisición (usar lista predeterminada).

  • Nombre e información de contacto de la fuente de adquisición (donante o proveedor):

    • Fuente de adquisición (usar formato preestablecido para registrar el nombre).

    • Dirección.

  • La fecha de adquisición – Fecha de adquisición (usar un formato preestablecido).

  • El número del formulario de entrada (si está disponible) – Número de entrada.

  • El número del formulario de transferencia de título, si se trata de un documento distinto al formulario de entrada – Número de transferencia del título de propiedad.

  • Cualquier condición pertinente (o referencia a cualquier condición) al momento de la adquisición – Condiciones de adquisición y Condiciones de la fuente de financiamiento de la adquisición.

  • El motivo de la adquisición – Razón de la adquisición (usar lista predeterminada).

  • Toda información adicional sobre la adquisición del objeto – Nota de adquisición.

Registre cualquier otra información relevante sobre la adquisición, incluyendo:

Historial del objeto e información de asociaciones

  • El historial del objeto, o conjunto de objetos – Nota de historial del objeto.

Información sobre el uso del objeto

  • El reconocimiento que se debería utilizar cuando se exhibe y publique la adquisición – Créditos.

  • Cualquier información sobre las restricciones de uso del objeto o conjunto de objetos (por ejemplo, no podrá prestarse, solo el personal tendrá acceso, acceso denegado para investigadores externos):

    • Restricción de uso (usar lista predeterminada).

    • La fecha a partir de la cual aplica la restricción – Fecha de restricción de uso (usar un formato preestablecido).

    • Cualquier otra información sobre la restricción – Nota de restricción de uso.

Información sobre la contribución del propietario del objeto

  • Toda información contextual adicional recibida directamente de la fuente de adquisición – Experiencia personal del propietario.

Intente anotar toda la información disponible asociada a cada objeto, o conjunto de objetos, al momento de recoger los objetos, en especial cuando estos se retiran de su contexto.

Si los objetos fueron una donación, envíe un cargo de recepción al donante.

Incluya los números de objeto y la información relevante para poder acceder a los objetos en el futuro.

Accesionar adquisiciones nuevas

Si los objetos se incorporarán a la colección accesionada, elabore un registro formal a prueba de alteraciones indicando que los objetos se han accesionado.

Para los objetos adquiridos que formarán parte de su colección accesionada, este será un archivo de registro de la accesión Ver la Nota 2 para obtener información sobre el formato que podría tener este registro. Si utiliza una ficha de accesión tradicional, ingrese una parte de la información que registró para la adquisición:

  • Número de entrada.

  • Número de objeto.

  • Fecha de adquisición.

  • De quién fue adquirido.

  • Información descriptiva básica, incluyendo:

    • Nombre del objeto.

    • Título de propiedad (si procede).

    • Descripción breve.

    • Cualquier otra información histórica importante sobre el objeto o conjunto de objetos.

  • Cualquier otra nota relevante.

Guía de orientación

Nota 1: Evaluación de las adquisiciones propuestas

Como se señaló anteriormente, preparar una propuesta de adquisición de objetos podría implicar una investigación de debida diligencia para asuntos jurídicos y éticos, o una aclaración sobre el estatus de los derechos de propiedad intelectual conexos.

No adquiera objetos si tiene dudas sobre los derechos de propiedad del vendedor o donante, o si tiene alguna otra preocupación legal o ética. No está obligado a aceptar ofertas o legados, y el donante debería entender claramente los términos por los que se aceptan colecciones.

Cuando le ofrecen colecciones, el museo debería reservarse el derecho de sacar los artículos que no desea para su colección accesionada. Se debería registrar una nota sobre todo el conjunto de objetos (por ejemplo, en el formulario de entrada) antes de que ocurra alguna depuración. Sin embargo, si le ofrecen una colección que consiste de un archivo, o cuya importancia la atribuya la colección en sí misma (y no en los objetos que la componen), esta no debería dividirse o depurarse sin examinarla cuidadosamente.

Como parte del proceso de evaluación, debería evaluar los objetos para asegurarse que no suponga riesgos para la salud y la seguridad.

Los objetos que se aceptan en lugar de impuestos están sujetos a los requisitos específicos que se detallan en el esquema de directrices oficial. Por los demás, evite adquirir objetos con términos y condiciones (por ejemplo, que se deberían exhibir de forma permanente). En caso de dudas, consulte al asesor legal.

Nota 2: Fichas de accesión

La seguridad de las fichas de accesión

Las fichas de accesión deben actualizarse y se deben respaldar usando métodos auditables, a prueba de cambios a futuro y por métodos seguros, ya sean medios físicos o digitales. El acceso a los registros debería ser controlado. Además, debería contar con un registro permanente y a prueba de alteraciones de todos los cambios. Si las fichas de accesión del museo son totalmente digitales, debería ser sumamente cuidadoso y asegurarse de protegerlas contra alteraciones y el riesgo de perder información, a medida que los formatos y la tecnología se vuelven obsoletos. El museo podrá encontrar la guía de orientación más reciente sobre la conservación de las fichas de accesión en la página web de Collections Trust.

Los duplicados de las fichas de accesión también deberían conservarse y guardarse en una ubicación alternativa (idealmente, en otro museo u organización similar). Debería hacerse una copia de los registros de accesión periódicamente, y guardarse en un lugar seguro, para evitar que se altere la información.

Registros de accesión

Si el museo utiliza fichas de accesión de colección tradicionales, estas deberían encuadernarse en papel, con las páginas numeradas. Estas deberían llenarse usando tinta indeleble, siguiendo el orden de los números de accesión. Los registros de accesión de colección de calidad de archivo pueden solicitarse en Collections Trust. Estos tienen 147 páginas dobles enumeradas con encabezados en columnas preimpresos.

Formularios de entrada de objetos

Los formularios de entrada de objetos de Collections Trust tienen una sección para la transferencia de títulos de propiedad. Esto quiere decir que, si procede, el formulario de entrada podría utilizarse para iniciar el proceso de transferencia de título.

Formularios de transferencia de título de propiedad

Los formularios de transferencia de título de propiedad de Collections Trust son un medio útil para registrar información adicional sobre la transferencia del título de propiedad y confirmar esta transferencia con el propietario. No siempre será necesario usar formularios individuales de transferencia de título de propiedad. Por ello, el museo decidirá si los necesita o no. Pueden ser de utilidad por las siguientes razones:

  • Para elaborar una lista detallada de los objetos que se van a adquirir. Porque, en ocasiones, no es posible realizar este procedimiento en formularios de entrada de objetos.

  • Porque se puede guardar un formulario individual de transferencia de título de propiedad en el archivo de historial del objeto, para facilitar así su consulta.

  • Para aclararle al donante que se realizará la transferencia de título de propiedad, en especial cuando se adquieran objetos muy valiosos o significativos.

  • En caso que quien firmara el formulario de entrada de objeto no fuera el propietario.

Nota 3: Evidencia adicional de título de propiedad

Dependiendo del método de adquisición, obtenga la siguiente documentación adicional:

Legados

  • Copia certificada del testamento, de ser posible.

  • Una copia del testamento protocolarizado.

Colección de campo

  • Una referencia al sitio de colección e información adicional de colección de campo (por ejemplo, referencia de cuadrícula, código del sitio).

  • Evidencia del derecho de título de propiedad según corresponda.

  • Evidencia de justificación interna y externa para la colección.

  • Prueba de que la colección es legal.

  • Evidencia de responsabilidades externas (por ejemplo, memorandos de entendimiento con terceros).

  • Evidencia de cumplimiento con la CITES (Convención sobre el Comercio Internacional de Especies Amenazadas de Fauna y Flora Silvestres de «Washington») junto con permisos de exportación e importación cuando proceda.

Donaciones

  • La oferta de un objeto firmada por el donante, incluyendo todo término especificado – aunque no se aconseja aceptar donaciones con condiciones.

  • La confirmación firmada de recepción del objeto por parte del museo, incluyendo todos los términos acordados.

  • El nombre del donante debería usarse como referencia para tener acceso a toda la información respecto a sus donaciones.

Compras

  • Una declaración firmada por los proveedores indicando que son los propietarios legales.

  • Una declaración firmada indicando la procedencia del objeto (si se conoce).

  • La factura y el recibo originales indicando los bienes comprados.

  • Los detalles y condiciones de cualquier ayuda de subvención recibida para la compra.

Intercambio

  • La transferencia de título de propiedad que fue recibido por un intercambio no monetario.

Patrimonio nacional

  • Un registro de la investigación del patrimonio nacional, incluyendo cualquier reporte pericial presentado como evidencia.

Nota 4: Objetos sin número encontrados en su museo

Solo podrá accesionar a los objetos que se encuentran en el museo sin número o procedencia, por ejemplo durante una auditoría o inventario, si está seguro de que son de propiedad del museo y son necesarios. Debería hacerse todo lo posible para rastrear el origen de dichos objetos, incluyendo todas las fuentes externas posibles y registros internos (por ejemplo, registros de entrada, correspondencia y archivos de préstamos). Además debería conciliarlos con los registros existentes. En estos casos, documente y conserve toda la información sobre el hallazgo y cualquier accesión posterior. Esto permitirá contar con un pista de auditoría para ser seguida en caso de cualquier reclamo/demanda posterior en relación al objeto.